Praxistipps für Projektmanager

Grundlagen der Prozessanalyse im PM

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Kaum ein Projekt läuft reibungslos ab. Die typischen Probleme: Ressourcen werden verschwendet oder die Deadline kann nicht gehalten werden, weil zu viel oder falsch geschultes Personal mit dem Projekt beschäftigt ist, weil Arbeitsschritte zu lange dauern, weil die einzelnen Teilaufgaben nicht optimal ineinander greifen. Eine Prozessanalyse kann im Projektmanagement helfen, diese Fehler zu erkennen und auszumerzen.

Bei der Prozessanalyse werden Prozesse systematisch untersucht und in ihre Einzelteile zerlegt. Das Ziel ist es, ein tieferes Verständnis von einem Prozess zu erlangen, Schwachstellen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Klassisches Einsatzgebiet der Prozessanalyse ist die Optimierung von Unternehmensprozessen. Doch auch im PM kann die Prozessanalyse gute Dienste leisten. Einsparungen kann man zum Beispiel erzielen, wenn man Vorgehensweisen vereinheitlicht und Prozesse somit standardisiert. Unnötige Arbeitsschleifen und Mehrarbeit aufgrund zu weniger Informationen halten ebenfalls auf und verursachen hohe Kosten. Mit der Prozessanalyse erkennt man diese Fehler und erarbeitet Verbesserungsstrategien.

Der erste Schritt einer Prozessanalyse ist – im Projektmanagement wie bei der Optimierung von Unternehmensprozessen – die Identifikation der einzelnen Prozesse. Per Definition ist ein Prozess eine Folge logisch zusammenhängender Aktivitäten, die eine Ausgangssituation zu einer definierten Endsituation führen sollen. Prozesse besitzen immer einen definierten Anfang und ein bestimmtes Ende. Ein einfaches, zeitlich knapp bemessenes Projekt kann eventuell im Gesamten als Prozess gesehen werden. Komplexere Projekte, die sich über längere Zeiträume erstrecken, zerlegt man in verschiedene Prozesse, die jeder für sich analysiert werden. Konfrontiert mit dem Gesamtprojekt stellt man sich also die Frage: Welche Arbeitsschritte bauen logisch aufeinander auf und können zusammengefasst werden?

Sechsstufige Planungssystematik zur Prozessanalyse

Sind die Prozesse identifiziert, geht es an die Analyse. Der REFA – Verband für Arbeitsgestaltung, Betriebsorganisation und Unternehmensentwicklung hat für die Prozessanalyse eine sechsstufige Planungssystematik entwickelt, die auch im Projektmanagement angewendet werden kann.

Erste Aufgabe ist demnach die Analyse der Ausgangssituation: Damit wird geklärt, welche Ziele der Prozess verfolgt und welche Erfordernisse an die Bearbeitung gestellt werden. In diesem ersten Schritt wird auch bereits die eigentliche Prozessanalyse durchgeführt. Mithilfe verschiedener Maßnahmen überprüft man dabei, ob die Prozesse den Zielanforderungen genügen. Als Maßnahmen bieten sich dafür unter anderem eine Schwachstellenanalyse, eine Prozesskostenrechnung, Benchmarking und die Simulation von Prozesszeiten an. Als Problem wird zum Beispiel identifiziert, dass ein Projekt überdurchschnittlich viel Arbeitskraft bindet und durch die hohen Personalkosten nicht mehr kostendeckend ist. Mithilfe der Prozessanalyse werden die Gründe dafür ermittelt; diese können zum Beispiel darin liegen, dass der Informationsfluss ungenügend ist, für die Mitarbeiter so Mehrarbeit anfällt.

Als zweiter Schritt folgt die Bewertung und Beurteilung der Analyseergebnisse – man visualisiert die Ergebnisse und prüft, welche Auswirkungen sie auf das gewünschte Projektziel haben. Sind sie ungünstig, weil sie wie in unserem Beispiel zu hohe Personalkosten verursachen, müssen im nächsten Schritt Lösungen konzipiert werden, wie derselbe Prozess mit weniger Personal durchgeführt werden kann. Zunächst spielt man in einer Grobplanung verschiedene Lösungsvarianten durch und wählt die optimale Variante aus – Sie ermitteln also Lösungen, wie die Mitarbeiter mit möglichst wenig Aufwand optimal auf nötiges Wissen zurückgreifen können. Eine Informationsdatenbank oder tägliche kurze Meetings zur Informationsübergabe wären denkbar. In der darauf folgenden Feinplanung bestimmen Sie, wie diese Lösung im Detail realisiert wird. Anschließend wird die Prozesslösung eingeführt und in einem Probebetrieb getestet. Bewährt sie sich, nutzt man die Prozesslösung schließlich durchgehend.

Projekte optimieren, ohne das Ziel aus den Augen zu verlieren

Die Ziele der Prozessanalyse umfassen dabei drei Aspekte, den zeitlichen Faktor, den Kostenfaktor und die Qualität. Das Projektmanagement wird also derart optimiert, dass das Projekt einen möglichst geringen zeitlichen Aufwand und möglichst geringe Kosten verursacht, wenige Ressourcen verbraucht und zudem einen Null-Fehler-Standard verfolgt.

Weiterhin sollte das Projekt natürlich den Vorstellungen von Kunden und Nutzern genügen, die Prozessanalyse erfolgt also Stakeholder-orientiert. Eine andere Voraussetzung ist von besonderer Bedeutung: Die Prozessanalyse orientiert sich am Gesamtziel des Projektes. Es besteht nämlich die Gefahr, dass man angesichts der Einzelprozesse das große Ganze aus den Augen verliert, das Projekt vor lauter Prozessen nicht mehr sieht. Dem gilt es unbedingt vorzubeugen; jeder Analyseschritt ist daher daraufhin zu überprüfen, ob er der Erfüllung der Zieldefinition dienlich ist.

Eine effektive Prozessanalyse im Projektmanagement führt zu Ergebnissen, die sich nicht nur in einem Projekt, sondern dauerhaft nutzen lassen. Außerdem sollte man sich nicht darauf verlassen, dass es mit einer einmaligen Optimierung getan ist. Sich stetig verändernde Anforderungen führen dazu, dass Projektabläufe kontinuierlich analysiert und verbessert werden sollten, um gute Ergebnisse für alle Beteiligten zu erzielen.

Wie stehen Sie zur Prozessanalyse im PM? Halten Sie sie für einen unnötigen Zeitfresser oder nutzen Sie sie regelmäßig – und warum?

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