Mithilfe des Projektcontrollings ist es möglich, ein Projekt über eine gesamte Laufzeit zu steuern. Hierbei werden alle Aufgaben, die für das Projekt notwendig sind, mit einbezogen. Zunächst muss eine Zielplanung erfolgen, die die SMART-Kriterien sowie die drei Zieldimensionen Termine, Ressourcen und Ergebnisse innehat. Wichtig ist auch, dass es zu einer Übereinstimmung zwischen den Planungs- und Abfragestrukturen kommt. Außerdem sind Offenheit, Ehrlichkeit sowie Menschlichkeit innerhalb des Teams gefragt. Das Unternehmen sollte Fehler als Lernprozess anerkennen, andernfalls können die Kosten des Projekts unverhältnismäßig hoch ausfallen.
Schritte des Regelkreises beachten
Da das Controlling einen bestimmten Regelkreis umfasst, ist es wichtig, die einzelnen Schritt zu beachten. So beginnt das Projektcontrolling immer mit der Zielsetzung unter Berücksichtigung der SMART-Kriterien. Des Weiteren sollten Meilensteine und Arbeitspakete geplant und überprüft werden. Dies funktioniert, indem kontrolliert wird, ob die Aufgaben inhaltlich und terminlich dem Ziel entsprechen und alle notwendigen Ressourcen hierfür vorhanden sind. Außerdem ist es wichtig, die Arbeitsschritte ständig zu überprüfen, um größeren Fehlern so vorzubeugen. Bei diesem so genannten Soll-Ist-Vergleich kommt es jedoch nur auf den Vergleich, nicht auf die individuelle Interpretation der Situation an.
Auf Abweichungen frühzeitig eingehen
Da es bei komplexen Projekten zu Abweichungen kommt, ist es hilfreich, mit einer Abweichungsanalyse herauszufinden, wo und weshalb es zu Abweichungen gekommen ist. Handelt es sich um eine systematische Abweichung, ist es wichtig, diese frühzeitig mithilfe eines Problemberichts zu erkennen, um größeren Problemen innerhalb des Projekts vorzubeugen. Sollte der Bericht dann zu Änderungen im Gesamtprojekt führen, ist der Änderungsprozess einzuhalten. So gilt es, mit der Erfolgskontrolle herauszufinden, ob die eingeleiteten Maßnahmen zur Lösung des Problems beigetragen haben, damit der Rest des Projekts auch sicher glückt. Wenn Änderungen vorgenommen werden, müssen zudem Ziele neu definiert oder erweitert werden.
Fazit
Es ist wichtig, dass das Projektcontrolling als ständiger Prozess wahrgenommen wird, damit auf Änderungen und ungewünschte Ergebnisse reagiert werden kann. Nur unter diesen Voraussetzungen kann das Projektcontrolling optimal erfolgen.
Wie viel Zeit nimmt bei Ihnen prozentual das Projektcontrolling durchschnittlich ein?