Das Projektcontrolling umfasst die gesamte Planung eines Projekts über die gesamte Laufzeit hinweg und gibt somit wichtige Kennzahlen vor, mit denen sich das Projekt besser steuern lässt. Um diese anzuwenden, ist es wichtig, herauszufinden, welche Kennzahlen für das jeweilige Projekt relevant sind, damit nur die wichtigsten Informationen gefiltert werden.
Ampelcontrolling für das Teil- und Gesamtprojekt
Mit dem Ampelcontrolling kann überprüft werden, in welchem Zustand sich ein Teilschritt des Projekts befindet. Grün bedeutet dabei, dass alles nach Plan läuft; Gelb, dass eine Änderung in Sicht ist und Rot, dass das Ziel nicht erreicht werden kann.
Da es innerhalb des Ampelcontrollings sehr auf das subjektive Empfinden ankommt, ist es wichtig, vorher festzulegen, wann welche Farbe zutreffen soll. Darüber hinaus muss einheitlich bestimmt werden, ob das Ampelcontrolling für das Gesamtprojekt oder für die Zieldimensionen gilt.
Wichtige Kennzahlen für das Projektcontrolling
Durch die Meilensteintrendanalyse kann für Außenstehende ersichtlich werden, wie das Gesamtprojekt verläuft. Mit der PSP-Darstellung werden hingegen auch Details aus den einzelnen Arbeitspaketen deutlich. Die Kennzahl "time to complete" hält tagesgenau fest, wann das Projektziel erreicht sein soll, die Kennzahl "cost to complete" ergänzt diese Aussage sinnvoll um den finanziellen Aspekt. Des Weiteren kann anhand des Fertigstellungsgrades in Prozent erkannt werden, wie weit das Projekt bereits fortgeschritten ist. Die drei Kennziffern müssen aber immer um die fehlenden Zieldimensionen ergänzt werden, da nur bei einer Gesamtbetrachtung Aussagen getroffen werden können.
Kosten im Blick behalten
Mit der Kostengang- und Kostensummenlinie können die Kostenverläufe des Gesamtprojekts verfolgt werden. Die Kostenganglinie verdeutlicht die monatlich anfallenden Kosten, die Kostensummenlinie stellt Kosten des Gesamtprojekts dar. Beide Linie müssen dazu aber dem Soll-Ist-Vergleich unterzogen werden. Ergänzend hierzu bietet sich der Business Case an. Dieser gibt zudem an, in welchem Verhältnis die Kosten zu den erwartenden Einnahmen stehen. Es ist wichtig, die Kosten auch im Gesamten über das spezielle Projekt hinaus zu betrachten, damit der Zusammenhang deutlich wird.
Das Ampelcontrolling ist ebenso simpel wie effektiv. Haben auch Sie dieses bereits angewendet?