Stellen Sie sich einmal folgende Situation vor: Sie sind Vorstand einer mittelgroßen Firma. An einem besonders stressigen Arbeitstag müssen Sie von einem wichtigen Meeting zum nächsten eilen. Zum nächsten bevorstehenden Termin, der Vorstandssitzung, bleibt nur wenig Zeit.
In Eile lesen Sie sich durch einen Stapel Unterlagen, um vorbereitet zu sein. Das Telefon klingelt, die Sekretärin hat ein wichtiges Anliegen, und so geht die wenige Zeit die Sie haben, im Nu vorbei. Wie sollen Sie es bloß schaffen, sich angemessen auf das wichtige Meeting vorzubereiten, um bewusst gute Entscheidungen treffen zu können?
Die Antwort ist ganz einfach: mit Hilfe eines Management Summaries!
Was genau ist ein Management Summary?
Ein Management Summary fasst die wesentlichen Faktoren eines oder mehrerer umfassender Dokumente sehr komprimiert zusammen. Der Management Summary wird in der Regel für Führungskräfte mit Entscheidungsbefugnissen erstellt. Dabei werden alle entscheidungsrelevanten Dinge beachtet und mit aufgenommen. Der Umfang von einer bis drei Seiten sollte hierbei in der Regel nicht überschritten werden. Für die Entscheidung irrelevante Fakten haben hier also nichts zu suchen. Stattdessen sollten in einem guten Management Summary immer die wichtigsten Handlungsoptionen, maximal jedoch drei, kurz diskutiert und auch bewertet werden.
Worauf ist bei der Erstellung zu achten?
Als Erstes sollte das Thema vorgestellt und seine Relevanz verdeutlicht werden. Dies muss im Titel und im ersten Abschnitt geschehen!
Um dann am Ende auch wirklich eine Entscheidungshilfe zu sein, muss das Management Summary natürlich auch zu einem aussagekräftigen Fazit kommen. Wägen Sie die verschiedenen Optionen ab, und geben Sie am Schluss eine gut begründete Handlungsempfehlung.
Ebenfalls sollten Sie mögliche Folgen der Handlungsoptionen offen darlegen, wie z.B. daraus resultierende Erträge und Kosten, Vorteile und Nachteile etc.
Hilfreich ist es auch, noch einmal ausdrücklich auf Termine und wichtige Deadlines hinzuweisen. So soll gewährleistet werden, dass Entscheider diese immer im Hinterkopf behalten, und so die zeitliche Planung des Projektes nicht durcheinander gerät.
Im Weiteren sollte das Management Summary stets klar formuliert und übersichtlich sein – achten Sie darauf, lange und unverständliche Sätze zu vermeiden.
Ebenfalls sparsam umgehen sollten Sie mit Fachtermini und Visualisierungen. Erstere sind nur sinnvoll, wenn diese dem Adressaten des Management Summaries geläufig sind. Grafiken oder Bilder sollten nur dort eingesetzt werden, wo Sie den Sachverhalt verständlicher machen.
Schreiben Sie nicht für sich selbst!
Als Faustregel gilt: Orientieren Sie sich daran, eine Entscheidungsgrundlage zu erstellen, und versetzen Sie sich beim erneuten Durchlesen immer in die entscheidende Person hinein. Ist es möglich, mit seinem vorhandenen Wissen das Management Summary zu verstehen und darauf basiert gute Entscheidungen zu treffen?
Zu guter Letzt noch ein wichtiger Tipp: Unterschätzen Sie das Management Summary und den dafür benötigten Zeitaufwand nicht! Eine gute Zusammenfassung benötigt Zeit, auch - oder insbesondere - wenn der Text so kurz wie möglich sein soll – gleichzeitig sollte er eben auch so lang wie nötig sein.