Stakeholder Management: Die Menschen hinter den Projekten

Projekte finden nicht im luftleeren Raum statt. Vielmehr sind sie geprägt von Menschen: Menschen, die für das Projekt zusammenarbeiten, Menschen, die das Projekt in Auftrag geben und Menschen, die das Ergebnis des Projektes erwerben oder auf sonstige Art beurteilen sollen.

Alle diese Personen üben auf die eine oder andere Art Einfluss auf das Projekt aus – oder werden wiederum vom Projekt und seinem Ergebnis beeinflusst. Bei Auftraggebern und Projektmitarbeitern ist das leicht nachzuvollziehen; sie sind sicherlich am direktesten vom Projekt und seinem Ausgang betroffen. Aber noch eine ganze Reihe von anderen Personengruppen trägt Erwartungen und Interessen an das Projekt heran und kann seinen Erfolg beeinflussen. Sie alle gehören zu den sogenannten Stakeholdern.

Verschiedene Stakeholder interessieren sich aus unterschiedlichen Gründen für ein Projekt und wünschen dessen Erfolg – oder auch Misserfolg: Die Projektbeteiligten wünschen sich Folgeprojekte, der Auftraggeber oft Mehreinnahmen oder einen Imagegewinn, Konkurrenten dagegen eher eine Bauchlandung. Die internen und externen Stakeholder beeinflussen das Projekt auf unterschiedliche Weise, sei es durch Budget oder Zeit, die sie für das Projekt zur Verfügung stellen, durch Gesetze, ethische und moralische Fragen, etc. Die Ziele der verschiedenen Stakeholder-Gruppen stimmen also nicht überein – und häufig weichen sie auch von den Projektzielen ab.

Stakeholder-Ziele und Projektziele in Übereinstimmung bringen

Abhängig davon, wie viel Einfluss die Stakeholder haben, können sie zum erfolgsentscheidenden Faktor für ein Projekt werden: Die meisten Projekte scheitern nicht am Budget oder an zeitlichen Vorgaben, sondern am Widerstand der Menschen im Projektumfeld. Daher ist ein effektives Stakeholder Management eine Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt.

Das Stakeholder Management versucht, die Ziele der Stakeholder mit den Zielen des Projektes weitestgehend in Übereinstimmung zu bringen. Widerstände gegen das Projekt sollen verringert, gleichzeitig aber Förderer - Personen, die vom Projekt überzeugt sind und es weiterbringen können – erkannt und positiv verstärkt werden.

Stakeholder müssen aktiv betreut und zum Teil auch in Entscheidungsprozesse mit einbezogen werden. Dafür wird erfasst, welche Bedürfnisse die Personen im Projektumfeld haben und diese werden bei der Projektrealisierung berücksichtigt.

Regelkreis des Stakeholder Managements

Bei der Menge an unterschiedlichen Stakeholdern ist es natürlich gar nicht so einfach, die unterschiedlichen Interessen zu erkennen. Bewährt hat sich ein Vorgehen nach dem Regelkreis des Stakeholder Managements.

Als ersten Schritt identifiziert man dabei die Stakeholder – immer unter der Fragestellung: Welche Personengruppen sind von dem Projekt betroffen? Wer kann Einfluss auf das Projekt nehmen oder wird von ihm beeinflusst? Um auf alle betroffenen Personengruppen aufmerksam zu werden, sollten Sie das Projektumfeld in Prozesse zu strukturieren und eine Prozessanalyse durchführen.

Nun folgt die Analyse: Welche Stakeholder haben großen, welche eher geringen Einfluss auf das Projekt? Dies können Sie z. B. mittels einer Stakeholder-Map ermitteln: Dabei werden den Stakeholdern zwei Skalen mit den Werten mittel/niedrig/hoch bzw. negativ/neutral/positiv zugeordnet. Zunächst misst man das Interesse bzw. die Betroffenheit der Personengruppen: Wird sich für die Stakeholder durch das Projekt viel verändern? Wie stark wird das Projekt ihr Leben beeinflussen? Die Antworten auf diese Fragen bestimmen, ob man die einzelnen Stakeholder-Gruppen im Feld für ein niedriges, ein mittleres oder ein hohes Interesse anordnet.

Bewertet wird zudem, welche Auswirkungen das Projekt für die verschiedenen Stakeholder hat und welche Reaktionen man von den unterschiedlichen Gruppen erwarten kann. Oder anders gesagt: Werden die Stakeholder das Projekt eher positiv, neutral oder negativ aufnehmen?

Letztlich spielt auch die Macht der einzelnen Stakeholder-Gruppen eine Rolle bei der Analyse. Es wird bewertet, welchen Einfluss die Stakeholder auf das Projekt und seinen Ausgang haben – einen geringen, einen mittleren oder einen hohen. Zu Beginn werden in der Regel die Auftraggeber einen großen Einfluss haben, die sogenannten Macht-Stakeholder, die das Projekt allein schon dadurch steuern können, dass sie Budget und Ressourcen genehmigen. Im Laufe des Projektes nimmt der Einfluss der Macht-Stakeholder aber zugunsten der Betroffenheits-Stakeholder ab; Personengruppen, welche die Akzeptanz eines Projektes beeinflussen, zum Beispiel Kunden, für die ein neues Produkt entwickelt wird, gewinnen an Einfluss.

Stakeholder durch ausgewählte Maßnahmen steuern

Der dritte Punkt des Regelkreises im Stakeholder Management ist die Steuerung der einflussnehmenden Personengruppen. Je nach dem, wie der Stakeholder in der Stakeholder-Map angeordnet ist, werden verschiedene Maßnahmen zur Betreuung fällig: Auftraggeber können mit regelmäßigen Meetings über den Projektverlauf informiert werden; Kunden sollten per Pressemitteilung vom Projekt erfahren; Experten, die Einfluss auf den Projektverlauf nehmen könnten, werden z. B. als Berater in das Projektteam eingebunden. Eine Patentlösung für alle Stakeholder-Gruppen gibt es nicht, zu unterschiedlich sind die Interessen bei den einzelnen Beteiligten.

Auch nach dem Projektabschluss sollten die Stakeholder nicht allein gelassen, sondern weiter betreut und in die Kommunikation einbezogen werden – das ist der vierte Schritt des Regelkreises. Die Betreuung der Stakeholder kostet sicherlich Zeit, was man bei der Projektplanung berücksichtigen sollte; die Akzeptanz des Projektes wird durch diese Investition aber wesentlich erhöht.

Wie gehen Sie mit den unterschiedlichen Interessen Ihrer Stakeholder um? Haben Sie bestimmte Strategien zum Stakeholder Management entwickelt? Beziehen Sie auch die Konkurrenz als Stakeholder ein? Wir sind gespannt auf Ihre Erfahrungen und Tipps!