Ob durch freiwilligen Ausstieg, Kündigung oder Umstrukturierungsmaßnahmen innerhalb des Unternehmens: Mitten in einem laufenden Projekt ein Teammitglied zu verlieren, ist nie leicht – insbesondere, wenn es sich um einen Mitarbeiter mit Schlüsselkompetenzen handelt. Die Probleme sind vorprogrammiert, vor allem wenn sie kaum Einfluss auf die Mitarbeiterauswahl haben. Hier heißt es, Zähne zusammen beißen und das Beste aus der Situation machen. Und natürlich verhandeln, verhandeln, verhandeln, um bestmöglichen Ersatz zu finden. Hier ein paar weitere Tipps, wie Sie mit dem Ausstieg eines Teammitglieds konstruktiv umgehen können.
Frühzeitige Benachrichtigung
Gerade bei Projekten mit vielen Freelancern sind kurzfristige Kündigungen keine Seltenheit. Erfolgt die Kündigung seitens des Unternehmens/Kunden erfahren leider auch Projektmanager trotz längerer „Vorgeschichte“ oftmals erst mit ihren Teammitgliedern von dieser Maßnahme. Insbesondere als externer Projektmanager lohnt es sich daher, bereits zu Beginn des Projektauftrags die Unternehmensleitung um frühzeitige Benachrichtigung bei Änderungen in der Personalplanung zu bitten. Die Suche nach kompetentem Ersatz sowie einer ausreichenden Übergabe- und Einarbeitungszeit müssen eingeplant werden, um den reibungslosen Ablauf des Projekts nicht zu gefährden.
Ein besonders heikler Punkt ist es, wenn ein Teammitglied an mehreren Projekten innerhalb desselben Unternehmens mitarbeitet. Hier kann es schnell passieren, dass der Mitarbeiter seine Aufgaben zugunsten des anderen Projekts nicht mehr im vollen Umfang nachkommen kann. In solchen Fällen sollten Sie schon im Vorfeld die Augen nach einem möglichen Ersatz offenhalten.
Stets ein offenes Ohr für Teammitglieder
Bei einem freiwilligen Ausstieg ist eine rechtzeitige Benachrichtigung seitens des Mitarbeiters kaum zu erwarten. Projektmanager sollten jedoch stets auf Warnsignale für eine innere Kündigung achten und das offene Gespräch mit ihren Teammitgliedern suchen. Plötzlich abfallende Leistung und Motivation können nicht nur wichtige Hinweise auf eine bevorstehende Kündigung sein, sondern auch auf bestehende Probleme innerhalb des Projekts. Dies gilt auch, wenn eine Kündigung bereits ausgesprochen ist, denn wenn Sie stets ein gutes Verhältnis zu ihren Teammitgliedern hatten, sind diese nach der Kündigung unter Umständen eher bereit, offen über Probleme zu sprechen und Kritik zu üben. Ob diese konstruktiv ist oder nicht, müssen Sie natürlich selbst entscheiden.
Debriefing und Übergabe
Ein gutes Verhältnis zum ausscheidenden Teammitglied ist auch essentiell, um eine ordentliche Übergabe zu gewährleisten. Dies sollte in Form einer systematischen Dokumentation der Funktionen und des Erfahrungswissens des Mitarbeiters erfolgen. Folgende Punkte sollten hier geklärt werden:
- Beschreibung der Aufgaben und Rollen des Mitarbeiters innerhalb des Projekts
- Beschreibung der spezifischen Arbeitsabläufe
- Beschreibung der gewonnenen Erkenntnisse/Ergebnisse (Erfahrungswissen)
- Probleme und Verbesserungsvorschläge seitens des Teammitglieds
Wenn das ausscheidende Teammitglied spezifisches Fachwissen und/oder komplexe und vielfältige Funktionen innehatte, ist eine gründliche Einarbeitung des neuen Mitarbeiters durch seinen Vorgänger besonders wichtig. Daher heißt es auch hier: Rechtzeitig planen, bis zum Schluss die Motivation hochhalten und dem Ausscheidenden mit Respekt begegnen – ungeachtet der Ausstiegsgründe.
Welche Erfahrungen haben Sie mit dem Ausstieg eines Teammitglieds in einem laufenden Projekt gemacht? Was waren dabei die größten Hürden? Wie sind Sie damit umgegangen? Haben Sie weitere Tipps zum Umgang mit Ausscheidenden und ihren Nachfolgern für uns?