Praxistipps für Projektmanager

So wird ihr nächstes Projekt ein voller Erfolg: Projektphasen im Überblick

Sie wollen ein neues Projekt in Angriff nehmen und dieses selbstverständlich auch zum Erfolg führen? Dazu ist vor allem eine präzise und gut durchdachte Planung notwendig. Mit der Einteilung in Projektphasen behalten Sie stets den Überblick und können eine strukturierte und systematische Vorgehensweise gewährleisten. Auch Ihrem Team wird es so leichter fallen, effizient und zielorientiert zu arbeiten. Zusätzlich können Probleme und Schwachstellen meist schneller erkannt und auch behoben werden.

Im Folgenden werden wir Ihnen die einzelnen Projektphasen sowie einige Insider-Tipps vorstellen. Damit wird Ihr nächstes Projekt garantiert ein Erfolg!

Definitionsphase – definieren Sie den Ausgangspunkt!

Zu Beginn eines neuen Projekts sollte immer ein Kick-Off Meeting stehen. In diesem wird die „Ist-Situation“ analysiert und somit die Ausgangslage für alle Projektteilnehmer klar definiert. Gleichzeitig sollten hier natürlich auch klare Projektziele formuliert, und ein genauer Start- und Endpunkt festgelegt werden. Zudem ist es auch wichtig, alle gegebenen Voraussetzungen zu klären, und dem Projekt einen zeitlichen, personellen und finanziellen Rahmen zu setzen.

Tipp: Definieren Sie neben den gewünschten Zielen auch sogenannte Nicht-Ziele! Über diese herrscht bei den Beteiligten oft Unklarheit. Was soll eigentlich NICHT erreicht werden? Worauf soll verzichtet und was soll vermieden werden? Klar gesetzte Nicht-Ziele grenzen das Projekt ein und vermeiden, dass dieses zeitlich oder finanziell ausufert.

Planungsphase – strukturieren Sie alle Aufgaben und Abläufe!

In der zweiten Phase geht es um die konkrete Planung und Festlegung eines Ablaufplans. Hierzu sind Planungssoftware sehr hilfreich, diese sind heutzutage beinahe zur Pflicht geworden, um stets den Überblick zu behalten. Strukturieren Sie stets die anfallenden Teilaufgaben sinnvoll und sorgen Sie ebenso für eine klare Aufgaben- und Rollenverteilung innerhalb des Teams. In dieser Phase ist es hilfreich, regelmäßige Teamsitzungen abzuhalten, um sich auszutauschen und gegenseitig auf dem Laufenden zu halten.

Tipp: Zerlegen Sie in dieser Phase Ihr Projekt in einzelne Teilprojekte und setzen Sie Meilensteine, auf die zunächst hingearbeitet werden soll. Diese sollten selbstverständlich klar formuliert und gut messbar sein. Vielen Projektteilnehmern wird es so leichter fallen, sich zu fokussieren und effizient zu arbeiten.

Durchführungsphase – seien Sie flexibel!

In dieser Phase wird der Plan in die Tat umgesetzt. Nichts desto trotz sollten Sie immer ein gewisses Maß an Flexibilität haben, denn wann und wo läuft schon alles nach Plan? Seien Sie offen für etwaige Anpassungen im Rahmen des Möglichen! Während der gesamten Durchführung obliegt Ihnen das Projektcontrolling und die Steuerung aller Abläufe, besonders wichtig ist es auch, die gesetzten Deadlines im Auge zu behalten.

Tipp: Besonders in dieser Phase ist Kommunikation und Informationsweiterleitung essentiell! Berufen Sie deshalb regelmäßige Teammeetings ein, sodass alle Teammitglieder mit nötigen Informationen versorgt werden, und auf eventuelle Engpässe jeder Hinsicht schnell reagiert werden kann!

Abschlussphase – seien Sie ehrlich mit sich selbst!

Auch nach einem hoffentlich erfolgreichen Projektabschluss sollten Sie die Arbeit nicht sofort niederlegen. Werten Sie die getane Arbeit aus und ziehen Sie einen „Soll-Ist-Vergleich“, um zu überprüfen, ob ihr Projekt auch wirklich das gewünschte Ziel erreicht hat.

Tipp: Scheuen Sie sich nicht vor Kritik und einer Fehleranalyse, denn nur so lernt man aus den gemachten Fehlern und kann diese beim nächsten Projekt von vorne herein eliminieren!
Zu guter Letzt ist noch ein Punkt erwähnenswert: Planlos an ein neues Projekt heranzugehen wäre fatal, ebenso sollten Sie aber auch eine Überorganisation vermeiden. Behalten Sie sich und Ihrem Team stets ein bestimmtes Maß an Flexibilität vor, um ein bestmögliches Ergebnis zu erzielen!

Finden Sie einen gesunden Mittelweg der Planung, und dem Erfolg Ihrer Projekte wird nichts mehr im Wege stehen!

Wie gehen Sie bei Ihrer Projektplanung vor? Was hilft Ihnen am meisten, um erfolgreich ans Ziel zu gelangen?

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