Praxistipps für Projektmanager

Absagen im Projektmanagement: So formulieren Sie ein Nein produktiv statt provokativ

Niemand erhält gerne eine Absage. Vielen fällt es auch im beruflichen Bereich schwer, nein zu sagen. Als Projektmanager obliegt es Ihnen jedoch, Prioritäten zu setzen, strategisch zu planen und Vorgänge auf ihre Effizienz hin zu überprüfen. Sie müssen Projekte aufschieben, weil momentan keine zeitlichen Ressourcen zur Verfügung stehen. Etwas macht aus finanziellen Aspekten keinen Sinn oder ist technisch nicht umsetzbar. Ein „Nein“ ist hier unvermeidbar. Gleichzeitig gilt es, die Motivation des Teams zu erhalten und die Zusammenarbeit zu stärken. Niemand soll vor den Kopf gestoßen werden, damit der Workflow erhalten bleibt.

Eine Absage im Bereich PM kann vor allem dann negative Begleiterscheinungen hervorrufen, wenn sich Ihr Gegenüber persönlich angegriffen fühlt. Ein „Nein“ resoniert mehr auf menschlicher, statt auf beruflicher Ebene. Daher gilt es als oberstes Gebot, neutral und freundlich zu bleiben.

Alternativen anbieten

Wird ein Projekt verschoben oder ist die Umsetzung momentan nicht möglich, dann können Sie Ihrem Gesprächspartner einen neuen Zeitpunkt in Aussicht stellen. Beispiel: „In den nächsten drei Wochen haben wir hierfür leider keine Kapazitäten zur Verfügung. Wir können uns gerne wieder in KW XY darüber unterhalten.“ Am besten vereinbaren Sie gleich einen konkreten Gesprächstermin. Dies gibt Ihrem Gegenüber das Gefühl, dass sein Anliegen nach wie vor auf der Agenda steht. Niemand hängt gerne im luftleeren Raum. Alternativen geben beiden Seiten Struktur und Sicherheit.

Absage mit Lob verbinden

Jemand unterbreitet einen Vorschlag, von dem Sie mit Sicherheit sagen können, dass er zum Scheitern verurteilt ist? Ein Projekt muss komplett gecancelt werden? Für den Verantwortlichen eine herbe Niederlage. Hier kann es hilfreich sein, auf vergangene Erfolge oder persönliche Stärken zu verweisen, um so die produktiven Energien wieder in richtige Bahnen zu lenken. Zum Beispiel: „Ihre Vorgehensweise bei Projekt XY hat mir sehr gut gefallen. Daran sollten Sie wieder anknüpfen.“

Dank und Wertschätzung ausdrücken

Einfach, aber besonders effektiv: Eine negative Aussage durch positive und wertschätzende Formulierungen neutralisieren. Die können folgendermaßen lauten: „Vielen Dank für Ihr Engagement im Bereich XY, aber leider können wir Ihren Vorschlag aufgrund von YZ nicht umsetzen.“ Abgerundet mit Sätzen wie „Wir wissen Ihren Einsatz für unser Unternehmen sehr zu schätzen und freuen uns auf weitere Anregungen“ oder „Danke für Ihr Verständnis“ bilden Sie einen souveränen Abschluss.

Entgegenkommen signalisieren

Mal passt der Zeitpunkt nicht, mal ist etwas noch nicht ausgereift, mal das Budget zu knapp. Bei manchen Projekten gilt der Vorsatz „Aufgeschoben ist nicht aufgehoben.“ Hier kann eine zweite Chance vergeben werden, um Schwachpunkte zu korrigieren. „Leider übersteigt XY unser Budget. Sollten Sie jedoch eine Möglichkeit sehen, bei Punkt 4-6 Einsparungen vorzunehmen, kann ich Ihr Vorhaben gerne wieder in Erwägung ziehen.“

Unnötige Diskussionen vermeiden

Ein simples „Nein“ ohne Begründung ruft zeitraubende Nachfragen hervor. Dennoch brauchen Sie sich nicht in Details zu verlieren. Damit geraten Sie schnell in eine Rechtfertigungsspirale. Ihren Vorgesetzten sind Sie natürlich bei Bedarf Rechenschaft schuldig. Doch Sie können nicht jedem Mitarbeiter in ganzer Bandbreite erklären, warum etwas nicht umgesetzt werden kann. Als Fachmann beziehungsweise Fachfrau behalten Sie das Große und Ganze im Blick. Besser: „Das ist der Stand der Dinge.“ Eine solche Aussage gibt einfach und neutral wieder, was momentan Fakt ist. Und impliziert ebenso, dass jede weitere Diskussion unnötig ist.

No-Go-Floskeln

Wird Ihr Gegenüber emotional oder angriffslustig, ist es wichtig, auf Distanz zu bleiben. Tunlichst vermeiden sollten Sie Floskeln wie „Das geht nicht gegen Sie persönlich“. Damit legen Sie den Finger erst recht auf die Wunde und lenken die Aufmerksamkeit genau auf den Bereich – zum Beispiel die eigene Unsicherheit – die der Andere mit seinem Verhalten zu überdecken versucht. Auf Angriffe nicht mit Gegenangriffen reagieren. Stehen Sie über den Dingen, auch wenn es manchmal schwerfällt. Sind die Fronten verhärtet, vertagen Sie das Gespräch. Bis dahin sind die Gemüter meist abgekühlt und ein konstruktives Gespräch möglich.

Wie formulieren Sie ein Nein? Worauf kommt es an? Erzählen Sie uns von Ihren Erfahrungen.

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