Praxistipps für Projektmanager

5 Tipps zum Umgang mit ausufernden Projekten

Heutzutage werden Projektaufträge mehr denn je auf Grundlage eines Preiskampfes vergeben: Der billigste Anbieter bekommt den Zuschlag. Die Folge sind extrem knapp kalkulierte Budgets und Abgabetermine. Selbstverständlich erwartet Ihr Kunde nichtsdestotrotz das Maximum an Qualität.

Das magische Dreieck aus Budget, Termin und Qualität ist unter diesen Vorraussetzungen jedoch äußerst fragil.
Sei es durch Eigenverschulden wie Fehlkalkulationen seitens des Vertriebs oder durch Vertragsbrüche externer Dienstleister: Selten gelingt eine Projektrealisierung ohne Probleme. Eine Prioritätenverschiebung wird unumgänglich. Diese ist jedoch nicht möglich, ohne einen Ihrer Stakeholder zu verärgern.

5 Tipps zum Umgang mit ausufernden Projekten

Entscheiden Sie sich zugunsten des Termins und der Qualität, so wird dies mit Sicherheit das Budget sprengen. Damit kommen Sie zwar den Wünschen des Auftraggebers nach, die Geschäftsführung wird über derartige Maßnahmen allerdings alles andere als erfreut sein. Bei der Entscheidung für die Einhaltung des Budgets dagegen wird entweder die Qualität leiden oder der Abgabetermin muss verschoben werden. Dies wiederum ruft Ihren Auftraggeber auf den Plan, der Ihnen möglicherweise das Projekt entzieht. Eine klassische Patt-Situation, für die es leider keine Pauschallösung gibt. Wer jedoch ein paar Regeln beachtet, kann zumindest relativ unbeschadet aus dieser Situation hervorgehen:

  1. Zögern Sie Entscheidungen nicht hinaus. Je länger Sie mit einem Entschluss warten, desto schwieriger wird es, eine geeignete Lösung zu finden.
  2. Seien Sie ehrlich, sowohl gegenüber Ihrem Auftraggeber als auch gegenüber der Geschäftsführung. Probleme bleiben nicht lange unerkannt, beweisen Sie jedoch Initiative und unterbreiten Lösungsvorschläge, so riskieren Sie zumindest keinen Vertrauensverlust.
  3. Binden Sie Ihren Auftraggeber und die Geschäftsführung aktiv in Entscheidungen ein. Am besten entwerfen Sie zu diesem Zweck gemeinsam mit Ihrem Team verschiedene Szenarien. Wie hoch wären die zusätzlichen Kosten bei Einhaltung der Kundenwünsche? Welche Vertragsstrafen könnten bei Nichteinhaltung drohen? Welcher alternative Termin könnte eingehalten werden? Spielen Sie alle Möglichkeiten durch und beharren Sie auf konkrete Aussagen seitens des Kunden und des Managements.
  4. Um Ihr ehrliches Interesse an einer allseits zufriedenstellenden Lösung zu untermauern, kann es hilfreich sein, einen Experten hinzuzuziehen. Wenn Ihr Auftraggeber sieht, wie sehr Sie sich um seine Belange bemühen, ist er wesentlich schneller bereit, weiterhin mit Ihnen zusammenzuarbeiten.
  5. Analysieren Sie die Unternehmenssituation. Unzufriedene Kunden sind aus Marketingsicht und im Sinne einer nachhaltigen Planung Gift für ein Unternehmen. Referenzprojekte und Aufträge für wichtige Stammkunden sollten daher zugunsten der Kundenzufriedenheit realisiert werden – auch wenn dies eine Budgetüberschreitung bzw. kostenlose Mehrarbeit seitens des Unternehmens bedeutet. Sind Sie jedoch auf einen kurzfristigen finanziellen Erfolg angewiesen, so kann Ihr Ziel oftmals nur maximale Funktionstüchtigkeit bei Budgeteinhaltung lauten.

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