Corona-Special Teil 8: Wie Sie den Wissenstransfer in Zeiten des Home Office sichern

Nach mehreren Monaten im Homeoffice haben die meisten Unternehmen die passenden Infrastrukturen geschaffen, um einen Wissenstransfer zu gewährleisten. Jedoch hapert es häufig an der Umsetzung. Wir geben Ihnen Tipps, wie der Wissenstransfer im Berufsalltag gelingt.

Informationen richtig verwalten

Das Handling und Abspeichern von Informationen bereitet in vielen Unternehmen immer noch Probleme. Geschäftsdaten sollten möglichst überhaupt nicht auf privaten Rechnern abgespeichert werden. Besser ist es, nur Clouds, Firmenserver oder Firmen-PCs zu nutzen. Hier gilt es, übersichtliche Strukturen zu schaffen, auf Projekt- und Teamebene.

Das Projektmanagement ist Dreh- und Angelpunkt verschiedenster Teambereiche, wie Entwicklung, Controlling, Marketing. Als Projektmanager verwalten Sie Informationen zentral und leiten diese an die entsprechenden Mitarbeiter weiter. Daher ist es zunächst wichtig, dass Sie den Überblick behalten. Dokumente, Status Quo, Aufgabenbereiche, Zeitverzögerungen, Zeiterfassung und kritische Deadlines – kurzum: Alle für das Projekt relevanten Informationen können Sie durch eine Projektplansoftware wie A-Plan übersichtlich im Blick behalten. Die Ampelsteuerung zeigt an, wo Probleme auftauchen könnten oder konkret eingetreten sind, so dass Sie spontan ein Team-Meeting einberufen oder die entsprechende Person kontaktieren können. Beispiel: Ist ein Mitarbeiter krank, bekommen die Kollegen im Büro dies schnell mit und können Aufgaben zeitnah umverteilen. Im Homeoffice bleiben personelle Ausfälle für andere unbemerkt. Daher müssen Sie als PM rasch klären, auf wen und in welchem Umfang entsprechende Aufgaben übertragen werden und setzen neue Prioritäten. Um die vielfältigen Funktionen von A-Plan aus dem FF beherrschen zu können, bieten wir kostenlose Webinare an.

Das richtige Maß finden

Durch den fehlenden persönlichen Kontakt neigen manche Mitarbeiter dazu, möglichst alle Kollegen bei dem Versand von Mails auf CC zu setzen. Folge: überquellende E-Mail-Briefkästen, Stress, Verzögerungen. Daneben gibt es jene, die nur die unmittelbare Kontaktperson oder den direkten Vorgesetzten über Vorgänge informieren, die jedoch für andere ebenso relevant wären. Auch hier kann A-Plan helfen, da Zuständigkeiten, Aufgaben und Zugriffe auf bestimmte Dokumente für jeden Kollegen individuell freigeschaltet werden können. So erhält jeder Mitarbeiter passgenau die Informationen, die zum jetzigen Status relevant sind.

Status Quo und Rituale

Wenn möglich, sollten Sie pro Tag ein Team-Meeting anberaumen, in dem Sie Ihre Mitarbeiter über den aktuellen Staad in Kenntnis setzen. Zudem sollten Kollegen sich hier kurz austauschen können, damit alle auf demselben Stand sind. Finden Sie hierfür ein Zeitfenster, bei dem Ihre Kollegen gut verfügbar sind. Hilfreich kann zudem ein Wochenabschluss-Meeting sein, in dem Sie rückblickend auf den Verlauf der Projektschritte blicken, kritische Deadlines und Erfolge beleuchten. Dieses können Sie anschließend mit einer „virtuellen Casual Friday“-Runde ausklingen lassen, wie in Form eines Feierabend-Bieres. Socialising ist ebenso wichtig, um die Bindung der Mitarbeiter an das Unternehmen sowie den Teamzusammenhalt zu stärken, über alle räumlichen Distanzen hinweg.

Online-Meetings

Wer sich nicht persönlich gegenüber sitzt, ohne Flipchart, Power-Point oder Prototypen, die zur Veranschaulichung herum gereicht werden, tut sich oft etwas schwer, die gleichen Inhalte virtuell zu vermitteln. Wir zeigen Ihnen in diesem Blog-Beitrag, wie Sie Online-Meetings richtig abhalten.

Kommunikationskonzepte verbessern

Nach mehreren Monaten im Homeoffice kann bereits rückblickend bewertet werden, welche Prozesse besser und welche schlechter im Homeoffice bewältigt werden konnten. Nutzen Sie diese Erfahrungen für einen offenen Austausch. Sammeln Sie Vorschläge, Wünsche, Anregungen des Teams. Wo hapert es noch? An der technischen Umsetzung, der zeitlichen Struktur, dem Kommunikationsfluss, der Übersichtlichkeit? Erstellen Sie daraus neue Konzepte, um den Wissenstransfer zu optimieren. Denn egal, wie lange die Corona-Einschränkungen noch andauern mögen: Homeoffice wird aus dem Berufsalltag der Zukunft – ob temporär, im Wechsel oder als Backup – nicht mehr wegzudenken sein.

Tipp: Weitere Informationen finden Sie auch in den übrigen Teilen unseres Corona-Specials.

Wo sehen Sie die größten Probleme beim Wissenstransfer im Homeoffice? Wie könnte diesem begegnet werden?