Immer dann, wenn eine strukturelle oder organisatorische Veränderung eines Unternehmens ansteht, kommt das Changemanagement zum Tragen. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn eine Fusionierung bevorsteht oder neue Kommunikationssysteme eingeführt werden. Das gleiche gilt für eine Veränderung der organisatorischen Struktur. Damit alles problemlos läuft, übernimmt das Changemanagement die Planung und Steuerung.
Changemanagement: Definition
Oftmals existieren in einem Unternehmen über lange Zeit gewachsene Strukturen, die sich nicht so einfach umstürzen lassen. Hinzu kommt noch die Inflexibilität mancher Mitarbeiter, die sich mit Veränderungen sehr schwer tun. Umso wichtiger ist es, ein Instrument mit den richtigen Techniken an der Hand zu haben, das die nötigen Anpassungen plant und durchführt. Changemanagement ähnelt zwar dem Projektmanagement, es verfolgt jedoch andere Ziele. Das Changemanagement kann somit als zweckmäßige Vervollständigung zum Projektmanagement betrachtet werden.
Der einzelnen Schritte während des Changemanagementprozesses
- Die Ist-Analyse
Zunächst bedarf es einer Aufnahme der bestehenden Struktur und der Abschätzung der Folgen, die die Veränderung mit sich bringen wird. Bei dieser Begutachtung sind sowohl die Prozesse als auch die Mitarbeiter zu berücksichtigen. - Das Soll-Konzept
Hier wird eine Planung der technischen Anpassungen erstellt, unter Beachtung der Qualitätsanforderungen und der organisatorischen Vorgänge. - Die Realisierung
Die Umsetzung der Planung erfolgt mit den betreffenden Mitarbeitern, oder auf ihr Mitwirken wird komplett verzichtet. - Die Kontrolle
Beim Controlling werden die erfolgten Veränderungen auf ihre Durchführung und auf ihre Effizienz geprüft. - Umsetzung im beruflichen Alltag
Diese ist je nach Projektplanung selbstverständlich höchst individuell.
Der Changemanager
Für die Führungsrolle während des Changemanagements eignet sich ein erfahrener Projektmanager, der sich mit Umstrukturierungsprozessen auskennt. Alternativ kann eine andere Person zum Changemanager bestimmt werden. Eine weitere Variante stellt der Einsatz eines externen Beraters dar. Die Aufgabe des Changemanagers besteht in der Koordinierung der einzelnen Gruppen. Idealerweise begleitet das Projektmanagement personelle und organisatorische Veränderungen, damit es im Bedarfsfall das Changemanagement übernehmen kann.
Ein E-Business-Projekt als Beispiel
Vor der Beschaffung eines neuen elektronischen Systems müssen sowohl die organisatorischen als auch die personellen Auswirkungen im Detail geprüft werden. Ansonsten lassen sich die beabsichtigten Ziele eventuell nicht erreichen. Anpassungserfordernisse bereiten nicht selten Probleme, wenn es sich um starre Strukturen handelt. Es empfiehlt sich deshalb eine ganzheitliche Betrachtungsweise vor Einführung einer neuen Technik. Letztendlich erfordert die Umsetzung einer neuen IT-Lösung strukturelle Veränderungen und die Umorientierung der Mitarbeiter. Dazu bedarf es der Schaffung von neuen Kompetenzen. Veränderte Aufgabenbereiche sind die Konsequenz. Das Changemanagement hat die Aufgabe, die organisatorischen Veränderungen zu planen und zu realisieren, damit die gesteckten Ziele erreicht werden können. Wichtig ist auch noch die Schulung der Mitarbeiter, damit sie die neue Technik nicht ablehnen. Denn sonst kann es sein, dass die versuchen, den alten Zustand wieder herzustellen.
Würden Sie einen externen Changemanager konsultieren oder eher jemanden aus den eigenen Reihen?