Der PDCA-Zyklus im Projektmanagement

In Bezug auf Problemlösungen hat William Edward Deming eine Systematik geschaffen, die kontinuierliche Verbesserungen zur Folge hat. Der amerikanische Physiker, der sich auch als Statistiker betätigte, lebte von 1900 bis 1993. Die Ergebnisse seiner Arbeit stehen in engem Bezug zu den Vorstellungen des Ingenieurs und Physikers Walter A. Shewhart, der sich gleichfalls mit der Thematik beschäftigte. Die Forschungsresultate von Deming trugen maßgeblich zum heutigen Qualitätsmanagement bei. Der PDCA-Zyklus steht für einen Problemlösungsprozess in vier Phasen, der einen positiven Effekt nur durch ständig wiederholte Anwendung erreicht. Die alternativen Begriffe Deming-Kreis oder Deming-Rad beziehen sich auf den Kreis als ein sich drehendes Element. Nur mittels einer kontinuierlichen Rotation des Rades, in das jeweils ein Viertel des Kreises mit einer der vier Phasen eingebettet ist, lässt sich ein fortlaufender Verbesserungsprozess erzielen. Der PDCA-Zyklus hat im Projektmanagement eine permanent fortschreitende Optimierung zur Folge, die sich günstig auf die Abläufe und Ergebnisse auswirkt.

Die vier Schritte im PDCA-Zyklus

1. Plan (Planen)
   Planen bedeutet in diesem Fall das Wahrnehmen von Verbesserungspotenzial. Das geschieht in der Regel durch den Werker vor Ort oder durch den betreffenden Teamleiter. Des Weiteren zählen zu dieser Phase auch noch die kritische Auseinandersetzung mit dem Ist-Zustand und die Ausarbeitung eines neuen Konzepts, wobei der Werker, oder im Projektmanagement die ausführende Instanz, in die Planung einbezogen wird.
2. Do (Tun bzw. Umsetzen)
   Während dieses Schrittes findet noch keine Umsetzung in der Form von Veränderung statt. Vielmehr geht es nun in die Phase des Testens und Ausprobierens. Lediglich an einem Arbeitsplatz in Kooperation mit dem Werker bzw. Mitarbeiters wird mit schnellen und einfachen Mitteln das bislang erstellte Konzept angewandt und optimiert.
3. Check (Überprüfen)
   Der realisierte Ablauf des Prozesses und die daraus resultierenden Ergebnisse werden nun genau überprüft. Im Falle des Gelingens erfolgt die Freigabe im großen Rahmen als Standard.
4. Act (Aktion bzw. Handeln)
   Jetzt erst kommt der neue Standard an allen entsprechenden Arbeitsplätzen zum Einsatz. Er wird zudem festgeschrieben und turnusgemäß auf korrekte Einhaltung kontrolliert. Zumeist ist zur Einführung eines neuen Standards ein größeres organisatorisches Handeln notwendig. Dazu gehören Arbeitsplan- und Programmänderungen, Schulungen und Ablaufsanpassungen. Sobald der neue Standard komplett eingeführt wurde, dreht sich der Kreis wieder zur Ausgangsstellung und die Phase „Plan“ beginnt von Neuem.

Das Gemba-Prinzip

Als Basis für den PDCA-Zyklus wurde das Gemba-Prinzip herangezogen. Es handelt sich um einen Begriff aus dem Japanischen, der mit „der eigentliche Weg“ übersetzt werden kann. Im Lean Production wird davon ausgegangen, dass sich alle Probleme beobachten lassen und Verbesserungen am besten direkt vor Ort ausgearbeitet werden. Auf das Qualitätsmanagement bezogen, wird davon ausgegangen, dass sich die Ingenieure die Problematik vor Ort anschauen und sich dort mit ihr auseinandersetzen und nichts am „grünen“ Tisch entschieden wird.

Das Projektmanagement anhand dieser Methodik in mehrere Unterschritte zu unterteilen, erweist sich häufig als sehr effektiv und sollte speziell bei umfangreichen Projekten unbedingt in Betracht gezogen werden.

Halten Sie die vier Schritte für ausreichend oder würden Sie noch einen weiteren Schritt ergänzen?