Die Präsentation als Instrument im Projektmanagement

Komplexe Vorhaben innerhalb eines Betriebes unterliegen in aller Regel eines Projektmanagements, das den Fortschritt des Projekts steuert. Zu den Aufgabengebieten eines Projektmanagers zählen Organisation, Planung sowie Überwachung, um das Projektziel zu realisieren. Der spätere Erfolg eines Projekts zeichnet sich bereits in der Vorplanungsphase ab. Sobald ein konkreter Projektauftrag vorliegt, müssen die Projektmitglieder bestimmt und entsprechend informiert werden. Als geeignetes Kommunikationsmittel während der Planungs-, Realisierungs- und Abschlussphase hat sich die Präsentation bestens bewährt.

Professionelle Präsentationen basieren auf der Visualisierung, denn alles, was mit den Augen aufgenommen wird, prägt sich tiefer ins Gedächtnis ein. Gehörte Informationen werden viel schneller wieder vergessen. Eine Präsentation macht zudem einen Vortrag abwechslungsreich und je nach Vortragendem auch kurzweilig. Zur Präsentation gibt es verschiedene Medien zur Auswahl: Beamer, Overheadprojektor, Flipchart oder Pinnwand.

Jede Präsentation benötigt im Vorfeld eine Planung, die die Adressaten, das Präsentationsziel und die Rahmenbedingungen berücksichtigt. Bei einem Projekt besteht der Adressatenkreis aus dem Projektteam, sowie aus Beratern. Die Präsentation muss zwingend die Kenntnisse bzw. eventuell bestehende Informationslücken des Teams einbeziehen, so dass nach Beendigung der Präsentation ein Wissensgleichstand existiert. Je nach Präsentationsart bedarf es eines Manuskriptes, das aus Eröffnung, Hauptteil und Abschluss besteht. Um fortwährende Unterbrechungen auszuschließen, sollten Fragen erst nach dem Hauptteil zugelassen sein. Den Abschluss bildet idealerweise eine Zusammenfassung. Ein vorgegebenes Zeitfenster lässt eine Präsentation nicht ins Unendliche ausschweifen. Es empfiehlt sich zudem, die Räumlichkeiten vorher in Augenschein zu nehmen, um noch rechtzeitig Vorkehrungen zu treffen. Natürlich sollte sichergestellt sein, dass die technischen Hilfsmittel auch wirklich funktionieren. Ganz gleich, welche visuelle Präsentation gewählt wird, die Schrift sollte groß genug sein, damit sie auch für Teilnehmer in den hinteren Reihen lesbar ist. Es empfehlen sich Grafiken in Form von Diagrammen und Modellen, die der Veranschaulichung dienen. Außerdem genügen Stichpunkte oder Schlüsselwörter. Keinesfalls sollte die Präsentation nur aus kompletten Sätzen bestehen, um einen Vorleseeffekt auszuschließen.

Flipcharts benötigen die geringste Vorbereitungszeit, allerdings bedarf es einer Dokumentation während des Vortrags. Es sind aber auch bereits vorbereitete Seiten möglich. Flipcharts gestatten die Mitarbeit der Gruppe optimal. Ähnlich verhält es sich mit einer Pinnwand. Ein Whiteboard ist zusätzlich noch als Magnetfläche einsetzbar. Bei der Verwendung eines Overheadprojektors müssen vorher Präsentationsfolien erstellt werden. Das Notebook mit Beamer bietet von der Technik her die komfortabelsten Voraussetzungen, die Fotos und Videos einbeziehen. Eine derartige Präsentation benötigt den höchsten Vorbereitungsaufwand, lässt sich aber auch jederzeit problemlos wiederholen.

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