Projektmanagement – einfache Handhabung

Kleinere Unternehmen vertreten teilweise die Ansicht, dass sich ein ausgeklügeltes Projektmanagement nicht lohnt. Entsprechende Softwareprogramme zur Unterstützung finden dabei oftmals nicht ausreichend Berücksichtigung, selbst wenn sie einen erheblichen Mehrwert darstellen. Doch wenn ein übersichtliches Ordnungsprinzip fehlt, leidet häufig der Erfolg des Projektes. Schließlich bedarf es einer angemessenen Planung und die Überwachung der vorgesehenen Termine darf auch nicht unterbleiben. Mit Windows Office, über das die meisten Unternehmen verfügen, lassen sich zwar Dateien erstellen, aber eine transparente Darstellung, die alle wichtigen Fakten auf einen Blick präsentiert, ist nur mit Schwierigkeiten möglich. Um einem Projekt jederzeit einen Überblick zu verschaffen, gibt es eine vergleichsweise simple Methode, die sich gerade für kleinere Unternehmen und Organisationen hervorragend eignet. Sie gewährt über den aktuellen Fortschritt eines Projektes eine Gesamtansicht.

Die optische Darstellung des Projektes

Im Prinzip genügt zur Darstellung des Projektes ein einfaches Blatt Papier. Zur besseren Ansicht eigenen sich größere Tafeln allerdings viel besser, zumal sie schon bei der Planung im Team für alle beteiligten Personen mehr Einsicht gewähren. Whiteboards, die mit entsprechenden Markern beschriftet und wieder abgewischt werden können, sind eine brauchbare Variante. Eine Alternative stellt ein aufstellbares, mit großem Papierblock versehenes Flipchart dar. Mit der Verwendung von unterschiedlichen Farben gewinnt die Darstellung des Projektes an Übersichtlichkeit.

Vorschlag zur Anfertigung der Skizze

Zunächst sollte natürlich ein treffender Titel für das Projekt ausgewählt werden, der als Überschrift in größeren Lettern über der Skizze steht. Die Aufteilung erfolgt idealerweise in der Form eines Organigramms. Die einzelnen Punkte werden zur besseren Veranschaulichung mit einer rechteckigen oder ovalen Umrandung versehen. Der nächste Gedanke gilt den einzelnen Arbeitsphasen. Sie umfassen die erste horizontale Ebene unterhalb der Überschrift und werden von links nach rechts mit einer Kennzahl versehen. Eine Möglichkeit der Unterteilung wäre:

1. Konzept
2. Planung
3. Ausführung 
4. Inbetriebnahme
5. Kontrolle

Die einzelnen Arbeitsphasen erhalten in vertikaler Ausrichtung jeweils die Arbeitspakete, die nach der angegebenen Reihenfolge zur Ausführung anstehen. Sie werden als Unterpunkte nummeriert, wobei die oben im Hauptpunkt angegebene Kennzahl ebenfalls aufgeführt wird. Die Unterpunkte unter der Arbeitsphase 1. Konzept lauten demnach 1.1, 1.2 usw. und unter 2. Planung entsprechend 2.1, 2.2, usw. Für jedes dieser Arbeitspakete wird eine verantwortliche Person bestimmt. Sobald mit der Bearbeitung eines Arbeitspaketes begonnen wird, erhält das entsprechende Kästchen einen diagonalen Balken. Ein zweiter Strich in entgegengesetzter Richtung wird angebracht, sobald ein Arbeitspaket komplett abgeschlossen ist. Auf diese Weise lässt sich mit einem einzigen Blick der Fortgang des Projekts bestimmen.

Einschränkung dieser Form der Projektplanung

Eine solche einfache, skizzenhafte Darstellung stellt im Projektmanagement natürlich keine Allroundlösung dar. Für komplexe Aufgaben bringen Softwareprogramme effizientere Ergebnisse. Aber diese simple Methode veranschaulicht allen beteiligten Personen, dass eine systematische Vorgehensweise im Projektmanagement beträchtliche Vorteile mit sich bringt.

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