Tipps zur Durchsetzung der Durchführung eines Projekts

Zu einem wesentlichen Teil basiert professionelle Arbeit in der heutigen Zeit auf Projekten. Produkte sowie Dienstleistungen werden speziell an besondere Kundenanforderungen in Projekten angepasst, anstatt am Fließband gefertigt zu werden oder unternehmensintern müssen anspruchsvolle Projekte umgesetzt werden. Doch wie kann die Durchführung eines Projekts erfolgreich umgesetzt werden? Was ist dafür notwendig?

So wird das Projekt erfolgreich durchgeführt

Grundsätzlich durchläuft ein Projekt immer die folgenden drei Phasen (so genannte Hauptphasen):

1. Planung
2. Steuerung
3. Kontrolle

Dabei ist die Reihenfolge klar festgelegt. Nur, wenn alle Phasen unter Einhaltung vorgegebener Richtlinien durchlaufen werden, kann ein Projekt erfolgreich werden.

In der Planungsphase werden die Ziele des Projekts geklärt. Weiterhin soll in dieser Phase abgeschätzt werden, ob diese Ziele realistisch sind und welche Ressourcen für die Erfüllbarkeit notwendig werden. Als Ressourcen können dabei Personal, Zeit sowie Geld genannt werden.

An die Planungsphase schließt sich die Steuerungsphase an. Die Steuerung wird in der Regel von Projektmanagern vorgenommen, deren Hauptaufgabe in der Vermittlung zwischen allen am Projekt beteiligten Mitarbeiter besteht. Weiterhin tragen sie dafür Sorge, dass Projekte termingerecht umgesetzt werden und die Einhaltung aller Ziele (auch Zwischenziele) erfolgt. Man spricht hier auch von der Phase der Umsetzung.

Zum Ende eines jeden Projektes ist eine Kontrollphase unerlässlich. Das Ergebnis wird hier kontrolliert und ausgewertet. So können zukünftige Projekte optimiert werden.

Wichtig: Das Projektmarketing

Soll ein viel versprechendes Projekt erfolgreich durchgeführt werden, muss es gut „vermarktet“ werden – zum Beispiel beim Kunden oder auch unternehmensintern, um die erforderlichen Mittel oder auch eine Rückendeckung zur Durchführung des Projektes durchzusetzen.

Das Projektmarketing hat dabei folgende Ziele:

• „Verkauf“ der Projektidee (auch an Mitarbeiter), alle Beteiligten sollen sich mit dem Projekt und dessen Zielen identifizieren
• Projektablauf und Arbeitsklima sollen verbessert werden
• Projektstatus muss regelmäßig präsentiert werden (sowohl unter den Mitarbeitern als auch dem Kunden)
• Maßnahmen müssen transparent und vertrauensvoll durchgeführt werden
• Kunden sollen in die Arbeit eingebunden werden, sobald die Zeit dafür bereit ist
• Marktpräsenz soll verbessert werden
• Sicherung notwendiger finanzieller Mittel sowie Ressourcen für die Umsetzung des Projekts

Hilfreiche Tipps zur Durchsetzung des Projekts

Die oben genannten Ziele des Projektmarketings durchzusetzen, gestaltet sich nicht immer einfach. Oft sorgen Projekte dafür, dass alle Teilhaber vor enormen Herausforderungen stehen. Mit den folgenden Tipps lassen sich Projektideen dem gesamten Publikum – also neben dem Kunden auch den eigenen Mitarbeitern – vermitteln. Nur der richtige „Verkauf“, um ausreichend Unterstützung für die Umsetzung zu erhalten, hilft bei der Durchsetzung eines Projekts.

So lässt sich ein Projekt sowohl intern als auch extern gut verkaufen:

1. Das gesamte Team der Projektsteuerung sollte möglichst so zusammengestellt werden, dass es im Sinne der Interessen des Projektes ist.
2. Sinnvollerweise werden alle Mitglieder im so genannten Projekt-Lenkungsausschuss individuell vor einer Sitzung kontaktiert und für das Projekt „gewonnen“.
3. Wichtige Anwender mit Schlüsselfunktion sollten ermittelt und eingebunden werden, außerdem können sie als Fürsprecher zum Projekterfolg beitragen.
4. Um Benutzer und involvierte Personen von einem Projekt zu überzeugen, kann auch der Auftraggeber eingespannt werden.
5. Es ist wichtig, sich lediglich auf taugliche und vor allem wertsteigernde Funktionen zu besinnen.
6. Während der gesamten Arbeit an einem Projekt ist es notwendig, dass der Nutzen klar herausgearbeitet und regelmäßig kommuniziert wird.
7. In Zusammenarbeit mit allen Teammitgliedern sollte eine ausreichende Vorbereitung auf Präsentationen erfolgen.
8. Grundsätzlich sollte bei einem Projekt immer die Sprache des Anwenders gesprochen werden.
9. Es ist hilfreich, beteiligten Personen, das Gefühl zu geben, sowohl auf Fragen als auch auf Besorgnisse mit großer Bereitschaft und Verständnis einzugehen.
10. Image-Pflege ist vor allem bei persönlichen Kontakten unerlässlich.
11. Relevante Personenkreise sollten mit schriftlichen Kurzinformationen neugierig gemacht werden.
12. Eine aktive Medienarbeit sowie die Nutzung bestimmter Instrumente (z. B. Newsletter, Projekt-Website, etc.) können sich
13. Wenn es auch altmodisch wirken mag, so ist es nicht aus der Mode: Gedrucktes Material in Form von Projektflyern können die wichtigsten Merkmale und Vorteile eines Projekts unterstützend bildlich darstellen.
14. Bei so genannten Organisations- und Entwicklungsprojekten kann auch die Namensgebung für das Projekt zu einer wichtigen Marketing-Funktion werden.

Grundsätzlich sind die Maßnahmen, die für ein Projekt tatsächlich angewandt werden, unterschiedlich und vom Projekt abhängig. Die so genannte „Meta-Botschaft“ gilt aber als wichtigste Regel: So muss in jedem Projekt Projektmarketing eine unerlässliche Aufgabe darstellen – sowohl für den Projektleiter als auch für das gesamte Team.

Worauf achten Sie besonders bei der Umsetzung von neuen oder bestehenden Projekten?