Fünf Arbeitstage in der Woche sind zwei zu viel, wenn es nach der Effizienz der Arbeit geht, denn ausschließlich drei der fünf Tage werden einer Studie zufolge auch wirklich effektiv genutzt. Doch was machen Mitarbeiter an den anderen beiden Tagen und was bedeutet eine solche Ineffizienz für die Arbeitswelt?
Rund 1.500 Befragte arbeiten nur an drei Tagen in der Woche effizient
Die Studie zur Arbeitseffizienz von der AKAD Hochschule in Leipzig unter der Leitung von Professor Dr. Daniel Markgraf hat gemeinsam mit der tempus GmbH und dem dortigen Geschäftsführer Jürgen Kurz analysiert, wie produktiv Büro-Mitarbeiter und Selbständige sind. Befragt wurden hierzu rund 1.500 Personen aus allen Ebenen und Branchen, die letzten Endes folgenden Aufschluss über die Arbeitseffizienz geben: Lediglich drei von fünf Arbeitstage sind effizient.
Organisationen des Büroalltags machen etwa 1/4 der Arbeitszeit aus
An den anderen beiden Tagen, so die Studie, werden die Mitarbeiter vor allem abgelenkt. Dies geschehe beispielsweise durch das Abarbeiten von unnötigen E-Mails, dem Aufräumen des Schreibtischs oder dem Suchen von Akten. Durch solche Arbeitsorganisation gehen durchschnittlich 25 Prozent der Arbeitszeit verloren, die weiteren Ablenkungen machen zudem rund 23 Prozent aus. Dafür arbeiten jedoch auch etwa 16 Prozent der Befragten über die eigentliche Arbeitszeit hinaus und machen damit auf die Woche gesehen meist so viele Überstunden, als würden sie eine 6-Tage-Woche haben. Das Erschreckende daran: Selbst jetzt glauben fünf von sechs Befragten, dass sie noch mehr leisten müssen und nicht genug arbeiten.
Zwei Stunden pro Tag gehen für das Abarbeiten von Mails verloren
Im Büroalltag werden täglich massenweise Mails abgearbeitet, so dass laut Aussage der Studie rund zwei Stunden pro Tag an Arbeitszeit verloren gehen. Rechnet man die Bearbeitung der Mails hoch, so geht durchschnittlich ein Tag der gesamten Arbeitszeit davon ab, Mails zu beantworten, zu sortieren oder zu lesen. Dabei gibt sogar jeder Vierte an, dass der größte Teil der erhaltenen E-Mails nicht produktiv ist. Trotz dieser Erkenntnis, werden viele geschäftliche Mails von rund 60 Prozent der Befragten auch außerhalb der Arbeitszeit gelesen. Eine weitere große Ablenkung stellt außerdem die Nutzung sozialer Netzwerke während der Arbeitszeit dar.
Auch Meetings tragen zur ineffizienten Arbeitsweise der Mitarbeiter bei
Die Studie zur Arbeitseffizienz hat des Weiteren herausgefunden, dass die Teilnehmer etwa 19 Prozent ihrer Arbeitszeit für Besprechungen innerhalb des Unternehmens aufwenden und dabei feststellen müssen, dass nur rund 60 Prozent der im Meeting vereinbarten Inhalte auch wirklich umgesetzt werden. Alles in allem besteht von Seiten der Arbeitgeber, aber auch der Arbeitnehmer im Bereich der Arbeitseffizienz sowie deren Optimierung deutlicher Verbesserungsbedarf, der stets auf die individuelle Situation abzustimmen ist.
Eine gute Organisation im Projektmanagement und auch im Allgemeinen ist erforderlich, um ineffizienten Arbeitszeiten entgegenzuwirken. Welche Schritte sollten Ihrer Meinung nach in Unternehmen umgesetzt werden, um eine Besserung für Arbeitnehmer und Arbeitgeber herbeizuführen?