Als Projektmanager muss man täglich viele Informationen sammeln, dokumentieren und verarbeiten. Da können Formularen und Vorlagen hilfreich sein. Wir haben heute einmal für Sie wichtige Vorlagen rund um das Projektmanagement zusammengefasst, die wir auf der Webseite www.unlocking-potential.de gefunden haben.
Abnahmeprotokoll – bis auf Nacharbeiten…
Abnahmen sind immer ein leidiges Thema. Der Kunde bekommt meist nicht genau das, was er sich vorgestellt hat und der Lieferant ist der Meinung, dass er so ziemlich alles nach Vorgaben realisiert hat. In der Praxis zeigt sich im Rahmen der Abnahme, ob die Anforderungen ausreichend präzise formuliert wurden. Ggf. gab es auch schon einen Prototypen, zu dem der Kunde Änderungswünsche äußern konnte, vielleicht war er im Rahmen eines agilen Projekts auch ständig vor Ort im Team und hat Teilabnahmen erteilt.
Wie auch immer, es muss dokumentiert werden. Dies kann man mehr oder minder aufwendig gestalten. Das hier vorgestellte Abnahmeprotokoll stellt quasi einen Mindeststandard dar, in dem jede Anforderung zu einem bestimmten Termin zur Abnahme bereitgestellt wird und von einem Verantwortlichen zu einem weiteren Datum möglicherweise mit oder ohne Kommentare abgenommen wird.
| Ziel | Nachweis über die (Teil-)abnahme von Anforderungen eines Projekts. |
|---|---|
| Technik | Die Status können Sie in den ausgeblendeten Zeilen unter der Tabelle anpassen. |
Aufgabenliste und Zeitinventur – Woher bekomme ich mehr Zeit?
Wenn Sie ein neues Projekt übernehmen oder einen neuen Job antreten, werden Sie meist von einer Unmenge Aufgaben erschlagen. Mit den Erfahrungen der letzten Jahre habe ich für Sie eine Aufgabenliste zusammengestellt, die bei der Priorisierung und der Kontrolle der Aufgaben hilft und eine Zeitinventur für das eigene Zeitmanagement enthält. Für beides gibt es viele Tools, allerdings helfen Outlook etc. nicht wirklich, wenn der zeitliche Notstand hereinbricht. Mit den gewonnenen Erkenntnissen aus dem Template sollte es schnell wieder aufwärts gehen, gefolgt vom Umstieg auf ein einfacheres Tool. Vor einiger Zeit habe ich zur Wichtigkeit der täglichen Aufgabenplanung die These 1 Stunde Zeit durch 8 Minuten Tagesplanung sparen gepostet. Hier nun der Weg dahin:
Mit der Aufgabenliste planen und kontrollieren Sie Ihre Arbeit:
- Kategorie: was ist im Themenbereich zu tun?
- Prio: welche Priorität hat es?
- W: wie wichtig ist es?
- D: wie dringlich ist es?
- Aufgabe: was ist zu tun?
- terminiert bis kommuniziert: wie ist der Status?
- Delegation: ist delegiert? an wen?
- Review: wann ist das Wiedervorlagedatum?
- Termin: wann ist der Abgabetermin?
- Dauer: wie lange dauert die Aufgabe?
Die Prioritäten werden basierend auf einer erweiterten Form von Eisenhowers ABC-Quadranten errechnet. Entsprechend Dringlichkeit und Wichtigkeit werden folgende Prioritäten vergeben:
- A – sofort erledigen
- B – planen, terminieren
- C – reduzieren, eliminieren, delegieren
- D – Bodensatz
- x – Papierkorb
Der Bodensatz ist die wesentliche Ergänzung gegenüber Eisenhower. Im Gegensatz zur Arbeit eines Generals arbeiten die meisten Projektmanager in einem Arbeitsverhältnis, in dem man nicht allzuviele Aufgaben einfach dem Papierkorb zukommen lassen kann. Es handelt sich um den Bodensatz von Aufgaben, die weder besonders wichtig noch dringlich sind, aber trotzdem erledigt werden müssen. Bei überlasteten oder schlecht organisierten Kollegen, wächst er permanent, um dann mit schädlichen Folgen im Papierkorb zu laden. Meine Methode ist, möglichst täglich einen Teil davon abzuarbeiten bzw. neu zu priorisieren.
Parallel zur Dokumentation des Fortschritts der Afugaben können Sie eine Zeitinventur durchführen. Tragen Sie neben Beginn, Ende und Dauer Kreuzchen in den vier Spalten
- Tätigkeit notwendig
- Zeitaufwand gerechtfertigt
- Ausführung zweckmäßig
- Zeitpunkt sinnvoll
ein. Aus den gewonnenen Daten gewinnen Sie wichtige Erkenntnisse hinsichtlich der Korrektheit Ihrer ursprünglichen Einschätzungen und Planung als Grundlage für Maßnahmen zur Verbesserung Ihres Zeitmanagements. Bei weniger als 90% Kreuzchen wird eine rote Markierung in der untersten Zeile angezeigt um auf dringenden Handlungsbedarf beim Zeitmanagement hinzuweisen, Beginn, Ende und Dauer müssen Sie selbst auswerten.
| Ziel | Priorisierung, Planung und Kontrolle von Aufgaben bei kritischem Zeitmanagement |
|---|---|
| Anmerkungen | Verwenden Sie dieses Template um Ihr Zeitmanagement während einer kritischen Phase zu unterstützen und zu analysieren. Kehren Sie danach mit den gewonnenen Erfahrungen zu einfacheren Instrumenten zurück. |
| Technik | Die Zuordnung von Prioritäten aufgrund von Wichtigkeit und Dringlichkeit können Sie in der Matrix auf der zweiten Seite des Excel-Sheets ändern. Sie sollten keine neuen Prioritäten einführen ohne alle Formeln zu aktualisieren. Es wurden lediglich einfache Formeln verwendet, um den Einstieg in das Excel-Sheet zu vereinfachen. |
Besprechungsprotokoll – es wurde vor einer Woche entschieden, dass …
Heute einmal ganz unspektakulär eine Vorlage für ein Besprechungsprotokoll mit der lesson learned: jedes Meeting in dem Entscheidungen gefällt, Termine vereinbart, Aufgaben verteilt oder wesentliche Informationen verteilt werden, muss dokumentiert werden. Ausnahme: es gibt gute Gründe den Inhalt des Meetings vertraulich zu behandeln. Nichts ist angenehmer für einen Projektmanager, als in eine schwierige Diskussion mit dem Wissen einzusteigen, dass es zum Thema bereits verbindliche Aussagen gab, welche in einem Protokoll festgehalten wurden. Trotzdem muss auch in solchen Fällen mit gesunden Menschenverstand entschieden werden, ob man diesen Hebel in der Diskussion verwenden will.
CR – Änderungen müssen bewertet werden…
Wie im Rahmen der Veröffentlichung der CR-Liste bereits kommentiert, genügt es nicht für ein Projekt nur eine Liste von Änderungsanforderungen zu führen. Jede einzelne Änderung sollte über einen Change Manager, dies kann auch der Projektmanager sein, an das Projekt herangetragen werden und einen Bewertungsprozess durchlaufen. Alle größeren Changes sollten hinsichtlich möglicher Lösungsszenarien und deren Auswirkungen untersucht und von einem geeigneten Gremium entschieden werden. Die CR-Vorlage bietet Ihnen einen konkreten Leitfaden um eine Bewertung vorzunehmen, je nach Organisation sollten die Kriterien angepasst werden:
| Ziel | Bewertung und Dokumentation der Entscheidung von Change Requests eines Projekts |
|---|---|
| Vorgehensweise | Der Change Manager ist für die Analyse der Change Requests verantwortlich und führt die Entscheidung über deren Umsetzung herbei. |
Weitere hilfreiche Projektmanagement-Templates
Die vorgestellten Dokumentenvorlagen und Texte, sowie weitere hilfreiche Templates zum Thema Projektmanagement gibt es zum Download auf der Webseite von Unlocking Potential.