7 Tipps für die Projektmanagement Ressourcenplanung

Wenn es um das Projektmanagement geht, besteht das erfolgreiche Projekt bereits vor Antritt des Projekts aus reichlich Planung. Die Arbeit beginnt somit schon mit der genauen Definition des Ziels, der Zeiteinteilung und so auch der Ressourcenplanung. Was die Ressourcenplanung genau ist und wie Sie diese am besten mit den nachfolgenden sieben Tipps umsetzen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Was ist die Ressourcenplanung im Projektmanagement

Welche Personal- und Sachmittel sind für die Umsetzung des Projekts nötig? Wie viele Mitarbeiter mit Fachwissen sind involviert? Welche Kapazitäten werden benötigt? Diese und mehr Fragen werden bei der erfolgreichen Ressourcenplanung herausgearbeitet und beachtet. Dies wird meistens strukturell durchgeführt, heißt ein Schritt nach dem anderen – eine Frage nach der anderen. Die Ressourcenplanung übernimmt, genauso wie die Zeitplanung, die Projektleitung.

1. Das Aufbauen einer Grundstruktur

Um alle nötigen Fragen zu beantworten, sollten Sie sich bewusst sein, welche Fragen überhaupt beantwortet werden müssen. Bauen Sie daher eine Grundstruktur auf und definieren Sie die Fragen, die Sie durch die Ressourcenplanung klären möchten.

2. Kontrollieren Sie Fortschritte

Wichtig ist es, nicht den Überblick zu verlieren und das Projekt effizient zu steuern. Schnell kann sich am Ende der Ressourcenplanung herausstellen, dass Sie nicht alle nötigen Ressourcen im Blick haben. Das ist nicht nur ärgerlich, sondern kann im schlimmsten Fall zu Problemen und zeitlichen Verzögerungen führen. Aus diesen Gründen, sollten Sie regelmäßig Ihre Fortschritte kontrollieren und die Grundstruktur, welche Sie unter Punkt 1. erstellt haben als Ausgangspunkt verwenden.

3. Seien Sie offen, Ihre Ressourcenplanung stetig anzupassen

Behalten Sie die Auslastung von Mitarbeitern und Sachmitteln im Auge und behalten Sie Ihre Flexibilität, diese nach Bedarf anzupassen.

4. Ressourcenplanung im Blick behalten

Wenn es um das Thema Ressourcenplanung geht, behandeln viele Projektleiter diese nur nebenbei und fixieren sich eher auf die Zeitplanung. Hierbei wird das Projekt nicht im Detail geplant. So kann es schnell passieren, dass Extrakosten, mehr Zeit oder mehr Personen involviert werden müssen, da Probleme aufgekommen sind, die vorher nicht bedacht wurden. Das Projektmanagement beginnt vor dem Start des Projekts und es liegt am Projektleiter die potenziellen Fragen noch vor dem Auftreten der Probleme aus dem Weg zu räumen. Vor allem, wenn es sich um ein großes, komplexes Projekt handelt, ist die Planung das A und O und sollte nicht vernachlässigt werden.

5. Setzen Sie auf Planungstools

Es gibt diverse Planungstools, die Ihnen eine Menge Arbeit abnehmen können und als Projektmanagement Software die Ressourcenplanung effizienter gestalten. Das hat den Vorteil, dass es auf Dauer übersichtlicher ist für Sie und Ihre Mitarbeiter. Das kann Ihnen langfristig einige Arbeit ersparen und zugleich wichtige Informationen bieten.

6. Inkludieren Sie Ihr Team in die Planung

Gehen Sie den Projektplan mit Ihrem Team durch, sodass jeder Mitarbeiter genau weiß worum es geht, was das Ziel ist, welche seine oder ihre Aufgaben sind und wie diese in die Tat umgesetzt werden. Kommunikation ist im Projektmanagement extrem wichtig, demnach sollte diese auch oberste Priorität haben.

7. Identifizieren Sie potenzielle Risiken

Finden Sie potentielle Risiken, bevor das Problem auftritt, sodass Sie einen Schritt voraus sind. Probleme und Komplikationen können schnell auftreten, Ihr Job als Projektleitung ist es demnach diese Probleme unter Kontrolle zu halten und wenn möglich zu vermeiden. Erstellen Sie eine Liste mit potenziellen Risiken und finden Sie Lösungen und Vorbeugungsmaßnahmen für diese Aspekte. Gehen Sie diese Punkte mit Ihrem Team durch, sodass jeder Mitarbeiter weiß, worauf er oder sie achten sollte.

Wie Sie sehen hat die Ressourcenplanung viele Facetten, die bei erfolgreicher Umsetzung den Ablauf des Projektmanagements erheblich erleichtern kann.

Über die Autorin
Kerstin Schmidt, Content Managerin und erfahrene Ghostwriterin bei Hausarbeit-Agentur

Welche Erfahrungen haben Sie im Ressourenmanagement gemacht? Welche weiteren Tipps kennen Sie, die die tägliche Arbeit der Ressourcenplanung erleichtern?