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10 Tipps zum Priorisieren von Aufgaben

Sie haben den ganzen Tag gearbeitet, aber dennoch das Gefühl, nicht produktiv gewesen zu sein? Dann erhalten Sie hier einige Tipps, denn schon eine kleine Optimierung im Zeitmanagement kann bei der Steigerung der Produktivität helfen. Produktivität bei der Arbeit heißt, Aufgaben schneller zu erledigen.

Mit diesen Tipps erfahren Sie, wie Sie ihre Aufgaben priorisieren können:

  1. Sinnvoll ist es, E-Mails nur zu bestimmten Zeiten zu kontrollieren und nicht ständig zu checken. Am besten stellen Sie die automatischen Benachrichtigungen ab, so werden Sie vom Blinken des Programms nicht von der Arbeit abgelenkt. Wenn Sie eine wichtige E-Mail erhalten, sollten Sie sich sofort um diese kümmern und erst danach ablegen.
  2. Größere Projekte sollten in mehrere kleine Aufgaben aufgeteilt und möglichst nacheinander erledigt werden.
  3. Die Priorisierung der Aufgaben sollte nach dem „Eisenhower-Prinzip“ erfolgen. Wichtige Aufgaben werden dabei erledigt, unwichtige Aufgaben zunächst aussortiert. Das Eisenhower-Prinzip umfasst die folgende Vorgehensweise: Wichtige und dringende Aufgaben sofort selbst erledigen, wichtige, aber nicht dringende Aufgaben terminieren und dann selbst erledigen, nicht wichtige sowie dringende Aufgaben an Mitarbeiter delegieren und nicht wichtige sowie nicht dringende Aufgaben nicht bearbeiten. Natürlich muss sich nicht strikt an diese Einteilung gehalten werden, sie dient als Orientierung.
  4. Anwendung des Pareto-Prinzips, nach dem 80 Prozent einer Aufgabe mit 20 Prozent Aufwand erreicht werden können. Dabei sind 20 Prozent der Arbeit an einem Projekt so entscheidend, dass damit 80 Prozent einer Aufgabe erledigt werden können. Im Ergebnis bedeutet das, dass mit der Erledigung der Kernaufgaben eines Projekts auch Zeit gespart werden kann. Generell muss nicht jede Aufgabe zu 100 Prozent perfekt erledigt werden, oft ist es sinnvoller, nur 80 Prozent zu erledigen und andere wichtige Aufgaben zu bearbeiten.
  5. Anwendung der Pomodoro-Technik, bei der die Arbeitszeiten in Einheiten von jeweils 25 Minuten eingeteilt werden. Nach jeder Einheit wird eine Pause von 5 Minuten eingelegt. Nach 4 Einheiten wird außerdem eine 15-minütige Pause eingelegt. Durch diese Methode können Aufgaben besser fokussiert werden, es wird möglich, sie mit mehr Konzentration anzugehen.
  6. Eine To-Do-Liste, die Sie am Abend für den nächsten Tag anlegen, kann helfen, die Aufgaben nach der jeweils bevorzugten Methode zu priorisieren. Es ist hier wichtig, dass Sie mit der Liste gut arbeiten können.
  7. Unangenehme Aufgaben sollten am besten immer zu Beginn der Arbeitszeit erledigt werden.
  8. Wenn Sie wissen, wann Ihre Produktivität am höchsten ist, dann können Sie Ihre Aufgaben an Ihre persönliche Leistungskurve anpassen und wichtige Aufgaben in der Phase der höchsten Leistungsfähigkeit erledigen.
  9. Grundsätzlich gilt, dass vor allem wichtige und dringende Aufgaben nur dann gut erledigt werden können, wenn eine störungsfreie Arbeit möglich ist. Ablenkungs- und Störfaktoren sollten ausgeschaltet werden (z. B. Umleitung des Telefons an Kollegen).
  10. Bei der Priorisierung von Aufgaben ist die eigene Disziplin besonders wichtig. Somit sollte die Aufgabeneinteilung nach Wichtigkeit sowie Dringlichkeit erfolgen. Die Tipps können nur umgesetzt werden, wenn der selbst vorgegebene Plan konsequent eingehalten wird.

Welche Anwendungstipps haben Sie, um Aufgaben zu priorisieren? Können Sie diese Liste noch um weitere ergänzen?

2 Kommentare

  • Verena sagt:

    Hallo! Schöne Auflistung der gängigen Prinzipien zur Zeitoptimierung. Habe selber mit dem Einsenhower-Prinzip Struktur in meine Aufgaben bringen können. Um das Prinzip anzuwenden habe ich mich an der dafür entwickelten Matrix orientiert (https://www.warmeling.consulting/eisenhower-prinzip/). Es ist wirklich hilfreich sich die Zeit zu nehmen, die Aufgaben zu strukturieren. Selbst wenn die Hütte zu brennen scheint, muss man sich dazu bewegen erst einmal Struktur in die Aufgaben zu bringen.

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