Die Erstellung eines Lasten- und Pflichtenheftes sollte bei Projektmanagement-Prozessen obligatorisch sein, denn dies bietet dem Unternehmen und seinen Kunden beiderseitig mehr Planungssicherheit, um Termine, Inhalte und Projektziele besser koordinieren zu können. Obwohl dieses Verfahren ein wichtiges PM-Tool ist, schleichen sich häufig zwei grundlegende Fehler ein, welche zu erheblichen Missverständnissen führen können.
Fehler Nummer eins: Lasten- und Pflichtenheft werden in der falschen Reihenfolge angegangen.
Fehler Nummer zwei: Lasten- und Pflichtenheft werden in einem Dokument zusammengefasst.
So vermeiden Sie Fehler beim Lasten- und Pflichtenheft
Im Lastenheft notiert der Kunde alle Erwartungen und Ziele, die mit dem Projekt verbunden sind. Dazu gehören sowohl Wunsch- und Qualitätskriterien, als auch quantitativ messbare Parameter wie Anzahl/Volumen, Meilensteine oder technische Anforderungen. Ein Lastenheft ist eine Art Anforderungskatalog (Requirement) des Kunden, der sich aus dessen übergeordneter Unternehmensstrategie ableiten.
Ein Pflichtenheft ist die ANTWORT des Unternehmens auf das Lastenheft des Kunden. Die einzelnen Punkte werden ergänzt, spezifiziert und bewertet. Das Pflichtenheft zeigt auf, wie die Anforderungen des Kunden aus dem Lastenheft konkret umgesetzt werden können. Gemeinsam mit dem Angebot bilden sie die Grundlage der weiteren Vertragsvereinbarungen.
Leider machen hier viele Unternehmen den Fehler, ungeduldig vorzupreschen, um den Interessenten für sich zu gewinnen. Statt abzuwarten, bis der potenzielle Kunde das Lastenheft erstellt hat, überrumpeln sie ihr Gegenüber mit vorschnellen Angeboten und den Angaben eines Pflichtenhefts, das allerdings aus Lieferanten- und nicht aus Kundenseite formuliert wurde.
Auch werden häufig aus Zeitgründen das Lasten- und Pflichtenheft zu einem Dokument zusammengefasst. Beides sollten erfolgreiche Projektmanager aus vielerlei Gründen vermeiden. Zum einen kann es hier zu gravierenden Missverständnisse kommen, die den gesamten Projektverlauf gefährden. Zum anderen besteht die Gefahr von rechtlichen Konsequenzen, zum Beispiel wenn im Reklamationsfall nicht mehr zweifelsfrei nachgewiesen werden kann, welche Vorgabe von Kunden- oder Unternehmensseite erfolgt ist. Wir zeigen Ihnen, was ein Lasten- bzw. Pflichtenheft im Idealfall enthalten sollte:
Schritt 1: Inhalt Lastenheft – formuliert aus Sicht des Kunden
- Ist-Zustand
- Projektziele
- Muss- und Wunsch-Kriterien
- Schnittstellen und Zuständigkeiten (Wer macht was?)
- technische und funktionale Anforderungen
- quantitative Größen der Anforderungen
- zeitliche Vorgaben (Meilensteine, Liefertermine)
- Angaben zur Projektdokumentation und -organisation
- Ist-Zustand mit Projektzielen zusammenführen
- Abgrenzung von Wunsch- und Soll-Kriterien
- Bewertung von Leistungen:
Was ist nach den angegebenen Kriterien möglich – und was nicht? Gibt es Alternativen?
Schwächen und Stärken des Projektes können zum Beispiel anhand einer SWOT-Analyse ausgearbeitet werden - Prozessabläufe und Produktdetails konkretisieren
- Erstellung eines Soll-Konzeptes, basierend auf den Angaben des Kunden
- Checklisten, Terminpläne, Qualitätsnachweise beifügen
und weitere mögliche Punkte wie Produktdetails, Qualitätssicherung etc.
Schritt 2: Inhalt Pflichtenheft – formuliert aus Sicht des Unternehmens
Diese und weitere, individuelle Punkte werden mit dem Angebot an den Kunden zurückgeschickt und bilden die Basis für einen Vertragsabschluss.
Wie handhaben Sie den Umgang mit einem Pflichten- und Lastenheft? Haben Sie hiermit positive Erfahrungen gemacht? Wir freuen uns auf einen Austausch!