Praxistipps für Projektmanager

„So viele Berichte. So viele Fragen!“ – Sinnvolles Berichtswesen im Projektmanagement

Berichtswesen ist das Stiefkind im Projektmanagement. Wie oft saßen Sie schon an einem ausführlichen Projektbericht – und hatten beim nächsten Meeting das Gefühl, dass keiner der Empfänger den Bericht gelesen hat? Stattdessen werden alle relevanten Informationen noch einmal in mündlicher Form erwartet. 

Die Unbeliebtheit von Projektberichten liegt meist an einem ganz einfachen Problem: Oft sind sie viel zu lang und unübersichtlich. Dadurch fressen sie die wertvolle Zeit des Projektmanagers, aber auch die Zeit des Empfängers, der sich die für ihn relevanten Informationen erst mühsam heraussuchen muss. Frei nach Berthold Brecht: „So viele Berichte. So viele Fragen!“ Dabei sind ausufernde Berichte gar nicht nötig – im Gegenteil, sogar kontraproduktiv. Um Projektberichte nicht nur für die Schublade oder die „Ablage P“ zu produzieren, sollten Sie sich bei der Berichtserstellung auf das Wesentliche beschränken: die Informationen, die der jeweilige Empfänger tatsächlich benötigt. Kurz und knapp und für Dritte auch ohne großes Vorwissen nachvollziehbar, so lautet die Formel für sinnvolle Berichte, die einen echten Mehrwert bringen.

Warum überhaupt Berichte?

Berichtswesen ist kein lästiges Übel – es erfüllt im Projektmanagement wichtige Aufgaben: Mit den Berichten dokumentieren Sie die Ergebnisse der Projektarbeit und kommunizieren diese an verschiedene Empfänger. Mitarbeiter, Auftraggeber und das Management bleiben so auf dem Laufenden und verfügen über den gleichen Wissenstand. Das Berichtswesen im Projektmanagement dient gleichermaßen dem Fortschrittscontrolling wie der Nachbearbeitung.

Projektstatusbericht/Projektfortschrittsbericht

Projektstatusberichte bzw. Projektfortschrittsberichte schätzen die Gesamtsituation ein und vermitteln den Adressaten Informationen, die für zukünftige Entscheidungen von Bedeutung sind: Ist das Projekt im Zeit- und Budgetplan? Wurde ein Änderungsbedarf festgestellt? Falls ja, welche Maßnahmen werden zur Korrektur empfohlen? Damit ist das Berichtswesen wesentlich für eine erfolgreiche Projektsteuerung.

Projektsonderbericht

Gleichermaßen dient ein ordentliches Berichtswesen als Datenbasis für das Projektcontrolling. Halten Sie den Projektfortschritt regelmäßig schriftlich fest, erkennen Sie schnell, wo Probleme liegen – und können rechtzeitig Gegenmaßnahmen einleiten. Projektsonderberichte informieren über Art und Umfang von unerwarteten Problemen, zeigen Konsequenzen für den Projektverlauf auf und machen Lösungsvorschläge. Das Ziel ist es, Probleme und ihre Ursachen so schnell wie möglich erkennen und Gegenmaßnahmen einzuleiten.

Projektabschlussbericht

Nach Abschluss des Projektes zeigen die Projektberichte alle Fortschritte, Schwierigkeiten und Maßnahmen in chronologischer Reihenfolge auf und sind damit eine wichtige Voraussetzung für die Abschlussevaluation. Diese erfolgt in Form eines Projektabschlussberichts. Er dient der Nachkalkulation, der Abweichungsanalyse – wo konnte der Projektplan nicht eingehalten werden und aus welchen Gründen mussten Sie vom Plan abweichen? – und wertet das Projekt auf wertvolle Erfahrungen, die Lessons Learned, aus.

Ein sinnvolles Berichtswesen aufbauen

Berichtswesen ist kein Selbstzweck. Projektberichte, die ihren Autoren und Empfängern einen Mehrwert bringen, sind kurz, weisen eine klare Gliederung auf und enthalten nur die wichtigsten Kerninformationen. Dabei sollten Sie Berichte immer so gestalten, dass sie auch von Dritten ohne lange Erklärung verstanden werden können. Visualisierungen spielen eine wichtige Rolle: Tabellen und Schaubilder sind verständlicher und liefern mehr Informationen als langer Fließtext.

Für ein sinnvolles Berichtswesen sollten die Projektbeteiligten im Vorfeld ferner folgende Fragen klären:

  • Wer ist der Absender der Projektberichte? Übernehmen Sie als Projektmanager selbst die Erstellung der Reports oder geben Sie die Aufgabe an einen Mitarbeiter weiter?
  • Wer sind die Empfänger? Welchen Informationsbedarf haben die jeweiligen Adressaten? Welche Fakten interessieren zum Beispiel den Auftraggeber? Was muss im Gegenzug das Management eines Unternehmens wissen, das ein Projekt durchführt? Weitere Empfänger können zum Beispiel Mitarbeiter oder Projektbeteiligte an anderen Standorten sein.
  • Über welches Medium werden die Berichte übermittelt? Informieren Sie Auftraggeber zum Beispiel mit einer regelmäßigen, kurzen PowerPoint-Präsentation über den Projektfortschritt und händigen Sie ihm diese Informationen anschließend in schriftlicher Form aus.
  • Welches Format wird für die Berichte gewählt? Ein großer Vorteil ist es, wenn für regelmäßige Berichte eine einheitliche Formatvorlage erstellt wird. Die lässt sich schnell bearbeiten, alle Berichte sind einheitlich, lassen sich so auch nach dem Abschluss leicht nachvollziehen – und die Berichtserstellung kann auch einmal abgegeben werden, falls der eigentlich Verantwortliche verhindert ist.
  • In welchen Zeiträumen sollen die Projektberichte erscheinen? Setzen Sie auf einen Projektstatusbericht zu festen Zeiträumen? Oder informieren Sie die Projektbeteiligten nur, wenn es einen tatsächlichen Fortschritt – respektive tatsächliche Probleme – gibt? Ob ein Projektstatusbericht oder ein Projektfortschrittsbericht gewählt wird, hängt in erster Linie von der Größe und Art des Projektes ab. Einigkeit sollte jedenfalls auch darüber bestehen, was von den einzelnen Projektbeteiligten als Fortschritt gewertet wird.

Helfen Berichte Ihnen bei Ihrer Projektkoordination? Oder nehmen diese für Sie zu viel Zeit in Anspruch, um sich Ihrer täglichen Arbeit zu widmen? Welche Tipps für ein sinnvolles und praktisches Berichtswesen können Sie teilen?

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