Praxistipps für Projektmanager

Gesprächsführung: Richtig kritisieren und argumentieren

Gesprächsführung

Wer an Projektmanagement denkt, der denkt in erster Linie an Budget-, Zeit- und Kostenplanung sowie deren Verwaltung und Kontrolle. Doch Projektmanagement ist weit mehr, denn einer der wichtigsten Faktoren für den Projekterfolg sind die Menschen in und um das Projekt. Hier sind  – wie in allen menschlichen Beziehungen – die sogenannten Soft-Skills von entscheidender Bedeutung, insbesondere die Fähigkeit zur richtigen Kommunikation. Eine geschickte Gesprächsführung ist eine Kunst. Manchen Führungskräften scheint Eloquenz und Überzeugungskraft praktisch in die Wiege gelegt, andere verzweifeln schier an der Aufgabe. Doch auch die richtige Gesprächsführung lässt sich lernen. Hier ein paar goldene Regeln, mit denen Sie auch schwierige Situationen wie ein Kritikgespräch und komplizierte Argumentationen meistern.

Vorbereitungen

Unabdingbar ist die richtige Vorbereitung. Für das Kritikgespräch genauso wie für einen überzeugenden Austausch von Argumenten sollten Sie einen festen Termin festlegen und einen störungsfreien Ort wählen. Nehmen Sie sich die Zeit, das Gespräch im Vorfeld in Ruhe zu durchdenken – und lassen Sie auch Ihrem Gesprächspartner diese Zeit. Ganz wichtig ist, dass Sie festlegen, welches Ziel das Gespräch haben soll. Skizzieren Sie zudem im Vorfeld den Gesprächsverlauf, mit dem Sie auf dieses Ziel hinarbeiten. Und vor allem: Klären Sie alle notwendigen Fakten.

Das Kritikgespräch

Das Kritikgespräch gehört zu den Königsdisziplinen der Gesprächsführung. Es sollte zum Ziel haben, dass ein Mitarbeiter besser und im Sinne des Projektes arbeiten kann. Um das zu erreichen, muss ein Kritikgespräch konstruktiv verlaufen. Zu häufig allerdings baut der Vorgesetzte seinen Frust über das – vermeintliche oder tatsächliche – Fehlverhalten ab, der Mitarbeiter reagiert verletzt und gereizt und die konstruktive Stimmung im Team ist dahin. Dabei lässt sich die Eskalation ganz einfach vermeiden.

Suchen Sie ein klärendes Gespräch mit einem Mitglied des Projektteams, sammeln Sie zunächst Fakten: Was möchten Sie kritisieren? Worin bestand das Fehlverhalten? Haben Sie dies selbst beobachtet oder wurde es Ihnen von Dritten zugetragen? Ein konstruktives Kritikgespräch verläuft anschließend in folgenden Phasen:

  1. Aufwärmphase: Eine freundliche Begrüßung und allgemeine Fragen, zum Beispiel nach dem Befinden, dienen zum lockeren Einstieg in das Gespräch und bauen Spannungen ab.
  2. Kritik offen ansprechen: Reden Sie nicht um den heißen Brei herum. Machen Sie das Fehlverhalten deutlich und zeigen Sie Konsequenzen auf. Vermeiden Sie aber persönliche Wertungen, Vorwürfe und Sätze wie „Ich bin enttäuscht von Ihnen.“ Mehr gute Tipps für eine klare Kommunikation
  3. Lassen Sie dem Kritisierten Raum, seine Sichtweise zu erläutern. Eventuell schildert er Ihnen Fakten, die Ihnen noch nicht bekannt waren und die zu einer anderen Beurteilung seines Verhaltens führen.
  4. Betonen Sie gemeinsame Interessen, etwa, dass Sie beide auf einen erfolgreichen Projektabschluss hinarbeiten möchten.
  5. Erwähnen Sie auch die Stärken Ihres Gegenübers.
  6. Legen Sie gemeinsame Ziele und Strategien für die Zukunft fest. Fragen Sie Ihr Gegenüber, wie er oder sie sich in Zukunft verhalten möchte. Kritik und Lösungsvorschläge werden eher akzeptiert, wenn der Kritisierte selbst die Schlüsse aus seinem Verhalten ziehen und Lösungen vorbringen kann. Auf diese Weise wahrt er sein Gesicht und fühlt sich nicht als Verlierer des Gesprächs. Das ist wichtig, damit er seiner Arbeit weiterhin motiviert nachkommen kann.

Die überzeugende Argumentation

Auch für die Argumentation ist eine gute Vorbereitung die halbe Miete. Überlegen Sie Ihre Argumente vor dem Gespräch und sammeln Sie Fakten, um diese zu belegen. Bedenken Sie auch mögliche Gegenargumente und Fragen Ihres Gegenübers. Es ist auch hilfreich, seinen  Gesprächspartner zu kennen bzw. etwas über sein Umfeld und seine Lebenswirklichkeit in Erfahrung zu bringen. Ein gutes Argument besticht nämlich durch zwei Dinge: Zum einen durch stimmige Fakten, zum anderen dadurch, dass der Gesprächspartner es nachvollziehen kann. Dazu sollten die gewählten Begründungen und Beispiele aus seiner Erfahrungswelt stammen, zudem in seinem Sprachrahmen geäußert werden. Fachchinesisch sollten Sie daher vermeiden. Das beeindruckt Ihr Gegenüber nicht, sondern verwirrt nur.

Eine Argumentation besteht immer aus zwei Teilen, der eigenen Meinung oder Forderung und der Begründung dafür. Bei der deduktiven Argumentation äußern Sie zunächst Ihre Forderung und schließen die Begründung – etwa Fakten, Beispiele, gemeinsame Erfahrungen, Statistiken oder Werte – daran an. Das birgt allerdings die Gefahr, dass der Gesprächspartner nach der Forderung entweder nicht mehr zuhört oder sofort mit Gegenargumenten widerspricht. Für die Verhandlungsführung ist es daher je nach Situation geschickter, mit der Begründung einzusteigen und daran die Forderung anzuschließen – das so genannte induktive Vorgehen.

Reagiert Ihr Gesprächspartner mit Gegenargumenten, sind Fragen und Paraphrasierungen oft wirkungsvoller, als direkt ein neues Argument anzubringen. Zudem gewinnen Sie so Zeit, um Ihre eigenen Argumente vorzubereiten. Drängen Sie Ihren Gesprächspartner nach der Diskussion zudem nicht zu einer Entscheidung. Lassen Sie ihm die Zeit, die Argumente sacken zu lassen. Manchmal will aber auch der Gesprächspartner die Diskussion nicht beenden – häufig, weil er sich persönlich angegriffen fühlt. Für die Beendigung unerfreulicher Diskussionen weiß orga-dich.de Hilfe.

Wie immer sind uns weitere hilfreiche Tipps aus der Praxis willkommen!

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