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Im Interview: Mario Neumann, Projektmanager, Management-Trainer & Projektberater

Mario Neumann hat seine Leidenschaft zum Beruf gemacht. Bereits seit zwei Jahrzehnten ist er im Bereich Projektmanagement tätig, und seit 2008 zudem selbstständiger Berater für Unternehmen jeder Art und deren Führungskräfte. Mit eigens entwickelten Workshops und Methoden zeigt er, dass das Coaching eines Teamleiters keinesfalls theoretisch sein muss – ganz im Gegenteil. Praxisnahe Trainings und Projektsimulationen eröffnen seinen Kunden, zu denen nach eigenen Angaben Lufthansa, Microsoft und Hewlett Packard gehören, neue Horizonte. Mario Neumann wurde mit dem Deutschen Weiterbildungs-Innovationspreis und dem Internationalen Deutschen Trainingspreis ausgezeichnet.

Wir haben Mario Neumann getroffen und zu seiner Arbeit sowie zu aktuellen PM Tipps und Trends befragt.

Herr Neumann, Sie bieten praxisorientierte Workshops zum Thema Projektmanagement an. Empfinden viele Projektleiter das Projektmanagement heute als Herausforderung?

Die Globalisierung, ein stetig verschärfter Wettbewerb und immer kürzere Produktlebenszyklen gehören heute zu den großen Herausforderungen, denen sich Unternehmen jeden Tag neu stellen müssen. In der Konsequenz müssen immer mehr Projekte in immer kürzerer Zeit bei knappen Ressourcen realisiert werden. Branchenübergreifend besteht Konsens, dass sowohl die Dynamik als auch die Komplexität der Projekte weiter zunehmen wird. Außerdem kommen im Zuge der zunehmenden Digitalisierung völlig neue Projekte auf die Unternehmen zu. Damit steigen auch die Anforderungen an die Projektleiter – Langeweile sieht anders aus!

Wie dürfen wir uns Ihre Arbeit als PM-Sparringspartner für Unternehmen vorstellen?

Sie haben ein wichtiges Projekt, das nicht schiefgehen darf? Oder ein Projekt, bei dem Schwierigkeiten absehbar sind? Oder ein Projekt, das in eine gefährliche Schieflage geraten ist? In solchen Projekten sollten Unternehmen und ihre Projektleiter nicht auf sich allein gestellt sein. Deshalb berate ich sie – wenn sie Neuland betreten, Schwierigkeiten zu meistern sind oder Krisen
bewältigt werden müssen. Ich bringe Sie schnell und sicher durch unwegsames Gelände, kenne Abkürzungen und vermeide Sackgassen. Ich helfe den Beteiligten, einen kühlen Kopf zu bewahren und die richtigen Schlüsse zu ziehen. Telefonisch oder vor Ort. In kurzen, gezielten Sparringsrunden. Oder in speziell auf ihre Projektsituation angepassten Workshops.

Und welche Tipps geben Sie PM-Neulingen mit auf den Weg?

Projektmanager mit rein technischer Expertise sind out. Künftige Projektmanager müssen kommunikativ, kompetent und führungsstark sein. Technische und methodische Expertise sind zwar nach wie vor wichtig für den Erfolg ihrer Arbeit. Viel mehr als bisher müssen Projektleiter aber in der Lage sein, Teams zu führen, die sich weitgehend selbst organisieren können. „Mehr reden, weniger schreiben“ lautet die Devise. Es wird zunehmend wichtiger, dass Projektleiter Teams aufbauen und zusammenhalten können und sie zu Höchstleistungen motivieren. Sie brauchen zwar einen technischen Background, aber vor allem benötigen sie Soft-Skills, um in den Zeiten sich wandelnder Anforderungen bestehen zu können.

Welche einfachen Stellschrauben für Projekte können Sie empfehlen?

Als Sparringspartner erziele ich an zwei Punkten in Projekten für meine Kunden die größte und nachhaltigste Wirkung: bei der Auftragsklärung und dem Projekt-Take-off.

Zu Beginn eines Projekts stürzen sich viele Projektleiter sofort in die Arbeit. Wer aber zu schnell in die Projektinhalte eintaucht, übersieht leicht wichtige Zusammenhänge oder Einflussgrößen. Man sollte deshalb zunächst mit kühler Distanz auf das Projekt blicken. Eine saubere Auftragsklärung zwischen Auftraggeber und Projektleitung ist der Grundstein zum späteren Projekterfolg und sollte eigentlich eine Selbstverständlichkeit sein. Viele Projekte nehmen aber nicht den gewünschten Verlauf, weil die Auftraggeber nicht in der Lage sind, den Projektauftrag klar zu formulieren. Wozu das Projekt? Was ist der konkrete Auftrag? Und: Welche Ziele sollen erreicht werden? Welche Leistungen bzw. Ergebnisse sollen erbracht werden? Da greife ich dann ein, um von Anfang an die richtigen Weichen zu stellen.

Ein Projekt-Kick-off kennt sicher jeder. Was aber ist ein Projekt-Take-off?

Viele Projektleiter machen die Projektplanung allein im stillen Kämmerlein. Wenn sie ihrem Team dann die Pläne erläutern, ernten sie selten zustimmendes Nicken. Stattdessen geraten sie häufig unter Dauersperrfeuer: tausend Gründe, warum das alles nicht funktioniert! Keiner lässt ein gutes Haar an den sorgfältig ausgearbeiteten Plänen.

Während des Projektstart-Workshops – auch Take-off-Workshop genannt –trifft das Team gemeinsam wichtige Entscheidungen, die sich auf den gesamten weiteren Projektverlauf auswirken. Risiken müssen abgeklopft, Vorgehensweisen überlegt und Marschrichtungen festgelegt werden. Der Take-off-Workshop hat damit zwei große Aufgaben: Er dient einerseits der Planung und Strukturierung des Projekts, andererseits sorgt er für den nötigen Teamgeist. Die Teilnehmer begreifen, wie wichtig es ist, am gleichen Strang zu ziehen. Dieser Workshop ist mit dem Take-off eines Flugzeuges vergleichbar: Ich sorge dafür, dass das Projekt für alle wahrnehmbar abhebt.

 

Worauf kommt es Ihrer Meinung nach bei einem guten Projektleiter an?

Immer noch scheitern viele Projekte trotz ausgereifter Planungswerkzeuge – kein Wunder. Denn häufig fehlt es an zwei Dingen: Führungskompetenz und einem kühlen Kopf.

Ihre Führungswerkzeuge schauen sich viele Projektleiter bei den Führungskräften in der Linie ab. Führung im Projekt unterscheidet sich davon jedoch wesentlich: Leite ich ein temporäres Team aus Ingenieuren, Marketingexperten, Produktmanagern und Vertriebsmitarbeiter ist das eben deutlich anders als die Führung einer homogenen Abteilung. Zum anderen bin ich als Projektleiter nur ein „halber Vorgesetzter“, fehlen mir doch nahezu alle Möglichkeiten der Belohnung und Sanktion. Ich bin also wesentlich stärker auf mein soziales Gespür und meine Kommunikation angewiesen – im Projektstress eine große Herausforderung!

Doch auch das reicht nicht aus, um Projekte souverän zu führen. Hinzukommen muss, auch in schwierigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren. Ein gelassener Projektleiter handelt wach, konzentriert, gut vorbereitet und mit all seinem Erfahrungswissen. Er plant daher alternative Szenarien bereits im Vorfeld und nicht erst ad hoc – um in der schwierigen Situation Ruhe bewahren zu können und vor allem auszustrahlen. Projektleitung jenseits der Projektpläne.

Und welche besonderen Herausforderungen sehen Sie im Projektmanagement in der heutigen Zeit?

Für das Scheitern von Projekten werden zwei Gründe immer wichtiger: die inhaltliche Komplexität der Projekte und der Zeitdruck wegen Ressourcenmangel. Beide steigen immer weiter. Dazu kommt auch, dass oft die Ziele bzw. der Nutzen von Projektergebnissen nicht ausreichend verstanden, geschweige denn spezifiziert, sind. „Das machen wir dann agil“ ist eine fast reflexartige Antwort auf die Frage, wie am Ende alles zusammenpassen soll.

Mir fällt auf, dass die eigentlich gestellten Projektziele immer häufiger unterschätzt werden und man dies viel zu spät erkennt. Agile Methoden können hier teilweise Abhilfe schaffen, wenn alle Beteiligten die dadurch eingebrachte Flexibilität mitbringen – sonst nicht.

Neugierig geworden? Hier finden Sie den YouTube-Kanal von Mario Neumann – mit weiteren PM-Tipps und animiertem Podcast Skizzenleistung im Projekt.

Vielen Dank für das Gespräch!

Teilen Sie die Einschätzungen von Mario Neumann? Lassen Sie uns wissen, wie Sie PM in der heutigen Zeit sehen.

 

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