Das PM-Buch „Projektcontrolling“ von Roland Wanner hatten wir bereits hier im Blog vorgestellt. Es behandelt alle Bereiche des Projektcontrollings und beinhaltet viele anschauliche Grafiken. Der Autor stand uns ebenfalls für ein Interview zur Verfügung.
Herr Wanner, was wird im Projektcontrolling oft falsch gemacht?
Viele Manager meinen, dass Projektcontrolling sich nur auf Finanzzahlen bezieht und deshalb wird sehr oft nur mit dem Plan-Ist-Soll-Vergleich gearbeitet. Was viele nicht wahrhaben wollen ist, dass Ist-Kosten das Resultat der Projektdurchführung und nicht mehr beeinflussbar sind. Oft sind die Zahlen auch schon ein paar Wochen alt. Hier kommt alles Steuern zu spät. Das Projektcontrolling muss früher einsetzten, damit es einen Nutzen für das Projekt hat.
Was sind die wesentlichen Aktivitäten im Projektcontrolling?
Projektcontrolling ist ein Prozess aus Planen, Überwachen und Steuern – und dies betrifft nicht nur Aktivitäten, Termine und Kosten, sondern viele andere Gebiete, wie zum Beispiel Qualität, Risiken, Issues, usw. Um dies umzusetzen, verwenden Sie verschiedene Methoden und Werkzeuge.
Braucht ein Projektleiter noch einen zusätzlichen Projektcontroller und was für Fähigkeiten sollte dieser haben?
Sobald ein Projekt eine gewisse Größe hat, nimmt der Aufwand für das Projektcontrolling stark zu. Ein Projektcontroller oder ein Project Office Manager kann den Projektleiter hier stark entlasten, damit sich dieser sich mehr auf seine Führungsaufgabe im Projekt und das Stakeholder-Management konzentrieren kann.
- Ein Projektcontroller sollte folgende Fähigkeiten mitbringen:Sollte schon einmal ein Projekt geleitet haben
- Analytisches Denken
- Kostenmanagement und Wirtschaftlichkeitsrechnung
- Projektplanung
- Risikomanagement
- Projektumfangmanagement
- Projektüberwachung (eventuell auch Earned Value Management)
- Umgang mit Projektmanagementsoftware, Finanzsoftware und Excel
Was ist die am meisten vernachlässigte Aktivität im Projektcontrolling?
Wirkungsvolle und effiziente Projektstatus-Sitzungen, an denen mehrheitlich über den Projektstatus gesprochen wird und nicht nur über fachliche Themen.
Ihr Buch beschreibt auch Earned Value Management (EVM) umfassend. Braucht man dieses wirklich?
EVM ist das beste Projektcontrolling-Werkzeug für die Überwachung von Kosten und Projektfortschritt. EVM kann man aber nur anwenden, wenn das ganze Projektteam das Projektmanagement, Tools und Prozesse sehr gut beherrscht und eiserne Disziplin hat. Wenn man das nicht vorhanden ist, sollte man EVM schnell vergessen. EVM ist für alle Projektgrößen anwendbar, sollte aber nur für große Projekte angewendet werden.
Sie haben schon in vielen Industriebereichen gearbeitet (Maschinenbau, Banken, Versicherungen, Unternehmensberatung). Wo wird Projektcontrolling nach Ihrer Erfahrung am besten durchgeführt?
Speziell in der Industrie, im Maschinenbau und im Engineering, aber auch in der IT. Das heißt, dort wo externe Projekte durchgeführt werden, denn dort haben Abweichungen bei Terminen und Kosten oft erhebliche Auswirkungen für den Auftragnehmer und auf den Unternehmensgewinn. In der Finanzindustrie hat sich das Projektcontrolling noch nicht so etabliert, da hier praktisch nur internen Projekte durchgeführt werden und Abweichungen meistens wenig Konsequenzen haben.
Wenn Sie nur eine Projektcontrolling-Aktivität oder Methode verwenden dürfen, welche würden sie wählen?
Ich würde mich auf wirkungsvolle Projektstatus-Sitzungen konzentrieren. Hier sind die Hauptfragen: Was war bis Heute geplant? Wo stehen wir? Was sind die Gründe für Abweichungen und wie kommen wir wieder auf die Planwerte?
Was ist die größte Herausforderung im Projektcontrolling?
- Es überhaupt zu machen und dafür genug Zeit einzusetzen.
- Projektcontrolling fängt bei einer guten Planung an und hier sehe ich sehr oft große Mängel. Ohne einen guten Plan können Sie nicht sinnvoll überwachen und steuern.
Können Sie uns noch eine Übersicht über die wichtigsten Punkte im Projektcontrolling geben?
Gerne teile ich ein Liste mit zehn Punkten. Wer diese befolgt, ist schon auf einem guten Weg.
- Definieren Sie Ihre Projektziele SMART und lassen Sie diese vom Auftraggeber und von relevanten Stakeholdern bestätigen.
- Erstellen Sie die Projektplanung so genau, wie Sie später auch das Projekt überwachen wollen.
- Halten Sie Ihre Projektplanung aktuell.
- Die geleisteten Aufwände der Projektmitarbeiter sollten zeitnah und lückenlos, wöchentlich auf die Arbeitspakete verbucht werden.
- Machen Sie mindestens wöchentlich eine Projektstatus-Sitzung mit dem Projektteam und besprechen Sie: Termine, Kosten, Qualität, Risiken, Issues usw.
- Überwachen Sie nicht nur Termine, Kosten, Qualität und Projektumfang, sondern auch Risiken, Produktkosten, Wirtschaftlichkeit, Issues usw.
- „Management by Wandering Around“: Gehen Sie dorthin wo gearbeitet wird und unterhalten Sie sich mit Ihren Projektmitarbeitern.
- Machen Sie bei längeren Projekten regelmäßige Projektreviews, Retrospektiven und Lessons Learned.
- Automatisieren Sie Prozesse, Projektreporting und Aufwanderfassung.
- Lassen Sie sich als Projektleiter nicht vom Erstellen der Projektresultate vereinnehmen. Besonders in stürmischen Zeiten ist systematisches Planen, Überwachen, Steuern, Risikomanagement usw. um so notwendiger.
Es sind nur 10 Punkte – und sie geben auch ein wenig Arbeit. Aber ich verspreche Ihnen, es wird sich lohnen!
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