Der Mensch macht den Plan – die Software unterstützt

Autor: Emil Depil, Senior Berater Projektmanagement

Wer bereits aktiv mit einer Terminplanungssoftware gearbeitet hat, weiß, dass man bei vielen Tools mit ein paar Klicks Vorgänge und Meilensteine anlegen und terminieren kann. Beim Erstellen der Verknüpfungen und Einschränkungen und dem Berücksichtigen der Ressourcen wird es dann je nach Software schon spezieller und die Herausforderungen an Nutzer und Software nehmen deutlich zu.

Abhängig von den eigenen Vorkenntnissen, persönlicher Ausdauer und Geschick, kann man sich mit Hilfe von Handbüchern, der Online-Hilfe und anderen Lernangeboten im Internet bis zu einem gewissen Grade selbst helfen. Doch die Praxis zeigt, dass meist erst eine Softwareschulung ein umfassendes Kennenlernen und eine effiziente Nutzung des Werkzeuges ermöglicht.

Und obwohl man nach der Schulung weiß, wie man Meilensteine anlegt, unterschiedlichste Verknüpfungen erzeugt, Ressourcen und Kapazitäten überwacht, Projektpläne druckt und Reports erstellt, der belastbare Projektplan für sein individuelles Umfeld ist häufig immer noch eine große Herausforderung!

Zu dieser Behauptung im Folgenden einige Anregungen und Ausführungen.

Terminpläne sind häufig ein zentrales Dokument der Projektplanung und -steuerung. In regelmäßigen Abständen wird anhand des Terminplanes über den Projektfortschritt, die aufgetretenen Probleme und die erkannten Risiken diskutiert. Wer noch nie einen Terminplan für ein Projekt erstellt hat und dann das erste Mal vor dieser Aufgabe steht und dabei keinerlei Projektvorlage benutzen kann, ist erst mal mit der Fragestellung konfrontiert, welche Umfänge bzw. Aufgaben darzustellen sind. Schnell wird man dann mit der Frage der Detaillierung konfrontiert. Zu viele Details blasen den Plan schnell auf, zu wenige machen den Plan löchrig. Man stellt sich die Frage, welche Bereiche involviert sind. Gibt es externe Partner, Lieferanten oder Kunden mit denen frühzeitig geredet werden muss? Gibt es bereits vorgegebene Ecktermine oder Meilensteine mit definierten Inhalten? Natürlich gibt es noch weitere Fragen. Bei all diesen Fragestellungen muss es das Ziel sein, Planungsumfänge und Detaillierung so zu wählen, dass Planabweichungen frühzeitig erkannt werden und in angemessenen Zeiträumen reagiert werden kann.

Das Risiko der unvollständigen Projektbeschreibung droht dennoch immer und natürlich besonders dort, wo viel Veränderung herrscht oder die benötigten Prozesse nicht ausreichend beschrieben sind. Projekte im F&E-Bereich lassen sich von Natur aus auf dem Weg von der Idee zum Projekt zu Anfang nur sehr grob beschreiben. Erst mit zunehmender Reife der Idee lässt sich hierfür eine sinnvolle Detailierung darstellen. Doch nicht nur in innovativen Projekten haben die Beteiligten immer wieder ihre eigene Lernkurve. Auch äußere Geschehnisse, wie z.B. die Änderungen gesetzlicher Vorgaben, Innovationen, Aktivitäten des Wettbewerbs oder neue Fertigungstechniken erfordern gerade bei langlaufenden Projekten immer wieder Änderungen an der ursprünglichen Planung. Das mit dem Projektverlauf wachsende Wissen um das Projekt soll natürlich genutzt werden. Genauso wichtig wie der ursprünglich erstellte und abgestimmte Projektplan ist auch daher das „miteinander reden“, damit die neuen Erkenntnisse in den Projektplan einfließen können. Auch hier gilt es nichts dem Zufall zu überlassen, sondern eine geeignete Projektorganisation mit zugehöriger Regelkommunikation aufzubauen und damit den Informationsfluss sicher zu stellen. Rechte und Pflichten der Projektbeteiligten müssen hierfür definiert werden. Eskalationswege müssen klar sein, damit auch Wege aus Krisen rasch entschieden werden können.

Fast jeder von uns sieht sich heutzutage mit Projekten konfrontiert. Und nur wenige von uns haben gelernt, wie man an eine Projektplanung richtig herangeht. Die Projektmanagement Software richtig anwenden zu können, macht noch lange keinen Projektmanager aus einem. Der Schlüssel zum Erfolg ist die Kombination des Werkzeuges mit einer zu meinem Umfeld passenden Methodik.

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