Praxistipps für Projektmanager

Struktur statt Chaos: So funktioniert Multitasking im PM

Multitasking ist zu einem festen Bestandteil in unserer schnelllebigen und digitalisierten Arbeitswelt geworden. Bei einer Studie zum Thema „Multitasking im Projektmanagement – Status Quo und Potenziale“ gaben 98 Prozent der Befragten an, Multitasking zu betreiben.

Mehrere Aufgaben und Projekte zu koordinieren, birgt Gefahren. Chaotische Prozessabläufe, Arbeitsüberlastung, Mitarbeiter- und Ressourcenengpässe, Projektverzögerungen, geplatzte Deadlines … Daneben zeigt die Studie auch, dass Unternehmen mit einem hohen negativen Multitasking-Anteil geschäftlich weniger erfolgreich waren.

Die gute Nachricht: Je besser das PM, desto weniger Multitasking. Doch was genau können Sie tun, um Prozessabläufe zu optimieren, Engpässe und Überschneidungen bei Projekten zu verhindern?

Zum richtigen Zeitpunkt starten

Viele Verzögerungen im Projektmanagement treten nur deshalb ein, weil das Projekt ungenügend vorbereitet wurde. Mittendrin gerät der ganze Prozessablauf ins Stocken, da man auf weitere Zuarbeit angewiesen ist, wichtige Fakten oder Freigaben fehlen. Geben Sie den Startschuss zu einem Projekt erst, wenn die Planung sicher steht. Motto: Gut durchdacht ist halb gemacht. Ist die gemeinsame Zielsetzung formuliert? Stehen die Zuständigkeiten fest? Wurden alle benötigten Ressourcen mit eingeplant? Und Puffer kalkuliert?

Prioritäten setzen

Hört sich leichter an als es ist. Änderungen der operativen Prioritäten führen laut oben genannter Studie bei vier von fünf Befragten zu häufigen Unterbrechungen. Projektleiter versuchen, möglichst viele Ressourcen für ihre eigenen Vorhaben zu gewinnen. Für den Erfolg des Unternehmens ist es jedoch sinnvoll, wenn das PM allgemeine, abteilungs- und projektübergreifende Prioritäten definiert. Hier gilt es, das Große und Ganze im Blick zu behalten. Aufgaben können zum Beispiel in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angeordnet oder in Prioritätengruppen zusammengefasst werden. Auch hilft es, größere Projekte in Einzelschritte zu untergliedern und diese gegebenenfalls separat zu bewerten.

Mitarbeiter: Kapazitäten einplanen

Im Hinblick auf ein erfolgreiches PM lohnt es sich, die Personalressourcen im Vorfeld genau abzuklären. Dies kann sowohl kalendarisch, als auch auf das Produkt / die Dienstleistung bezogen sein. Gibt es wichtige Messen oder Kongresse, zu denen Mitarbeiter abgezogen werden? Macht ein Zulieferer Betriebsferien? Stehen interne Umstrukturierungen an?

Kommunikation im Fluss halten

Ein Gedanken- und Datenaustausch funktioniert nur über eine reibungslose Infrastruktur: Haben alle Mitarbeiter Zugang zu den erforderlichen Informationen? Können sie sich untereinander austauschen oder sich direkt an Ansprechpartner wenden? Werden alle betroffenen Parteien rechtzeitig über Änderungen informiert? Statusberichte, Deadlines und wichtige Punkte auf der To-Do-Liste sollten allen Beteiligten am besten schriftlich mitgeteilt werden. Gemäß der alten Management-Weisheit: „Was nicht auf dem Papier steht, das wurde nie gesagt.“ Oder in den meisten Fällen – in der E-Mail.

Tools, um Ihre Arbeit zu erleichtern

Um all diese Arbeitsschritte zu erleichtern, greifen erfolgreiche Projektmanager gerne auf eine Projektmanagement-Software wie „A-Plan“ zurück. Dieses Programm vereint verschiedene Funktionen wie Ressourcenplanung, Controlling sowie Zeiterfassung und lässt sich mit weiteren Programmen wie Office und Excel synchronisieren. Ein solches Tool erleichtert die Zusammenarbeit mehrerer User, die gemeinsam auf die Daten zugreifen können. Auch mobil von verschiedenen Geräten aus, via Smartphone und Tablet.

Multitasking am Arbeitsplatz

Die Arbeit an mehreren Projekten erfordert höchste Konzentration. Schaffen Sie sich ein Arbeitsumfeld, das Ihnen ungestörtes Planen gewährleistet. Gerade in Gemeinschaftsbüros ist gegenseitige Rücksicht geboten. Beispiel: Bei Gesprächen unter Kollegen, die länger als drei Minuten dauern, sollte ein Besprechungsraum oder die Küche aufgesucht werden. Ansonsten: Telefonate zur Zentrale umleiten oder auf einen alternativen Gesprächstermin verweisen.

Konkrete Tipps zum Thema Multitasking am Arbeitsplatz erhalten Sie auch hier:
https://www.braintool.com/blog/multitasking/

Ist Multitasking auch ein wesentlicher Bestandteil Ihres Arbeitsalltages? Haben Sie weitere Tipps, um trotz Mehrfachbelastung geordnet, strukturiert und erfolgreich vorzugehen? Berichten Sie uns Ihre Erfahrungen.

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