Die Einsicht, ein notwendiges Projekt durchzuführen, kommt oftmals von Mitarbeitern, die ein Problem erkennen oder ein Potential sehen, welches sie in die Realität umsetzen möchten.
In einem solchen Fall ist es notwendig, den eigenen Vorgesetzten zu überzeugen, das entsprechende Projekt umzusetzen.
Hierfür müssen natürlich Freiräume geschaffen und in der Regel auch Budget eingesetzt werden. Um dies zu erreichen, haben wir einige Tipps zusammengestellt.
1. Planen und Details zusammenstellen
Bevor das Gespräch mit dem Chef gesucht wird, sollten alle Einzelheiten genau zusammengetragen werden:
- Warum ist es wichtig, das Projekt zu starten?
- Was bringt es dem Unternehmen?
- Was kostet es uns?
- Welches Problem können wir damit beseitigen?
Eine genaue Vorbereitung hilft, das Gespräch faktisch vorzubereiten, Sicherheit zu gewinnen und alle Argumente parat zu haben. Hierfür kann es durchaus auch helfen, ein Feedback von Kollegen (auch von Kritikern) einzuholen.
2. Vorteile und Ziel sichtbar machen
Der wesentliche Punkt, um den Vorgesetzten zu überzeugen, wird die Schlagkraft der positiven Elemente sein, die ein Projekt mit sich bringt. Daher lohnt es sich besonders, in der Vorbereitung diese Fakten so genau und anschaulich wie möglich zusammenzustellen.
3. Gegenargumente überlegen und durchspielen
Gegenargumente, die es ja bei jedem Projekt gibt, sollten ebenfalls in der Vorbereitung eines Gespräches mit dem Chef zusammengetragen werden. Eventuell gibt es sogar einige, die durchaus Sinn machen, oder in der Projektplanung zur Optimierung mit berücksichtigt werden können. Ein guter Projektmanager sollte die entscheidenden Gegenargumente kennen und analysieren.
4. Günstigen Zeitpunkt abwarten
Um den Chef von der Durchführung eines Projektes zu überzeugen, ist ein günstiger Zeitpunkt vorteilhaft. Ist der Vorgesetzte gerade mit zeitaufwändigen Arbeiten beschäftigt, die zum Beispiel eine strenge Deadline haben, lohnt es sich sicherlich, mit der Ansprache noch ein wenig zu warten. Ein günstiger Zeitpunkt erhöht die Chancen für ein offenes Ohr und Ruhe, um das Vorhaben genau zu besprechen.
5. Sachlich argumentieren und mit stärksten Argumenten starten
Für das Gespräch selbst sollte eine sachliche Gesprächsgrundlage anhand der vorab genannten Fakten geschaffen werden. Das Gespräch selbst sollte mit den aussagekräftigsten und anschaulichsten Argumenten gestartet werden, wesentliche Argumente und Inhalte sollten während des Meetings stets zur Hand sein. Bei größeren Projekten ist es zudem von Vorteil, einen kurzen Management Summary vorzubereiten, welcher an den Vorgesetzten übergeben werden kann. Wie das geht finden Sie hier.
6. Im Einzelfall Gegenargumente selbst anbringen
Gibt es einige Gegenargumente, die sofort auffallen? Welcher Typ ist Ihr Vorgesetzter und welche Gegenargumente könnte er anbringen? Nachdem die Gegenargumente während der Gesprächsvorbereitung gesammelt wurden, sollte analysiert werden, ob es Sinn macht, einige im Gesprächsverlauf von selbst anzusprechen und zu entkräften. Denn so zeigen Sie, dass Ihr Konzept wohlüberlegt ist und Hand und Fuß hat.
Liegt ein Ok vor, kann es an die Arbeit gehen. Eine Checkliste für PM-Neulinge haben wir an dieser Stelle zusammengestellt und Tipps zur Durchführung eines Projektes hier. Wir wünschen viel Erfolg!
Welche Tipps haben Ihnen besonders geholfen, die Durchführung eines Projektes durchzusetzen? Teilen Sie Ihre Erfahrung!