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Projektmanagement in der Corona-Krise Teil 4: Projektteams wieder zusammenführen

Mann mit Maske
Während der Corona-Zeit arbeiten viele Projektmanager und Angestellte im Home-Office. Vernetztes Arbeiten ist über digitale Kommunikationswege möglich, ebenso vereinfacht eine Projektplansoftware wie A-Plan mit Multi-User-Funktion die Zusammenarbeit über alle räumlichen Distanzen hinweg. Doch mit den ersten Lockerungen kommt für viele Unternehmen der Punkt, an dem sie ihr Projektteams wieder im Büro zusammenführen möchten. Wie ist dabei strategisch Schritt für Schritt vorzugehen? Welche Fragen und Aufgaben sind im Vorfeld anzugehen?

Welche Mitarbeiter sind verfügbar?

Auch wenn Arbeiten im Büro wieder möglich ist, wird nicht jeder Kollege einen regulären Arbeitstag antreten können. Kollegen mit Kindern dürften die Corona-Einschränkungen noch über Monate hinweg begleiten. Kitas und Grundschulen öffnen zuletzt, an allen Schulen wird für geraume Zeit nur tageweise unterrichtet. Von einer Ganztagesbetreuung von Montag bis Freitag sind wir also noch ein ganzes Stück entfernt. Mitarbeiter mit Kindern werden daher voraussichtlich nur eingeschränkt in Ihrem Unternehmen erscheinen können. Angestellte mit Vorerkrankungen oder in betagterem Alter eventuell sogar gar nicht, denn sie tragen ein besonders hohes Risiko im Falle einer Ansteckung. Bei der Zusammenführung von Projektteams sollten Sie also zunächst beachten, welcher Mitarbeiter verfügbar ist und in welchen Zeiträumen.

Zeitpläne neu festlegen

Meetings, Abnahmen, Kundentermine oder sonstige Tätigkeiten mit gewünschter Anwesenheit vor Ort, sollten Sie so terminieren, dass sie zum Beispiel vormittags stattfinden, wenn die Kinderbetreuung noch weitestgehend gesichert ist. Auch gilt es Lösungen zu finden für Teams, die weiterhin teils im Homeoffice und teils im Büro arbeiten. Eine Projektplansoftware wie A-Plan unterstützt die projektübergreifende Zusammenarbeit und bietet Ihnen übersichtliche Funktionen wie Zeiterfassung und Kapazitätsauslastungen. Vergessen Sie nicht, angesichts der unübersichtlichen Gesamtlage genügend Pufferzeiten einzuplanen.

Ressourcen richtig einteilen

Ebenso sollten Sie bei der Projektplanung beachten, wie hoch das zur Verfügung stehende Arbeitspotenzial der einzelnen Mitarbeiter ist. Für aufwändige Projekte mit hohem Arbeitsvolumen und großem Termindruck macht es mehr Sinn, Mitarbeiter mit 100 prozentiger Verfügbarkeit einzusetzen, statt mehrerer Mitarbeiter mit nur 50-prozentigen Anwesenheit. Achten Sie darauf, dass wichtige Schlüsselpositionen personell gut abgedeckt sind. Dazu gehören zum Beispiel Berufe in der Forschungs- und Entwicklungsabteilung, die in Laboren oder an Messgeräten vor Ort tätig sind und deren Aufgaben nicht im Homeoffice abgewickelt werden können. Sind diese Positionen unterbesetzt, kann die ganze Produktentwicklung ins Stocken geraten.

Hygienemaßnahmen vor Ort umsetzen

Damit die Mitarbeiter eines Unternehmens überhaupt erst wieder an ihren Arbeitsplatz zurückkehren können, sind diverse Schutznahmen zu beachten. Diese können Unternehmen je nach Größe, Räumlichkeit oder Mitarbeiteranzahl vor große Herausforderungen stellen. Zudem ändern sich die Auflagen ständig. Es macht es vor allem in größeren Unternehmen Sinn, einen speziellen Hygienebeauftragten einzusetzen. Dieser ist für die Planung und Umsetzung der Hygienevorschriften zuständig. Gut geeignet für diese Funktion sind Mitarbeiter aus dem Bereich Human Ressources und Gesundheitsmanagement.

Mitarbeiter motivieren statt verunsichern

Überlegen Sie, wie Sie Ihren Kollegen den Wiedereinstieg in den Büroalltag erleichtern können. Dazu gehört zum Beispiel, dass Sie Mitarbeitern kostenfrei Schutzkleidung wie Mund-Nase-Maske oder Einweghandschuhe zur Verfügung stellen könnten. Versuchen Sie trotz Sicherheitsabständen oder Trennwänden eine Atmosphäre zu schaffen, die keine Bedrohung ausstrahlt. Loben Sie die Kollegen häufiger als sonst für ihren Einsatz, eine Kudo-Box und ähnliche Methoden haben sich hierfür bewährt. Pflegen Sie verbindende Gemeinschaftsrituale wie ein morgendliches Get-Together, damit Ihre Kollegen nach wochenlanger Isolation wieder Teamgeist aufbauen können. Finden Sie gemeinschaftliche Lösungen aus der Krise mittels Kreativmethoden wie Mind Maps. Obstkörbe und andere Aufmerksamkeiten verdeutlichen, dass dem Unternehmen die Gesundheit der Angestellten wichtig ist. Das schafft Vertrauen.

Wie planen Sie Ihr Team wieder zusammenführen? Welche Maßnahmen hat Ihr Unternehmen geplant, um den Einstieg in den Büroalltag wieder zu erleichtern? Wir sind gespannt auf Ihr Feedback.

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