Der Corona-Virus beeinflusst praktisch alle Branchen. Die Auswirkungen auf die Wirtschaft sind mannigfaltig: Budgetkürzungen, geschlossene Geschäfte, Verzögerungen in der Lieferkette, Kurzarbeit und vieles mehr beeinflussen weiterhin die tägliche Arbeit der Projektmanager. Viele Unternehmen haben mit massiven Umsatzeinbußen zu kämpfen und werden Ihre Budgets kürzen.
Es gilt, Ruhe zu bewahren und strategisch und effizient an die neue Planung heranzugehen. Mit den richtigen Tools und Methoden bewahren Sie auch während dieser turbulenten Zeit den Überblick.
Kompromisse und Lösungen finden
Eine Budgetkürzung bedeutet nicht automatisch das Ende des Projekts! Diesen wichtigen Unterschied sollten Sie sich stets vor Augen halten. Eine ruhige, sachliche Interaktion zwischen Ihrem Chef oder dem externen Kunden/Auftraggeber bilden die Basis für alle weiteren Planungen. Zeigen Sie auf, inwieweit sich eine Budgetkürzung auf das Projekt auswirkt. Was Sie noch zu leisten imstande sind und was nicht. Nehmen Sie dabei unterschiedliche Perspektiven ein, wägen Sie das Für und Wider ab. Ganz wichtig: Zeigen Sie neue Perspektiven und Kompromisse auf! Sie können zum Beispiel die Laufzeit eines Projektes verlängern. Viele Unternehmen warten noch auf die Bewilligung staatlicher Zuschüsse oder auf politische Weichenstellungen. In wenigen Wochen kann die Sachlage eine ganz andere sein. Demgegenüber können Sie auch vorschlagen, den Projektumfang einzuschränken. Mit beiden Methoden können Sie das Projekt trotz Kürzung noch erfolgreich abschließen.
Agiles Projektmanagement anwenden
Agiles Projektmanagement und seine dazugehörigen Methoden helfen dabei, effizienter auf außerplanmäßige Marktbedingungen zu reagieren – wie sie seit Corona überall der Fall sind. Agile Methoden setzen vermehrt auf Eigenverantwortung, Selbstoptimierung, Zusammenarbeit, Transparenz und Lernen. Statt einem konservativen Führungsstil von oben, erhalten Mitarbeiter mehr Befugnisse, die sie dazu ermächtigen, selbstständig zu handeln, ohne zuerst zahlreiche Meetings abzuhalten oder das „Go“ von verschiedenen Stellen einzuholen. In Zeiten, in denen die Wirtschaft „auf Sichtweite“ fährt und Beschlüsse im 14-tägigen Rhythmus fallen, werden Sie mit dieser Methode flexibler agieren können.
Neue Strategien entwickeln mithilfe der Context Map
Besonders hilfreich ist nun das Erstellen einer Context Map. Denn sie umfasst den Makro- und den Mikrokosmos eines Projektes. Eine Context Map bezieht Faktoren wie die Entwicklung auf dem Weltmarkt, das Image des Unternehmens und veränderte Kundenbedürfnisse mit ein. Beispiele: Manche Unternehmen haben durch soziale Kampagnen oder die Umstellung auf systemrelevante Produkte einen hohen Beliebtheitswert in der Bevölkerung erlangt. Manche Produkte werden in der Krise kaum noch nachgefragt, andere dafür umso mehr. Manche Projekte sind stärker von Lieferverzögerungen und Grenzschließungen betroffen als andere. Und manche Branchen haben komplett auf Online-Dienstleistungen umgestellt. Machen Sie sich dies zunutze! Eine Context Map hilft Ihnen dabei, neue Strategien zu entwickeln, um Projekte auf Umwegen zum Ziel zu führen.
Alles Schritt für Schritt
In Zeiten stetiger Veränderung sollten Sie ebenfalls auf Sichtweise fahren und Ihre Projekte möglichst in Teilschritte gliedern. So fällt es Ihnen leichter, Auswirkungen und Abhängigkeiten zueinander in Bezug zu setzen. Damit Sie rechtzeitig an den richtigen Stellschrauben drehen können. Ein Projektstrukturplanund das Gantt-Chart helfen Ihnen ebenso dabei wie klassische Methoden aus dem Projektmanagement.
Zudem: Die richtige Projektplansoftware, die alles übersichtlich zusammenführt
Keine Frage: Projektmanager müssen derzeit viele Dinge gleichzeitig im Blick behalten. Deshalb sollten Sie nun auf eine Software setzen, die Ihnen dabei möglichst viel Arbeit abnimmt. A-Planerleichtert Ihnen die Planungen durch Multi-Projektsteuerungen und Multi-User-Funktion. Letzteres stellt vor allem in Bezug auf Homeofficeeine große Erleichterung zur reibungslosen Zusammenarbeit dar. Entscheidend bei A-Plan ist, dass die intelligente Software Ihnen nicht nur anzeigt, wie sich Veränderungen auf den Projektprozess auswirken, sondern Ihnen damit auch gleichzeitig Lösungen anbietet. Ein zentrales Element ist hierbei die Ampelsteuerung. Indem Sie einzelne Parameter wie Ressourcen, Kosten oder Deadlines verschieben, zeigt Ihnen das System an, ob das Projekt dadurch wieder in den „grünen Bereich“ rutscht und Sie es erfolgreich zum Abschluss bringen können.
Konnten wir Ihnen mit diesen Tipps weiterhelfen? Dann lesen Sie auch die übrigen Blog Beiträge unserer Spezialreihe „Projektmanagement in der Corona-Krise“, mit denen wir Sie sicher durch die Krise führen wollen.
Haben Sie bereits Budgetkürzungen hinnehmen müssen? Wie haben Sie darauf reagiert? Welche Lösungen haben Sie dafür gefunden, um Ihr Projekt dennoch erfolgreich abschließen zu können? Wir freuen uns auf Ihr Feedback.