Projektmanagement in der Corona-Krise Teil 1: Effektiv arbeiten im Homeoffice

Durch die Corona-Krise stehen Projektmanager vor nie gekannte Herausforderungen. Die meisten arbeiten zwangsweise aus dem Homeoffice heraus, um die Verbreitung der Pandemie einzudämmen. Dabei gilt es, sich neue Strukturen, Räume und Abläufe zu schaffen, damit das Daily Business im eigenen Zuhause ebenso erfolgreich weiterlaufen kann. Wir haben für Sie wichtige Tipps zusammengestellt.

Richten Sie sich Ihren Arbeitsplatz ein

Wer nicht bereits im Homeoffice gearbeitet hat, muss sich erst einmal einen Arbeitsplatz schaffen, und zwar einen richtigen Arbeitsplatz. Sich mit dem Laptop aufs Wohnzimmersofa zu lümmeln, setzt die falschen Signale. Es wird sich über kurz oder lang negativ auf Motivation und Effizienz auswirken. Achten Sie auf eine bequeme, aufrechte Sitzgelegenheit. Wichtig ist eine lesefreundliche Lichtquelle. Ideal ist ein Platz in der Nähe eines Fensters ohne direkte Sonneneinstrahlung mit ausreichend Frischluftzufuhr. Daneben sollten Sie alles, was Sie nun täglich zur Arbeit benötigen, griffbereit um Ihren Arbeitsplatz herum arrangieren, vom Drucker bis hin zur Papierablage und Bürobedarf.

Digitale Datenverbindungen knüpfen

Auch digital müssen Sie sich erstmal Ihren Homeoffice-Arbeitsplatz einrichten. Achten Sie darauf, dass Sie und Ihre beteiligten Mitarbeiter Zugang zu allen erforderlichen Plattformen, Clouds und Firmenservern haben. Speichern Sie wichtige Daten so ab, dass Sie von verschiedenen Plätzen aus darauf Zugriff haben. Ein Projektplan-Software wie A-Plan kann Ihnen diese Prozesse vereinfachen. A-Plan verfügt zum Beispiel über Multi-User-Funktionen und bündelt verschiedenste Prozesse zentral und übersichtlich in einer Software.

Digitale Kommunikationswege schaffen

Haben Sie alle wichtigen Kommunikationsprogramme für Video-Konferenzen auf Ihrem Rechner installiert? Können Sie diese Apps handhaben? Machen Sie sich mit diesen Programmen vertraut. Plus: Prüfen Sie, ob Ihr Datenvolumen und Ihre Internetanbindung den neuen Anforderungen – wenn plötzlich die ganze Familie via Homeoffice und Homeschooling gleichzeitig im Netz surft standhalten kann und „rüsten“ Sie gegebenenfalls Verträge und Datenvolumen nach. Damit Sie weiterhin schnell im Netz arbeiten können.

Abtrennung von beruflichem und privatem Raum

Insbesondere wenn mehrere Personen in Ihrem Haushalt leben, ist es wichtig, sich eine Ecke einzurichten, in der Sie ungestört arbeiten können, was von Mitbewohnern und Familienangehörigen akzeptiert werden sollte. Hier gilt es klare Regelungen zu vereinbaren. Zum Beispiel, wann Sie für Ihre Kinder ansprechbar sind und wann nicht. Erklären Sie Ihrem Nachwuchs die Sachlage in altersgerechten Worten. Arbeiten Sie mit „Bitte nicht stören“-Schildern oder dem „Ampelprinzip“. Belohnen Sie Ihre Kinder dafür, wenn Sie sich an die Regeln halten und widmen Sie sich in Ihrer Familienzeit ganz Ihren Lieben, ohne ständig „mal kurz noch E-Mails zu checken“.

Präsenszeiten festlegen

Präsenzzeiten sind wichtig, damit Sie für andere erreichbar bleiben. Sowohl für Kunden, als auch für Mitarbeiter. Zum Beispiel um virtuelle Meetings abhalten zu können. Legen Sie mit Ihrem Team entsprechende Zeitfenster fest. Zudem sollten Sie beachten, dass bei Ihren Kunden oder Zulieferern durch Kurzarbeit oder veränderte Öffnungszeiten nicht jeder Mitarbeiter wie gewohnt zu erreichen ist. Notieren Sie sich gegebenenfalls diese neuen Zeitfenster.

Tägliche Routine erarbeiten

Auch wenn es verlockend erscheint, den Tag nach eigenem Gusto zu planen und mal bis in die Puppen zu schlafen: Sorgen Sie für geregelte Arbeitszeiten. Wer länger liegen bleibt, läuft Gefahr, dass am Ende des Tages eben auch noch Arbeit liegen geblieben ist. Für ein effektives Zeitmanagement können Sie auch im Homeoffice auf bewährte Techniken wie die Pomodoro-, ALPEN- oder Ivy-Lee-Methode zurückgreifen. Arbeiten Sie mit To-Do-Listen, die Sie um den privaten Homeoffice-Bereich erweitern sollten. Notieren Sie zum Beispiel, wer wann die Kinderbetreuung übernimmt oder wann Hausarbeiten oder Einkäufe erledigt werden.

Eigenen Zeitplan einhalten

Halten Sie sich an Ihren täglichen Zeitplan, dazu gehören auch Pausen sowie ein geregelter Feierabend. Sonst besteht die Gefahr, dass Sie sich durch die fehlende räumliche Trennung zwischen Arbeit und Privatem überarbeiten. Das „nicht-abschalten-können“ funktioniert auch in die andere Richtung. Lassen Sie sich zum Beispiel nicht von Aufgaben ablenken, die direkt vor Ihrer Nase liegen wie Putzen oder Wäsche waschen. Dafür ist vor oder nach der Arbeit Zeit, aber nicht mittendrin. Arbeiten Sie mit To-Do-Listen, in denen Sie diese Tätigkeiten feste Zeiten zuweisen. Übertreiben Sie es nicht mit Multi-Tasking: Hausarbeit oder Homeschooling parallel zum eigenen Homeoffice zu erledigen, wird nicht lange gut gehen. Gönnen Sie sich etwas mehr Laissez-faire. Niemand erwartet von Ihnen in Krisenzeiten Perfektion in allen Bereichen.

Störfaktoren und Ablenkungen ausblenden

Zeiträuber lauern im Büro und im Zuhause. In den eigenen vier Wänden bedarf es allerdings mehr Disziplin, diese zu erkennen und auszublenden. Am verlockendsten sind die Neuen und Sozialen Medien, in denen wir nun ohnehin häufiger unterwegs sind, um mit Familie oder Freunden in Kontakt zu bleiben. Mal eben bei einer Facebook-Fotochallenge mitmachen oder gar als kleines „Päuschen“ eine Folge der Lieblings-Netflix-Serie zu streamen, sind während der Arbeitszeit tabu. Denn: Es kann bis zu 25 Minuten dauern, bis man nach einer Unterbrechung wieder so konzentriert bei der Sache ist, wie zuvor.

Work-Life-Balance halten

Ihr Immunsystem zu stärken und sich körperlich fit zu halten, ist nicht nur im Hinblick auf Corona ein absolutes Muss. Mit einfachen Methoden können Sie trotz Quarantäne-Einschränkungen körperlich und mental leistungsfähig bleiben.

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Erfolg und Motivation in Ihrem Homeoffice! Unser Team von braintool.com begleitet Sie zuverlässig durch diese schwierige Zeit.

Welche Tipps haben Sie für die Arbeit im Homeoffice? Mit welchen Herausforderungen hatten Sie zu kämpfen? Worin sehen Sie Vor- und Nachteile? Teilen Sie Ihre Erfahrungen mit anderen Lesern!