Praxistipps für Projektmanager

Die TOP 5 Zeitverschwender im Büroalltag

Zeitverschwender im Büroalltag - braintool software - ProjektmanagementAcht Stunden pro Tag produktiv und leistungsfähig sein, möglichst alle Aufgaben termingerecht erledigen, jede Minute effizient nutzen – das Wunschbild vieler Arbeitgeber bleibt im Büroalltag reine Utopie. Ein Grund sind Zeitfresser, die uns täglich bei der Arbeit begegnen, so auch im Projektmanagement.

TOP 1: Meetings

Klingt absurd, denn schließlich sind sie ein wichtiger Bestandteil des Büroalltages. Dies gilt allerdings nur für Meetings, die wirklich notwendig und gut koordiniert sind und zu konkreten Ergebnissen führen. Oftmals werden zu viele Meetings anberaumt, Meetings nicht genügend vor- oder nachbereitet, die falschen Personen eingeladen oder die Zusammenkünfte sind nicht zielführend. Sind Meetings nur dazu da, alle Beteiligte auf den aktuellsten Stand zu bringen, sind Rundmails und Informations-Plattformen die bessere Alternative. Ein Meeting sollte zum Beispiel dazu da sein, neue Lösungsansätze zu finden, die Aufgabenverteilung zu besprechen sowie kreative Ideen hervorzubringen. Projektmanager können hierzu die passende Atmosphäre schaffen, die Moderation übernehmen und darauf achten, dass der veranschlagte Zeitrahmen eingehalten wird. Dazu haben wir Tipps, wie Sie ein Meeting richtig vorbereiten.

TOP 2: Dokumente suchen und verwalten

Was früher abwertend als Papierkram bezeichnet wurde, verbraucht auch heute jede Menge Zeit. Zwar werden Aktenstapel zunehmend durch digitale Dateien ersetzt, was den Prozess aber nicht unbedingt vereinfacht. Zum Beispiel, wenn Kollegen nicht auf benötigte Dateien zugreifen können. Bei einer Umfrage des Marktforschungsinstituts innofact sahen 46 Prozent der 1000 befragten Bürofachkräfte die Archivierung und Wiederverwendung von Dokumenten als lästigsten Zeiträuber an. Ulrich Isermeyer von Adobe Systems bezifferte die dadurch entstehenden Kosten pro Mitarbeiter auf 14.492 Euro pro Jahr. Desorganisation und veraltete Technologien gelten als Hauptgrund für dieses Manko. Eine schriftliche Projektdokumentation ist jedoch wichtig, zum Beispiel auch aus rechtlichen Gründen und um verifizierbare Ergebnisse jederzeit abrufen zu können.
Unser Tipp: Erfahren Sie, warum eine Projektdokumentation so wichtig ist und wie Ihnen einen PM-Software dabei helfen kann.

TOP 3: Soziale Medien und Internet

Ein bisschen Cat-Content zu Erheiterung, die Urlaubsfotos des Nachbarn anklicken und nachsehen, ob das Angebot auf Ebay noch online ist – gar nicht so schlimm, oder? Falsch. Der Produktionsausfall für ein Unternehmer kann durch ständiges Surfen erheblich sein. Generelle Verbote umzusetzen, ist jedoch eine Herausforderung, da Mitarbeiter ebenfalls über ihr Smartphone Zugang zum Internet haben. Klare Regeln, eine offene, vertrauensvolle Unternehmenskultur sowie ein gutes Betriebsklima führen hier zu besseren Resultaten.

TOP 4: Socialising

Die Kollegin hat zum Geburtstag Kuchen mitgebracht? Ein kleines Schwätzchen in Küche oder Raucherecke? All dies gehört zum Büroalltag hinzu und ist sogar wichtig. Soziale Interaktionen können dazu beitragen, den Teamzusammenhalt zu stärken, was sich wiederum positiv auf die Produktivität im Büro auswirkt. Socialising ist kein Problem, solange sich all dies in einem zeitlichen vertretbaren Rahmen bewegt.

TOP 5: Technische Probleme

Papierstau im Drucker, eine abgebrochene Internetverbindung, veraltete Netzwerkgeräte, die nicht mehr kompatibel sind, die Installation eines neuen Tools, das nicht so richtig funktionieren will – technische Problem treten zwar nicht ständig auf, können aber sehr viel Zeit in Anspruch nehmen, da die Betroffenen meist nicht in der Lage sind, das Problem eigenständig zu lösen. Hier ist oftmals die Hilfe eines Netzwerkspezialisten oder des Internet-Anbieters erforderlich – schon findet man sich in telefonischen Warteschleifen wieder. Damit solche Probleme nicht zum Dauerzustand werden, tun Unternehmen gut daran, in neues, hochwertiges Equipment zu investieren. Wer hier spart, spart am falschen Fleck.

Generell gilt: Es ist niemandem möglich, acht Stunden lang nonstop und hochkonzentriert bei der Sache zu bleiben. Kleine Pausen sind wichtig, um die körperliche und mentale Leistungsfähigkeit aufrecht zu erhalten. Es kann sinnvoll sein, sich öfter mal die Beine zu vertreten, um den Kreislauf in Schwung zu bringen. Weitere Tipps für ein gesünderes Arbeitsleben erhalten Sie hier.

Welche Zeiträuber machen Ihnen sonst noch zu schaffen? Haben Sie weitere Tipps für uns, die den Arbeitsalltag erleichtern können? Wir freuen uns über Ratschläge und Erfahrungen im Kommentarbereich!

2 Kommentare

  • Lieber Herr Jung,
    ineffizientes Schreiben ist auch ein Zeitfresser. Gerade weil vielen das Handwerkszeug fehlt, um zügig gute Texte zu verfassen, kann TOP3 als Ablenker besonders gut greifen – Stichwort Aufschieberitis. Wir haben in unserem Blog darüber geschrieben, wo mangelnde Schreibkompetenz Zeit verschwendet und jede Menge Kosten verursacht. Das wird noch viel zu wenig beachtet, denn: „Schreiben kann doch jeder!“
    Beste Grüße
    Franziska Nauck

    • Steffen Jung sagt:

      Liebe Frau Nauck, vielen Dank für Ihren Kommentar. Ich denke das Schreiben insgesamt häufig unterschätzt wird. Doch vor dem effizienten Schreiben steht für mich das Schreiben von guten Texten. Das ist häufig schon Anspruch genug, wie ich selbst aus eigener Erfahrung sagen darf. Vielen Dank für Ihre weiterführende Information. Beste Grüße, Steffen Jung

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