Erfahrene Projektmanager wissen es längst: eine Projektmanagement Software ist obligatorisch, um die tägliche Arbeit professionell und effizient zu erledigen. Doch warum ist das so? Welche Vorteile bietet sie? Welche Funktionen sind nützlich? Letztendlich: Woran erkennen Sie, ob eine PM Software hält, was sie verspricht? Wir haben für Sie die acht wichtigsten Gründe aufgelistet.
1. Eine PM Software spart Zeit
Im schnelllebigen Projektmanagement ist Zeit die wichtigste Ressource überhaupt. Sowohl was die eigene Arbeitszeit anbelangt, als auch die Ressourceneinteilung der Mitarbeiter und Produktionsschritte. Eine PM Software wie A-Plan unterstützt Sie auf vielfältige Weise. Zeiterfassung, Soll-Ist-Vergleich, Ressourcenplanung, Ampelfunktion mit dem Aufzeigen kritischer Deadlines, Prognosen, Multi-Projektsteuerung und viele weitere nützliche Funktionen sorgen dafür, dass Projektmanager auch in stressigen Zeiten nicht den Überblick verlieren. Die wohl größte Zeitersparnis liegt in der Zentralisierung der Vorgänge. In nur einer Datenbank erhalten Sie Zugriff auf alle Ressourcen und Projekte. Dadurch behalten Sie den Überblick und können schnell eingreifen, handeln und aktualisieren. Zahlreiche Vorgänge verlaufen zudem periodisch und automatisch.
2. Eine PM Software spart Geld
Wer Zeit spart, spart auch Geld. Geplatzte Deadlines oder Projekte, die kosten technisch extrem negativ zu Buche schlagen, können mit einer PM Software effizient ausgesteuert und vermieden werden. Die Bedienung ist denkbar einfach. Sie erfolgt größtenteils intuitiv durch eine Multifunktionsleiste. Einen guten Anbieter wie Braintool erkennen Sie neben der effizienten Software an seinem technischen Support, kostenlosen Video-Tutorials und der Bereitstellung von Online-Webinaren, die sich flexibel in den Arbeitsalltag integrieren lassen.
3. Eine PM Software verschafft mehr Überblick über Teilschritte
In der Realität verläuft selten alles nach Plan. Mitarbeiter können krank werden, Lieferanten haben Engpässe, Produkte halten der Qualitätskontrolle nicht stand. Doch wie wirkt sich eine Veränderung auf die folgenden Arbeitsschritte aus? Welche Parameter sind voneinander abhängig? Ein Projektstrukturplan verschafft Ihnen einen Überblick über die einzelnen Teilschritte. Eine PM Software hilft Ihnen dabei, diesen im Alltag umzusetzen. Und den sich ständig verändernden Rahmenbedingungen anzupassen.
4. Eine PM Software zeigt Probleme und Lösungen an
Ein gutes Beispiel hierfür ist die Ampelsteuerung mit A-Plan. Bei einzelnen Teilschritten wird Ihnen jeweils ein grünes Licht angezeigt, wenn alles nach Plan läuft oder eine gelbe beziehungsweise rote Ampel angezeigt, wenn etwas im Argen liegt. Die Spalte Status klärt darüber auf, wo das Problem liegt. Je nach Problematik können Sie nun zum Beispiel die Zielvorgaben anpassen oder die Personalressourcen umplanen. Das Ampelsystem zeigt Ihnen an, was erforderlich ist, um wieder „grünes Licht“ zu erhalten.
5. Eine PM Software erleichtert das Teamwork
Eine PM Software verfügt in der Regel über eine Multi-User-Funktion. Das heißt, dass mehrere am Projekt beteiligten Mitarbeiter auf gemeinsame Dokumente zugreifen und neue Daten hochladen können. So wird das Team stets auf dem neuesten Wissensstand gehalten. Die Kommunikation bleibt kontinuierlich im Fluss. Sie können die Berechtigungen für Mitarbeiter individuell anpassen. Diese sehen in einer personalisierten Ansicht nur die Parameter, die für die Ausübung ihrer Tätigkeit von Belang sind. Soll heißen: Kein Durchforsten unnötiger, unübersichtlicher Datenberge mehr.
6. Eine PM Software lässt sich mit anderen Programmen koppeln
Hier trennt sich die Spreu vom Weizen: Eine intelligent vernetzte Software wie A-Plan lässt sich ganz einfach mit MS Projekt, Mind Manager, Excel und vielen weiteren Programmen synchronisieren. Auch das Ausdrucken ist kinderleicht: Ob Reports als Excel-Tabelle, Logos, Schriftzüge, Kalender, Tabellen, Grafiken und individuelle Formatvorlagen – mit A-Plan als solider Basis können Sie Arbeitsschritte aus unterschiedlichen Programmen in nur wenigen Handgriffen zentral erledigen. Das erspart Ihnen nervenaufreibende Kompatibilitätsprobleme beim Abspeichern oder Drucken.
7. Eine PM Software schafft Sicherheit
Neben all den praktischen Vorteilen, wollen wir auch die psychologische Komponente nicht außer Acht lassen. Wer weiß, dass er ein starkes Tool zur Hand hat, welches viele Vorgänge automatisch, periodisch und flexibel regeln kann und auf das auf Wunsch auch andere zugreifen können – zum Beispiel im Falle einer Abwesenheit oder eines Urlaubes – kann seiner Tätigkeit entspannt und sicher nachgehen. Dies schafft beste Voraussetzungen für eine ausgeglichene Work-Life-Balance.
8. Eine PM Software macht Ihr Unternehmen fit für die Zukunft
In unserer heutigen digitalisierten Welt kann nur das Unternehmen langfristig erfolgreich sein, dass sich technisch auf dem neuesten Stand hält. Durch die zunehmende Globalisierung und Flexibilisierung der Arbeitsvorgänge, seien es internationale Geschäftspartner oder Mitarbeiter, die via Homeoffice arbeiten, brauchen Sie intelligente, vernetzte und automatisierte Softwarelösungen, die sich auf all diese Veränderungen einstellen können.
Welche weiteren Vorteile sehen Sie in einer PM-Software wie A-Plan? Wie lange arbeiten Sie schon mit einer Projektplanungssoftware und welche Erfahrungen haben Sie damit gemacht? Welche Funktionen sind Ihnen besonders wichtig? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!