Das Wichtige vom weniger Wichtigen zu unterscheiden, ist eine der größten Aufgaben im Multiprojektmanagement. Dabei haben Projektmanager im Alltag verschiedenste Parameter gegeneinander abzuwägen. Eine Methode, die hierbei mehr Klarheit schaffen kann, ist die ABC-Analyse. Mit welchen Kunden hat mein Unternehmen am meisten verdient? Welche Projekte haben besonders viel zum Gesamtgewinn beigetragen? Welchen Projekten sollte ich besondere Aufmerksamkeit widmen, um die angestrebten Unternehmensziele zu erreichen? Fragen wie diese können Projektmanager mithilfe der ABC-Analyse beantworten. Diese wird angewandt, um Priorisierungen zu setzen, indem verschiedene Rentabilitätsparameter zueinander in Bezug gesetzt werden, zum Beispiel Kosten und Umsatz, Kunden und Ertrag, Projekte und Zeitaufwand.
Den Fokus auf die gewinnbringendsten Projekte legen
Das Ziel der ABC-Analyse ist es, solche Projekte zu priorisieren, die bei relativ niedrigem Einsatz von Ressourcen den größtmöglichen Gewinn erzielen. Dies hilft dem Projektmanager anschließend bei der Zuteilung von Arbeitskräften oder der Erstellung von Zeitplänen. Die ABC-Methode ist eine Weiterführung des Pareto-Prinzips. Bereits Ende des 19. Jahrhunderts erkannte der Wirtschaftswissenschaftler Vilfredo Pareto, dass in Italien 80 Prozent des Vermögens in der Hand von 20 Prozent der Bevölkerung lagen. Den Banken empfahl er daher, sich auf diese Kundengruppe zu fokussieren. Daraus leitete er die 80:20-Regel ab, die besagt, dass mit nur 20-prozentigem Aufwand bereits 80 Prozent des Gewinns erzielt werden können.
Die ABC-Analyse verfeinert diesen Gedanken. Hier werden die Projekte in drei Kategorien eingeteilt. In die A-Kategorie wandern diejenigen Parameter oder Projekte, die am meisten zum Gelingen des definierten Ziels beitragen. In die C-Kategorie kommen die Projekte, die am wenigsten dazu beitragen.
So funktioniert die ABC-Methode
In einer Tabelle beziehungsweise in einem Tabellenkalkulationsprogramm wie Excel werden die Projekte der Bewertungsgröße, zum Beispiel der Kosten oder des Aufwandes entsprechend aufgelistet.
Das folgende Beispiel des Multiprojektmanagements erläutert dieses Vorgehen: Hier geht es um die Bewertung der Projekte anhand ihres Aufwandes.
- Schritt 1: Multiplizieren Sie pro Projekt den Zeitaufwand in Stunden mit den Kosten pro Stunde.
- Schritt 2: Die Projekte werden nun anhand dieses Ergebnisses in absteigender Reihenfolge angeordnet.
- Schritt 3: Bilden Sie nun durch Addition die Gesamtsumme aus allen Projekten.
- Schritt 4: Anhand dieser Gesamtsumme wird nun der prozentuale Anteil eines jeden Projektes heruntergerechnet.
- Schritt 5: Nun werden diese Prozentsätze von oben nach unten kumuliert, beziehungsweise aufsummiert, so dass die Summe am Ende wieder 100% ergibt.
Anhand der kumulierten Aufwandsanteile lässt sich nun eine Klassifizierung in A, B oder C durchführen. Projekte mit niedrigem Prozentanteil (wenig Aufwand) wandern in die A-Kategorie, die mit dem höchsten Aufwand in die C-Kategorie.
Projekte mit A-Kategorie werden in diesem Beispiel nun bevorzugt behandelt, zum Beispiel in punkto Marketing-Maßnahmen oder Kundenkontakt, weil hier mit relativ wenig Aufwand am meisten Gewinn erzielt werden kann. Möglich wäre es auch, eine solche Klassifizierung anhand des voraussichtlichen Umsatzes durchzuführen.
Chancen und Grenzen dieses Verfahrens
Die ABC-Methode ist ein einfach anzuwendendes Tool. Der Vorteil ist, insbesondere beim Multiprojektmanagement, dass der Fokus hier lediglich auf zwei Bereichen und einer Endsumme ruht, was die Entscheidungsfindung bei komplexen Vorgängen erleichtern kann.
Die Gefahr bei der ABC-Methode besteht darin, Projekte der C-Klasse auf Dauer zu vernachlässigen. Auch darf nicht vergessen werden, dass diese Methode quantitative Größen bewertet, aber keine qualitativen Maßstäbe. Darüber hinaus macht die ABC-Methode nur dann Sinn, wenn sich die Projekte bezüglich des zu untersuchenden Parameters (Zeit, Kosten etc.) in nennenswertem Maße voneinander unterscheiden.
Haben Sie bereits Erfahrungen mit der ABC-Methode gemacht? Wo sehen Sie Chancen und Risiken? Für welche Bereiche ist diese Methode besonders gut geeignet? Teilen Sie uns Ihre Erfahrungen im Kommentarbereich mit!