Ein flüssiges Arbeiten im Büro wird oftmals von vielen Terminen, unerwarteten Aufgaben und Anrufen unterbrochen. Wenn zugleich unterschiedliche Projekte koordiniert und ausgeführt werden sollen, ist es oftmals eine Herausforderung, den Überblick zu behalten und eventuelle Fristen einzuhalten.
Besonders dann, wenn der Projektmanager neben der Organisation auch selbst Projektarbeiten übernimmt, sollte ein effektiv gestaltetes Zeitmanagement bestehen. Damit die tägliche Arbeit im Büro nicht zur Zerreißprobe wird, lesen Sie im Folgenden die drei Tipps zum effektiven Zeitmanagement im Büro.
1. Termine, Pufferzeiten und Arbeitsblöcke penibel genau planen
Ihr Kalender ist ein gutes Werkzeug, um Ihre Arbeiten effektiv zu koordinieren.
Bei anstehenden Terminen sollten Sie gegebenenfalls einen Vor- oder Nachlauf mit einplanen. Erfolgreiche Termine erfordern stets eine Vor- oder Nachbereitung. Daher sollten Zeiten für diese Tätigkeit im Kalender entsprechend geblockt werden.
Pufferzeiten helfen zudem, dass Termine nicht zu dicht beieinander liegen. Effektives Zeitmanagement verschafft Verschnaufpausen und sorgt dadurch für eine bessere Konzentration auf das jeweilig anstehende Ziel.
Wenn aufwendige Arbeiten anliegen, die eine hohe Konzentration erfordern, ist es ratsam, sich genügend Freiraum zu schaffen. Manchen Projektmanagern hilft es sogar, das Telefon in den "Nicht stören"-Modus zu versetzen oder an einen ruhigeren Arbeitsplatz zu wechseln. Um so mehr Konzentration möglich ist, desto schneller dürfte die anspruchsvolle Aufgabe erledigt sein.
2. Ziele setzen
Selbstverständlich sollten im Projektmanagement Sie alle anstehenden Arbeiten erfasst und für jedes Projekt klare Meilensteine gesetzt werden, die erreicht werden sollen. Können nach und nach die einzelnen Teilabschnitte des Projektes als erfolgreich abgeschlossen verbucht werden, gewinnen alle Beteiligten Personen in der Regel an Motivation.
Erreichte Meilensteine motivieren jedoch nicht nur, sie sorgen auch dafür, das gesamte Ziel nicht aus den Augen zu verlieren.
3. Prioritäten setzen
Die bereits erfassten Projekte und Arbeitsaufträge sollten stets priorisiert werden. Hierfür existieren verschiedene Methoden:
Die Salami-Taktik
Bei diesem Modell zerlegen wird das Ziel des Projektes in Teilziele zerlegt. Die aus den Teilzielen resultierenden Aufgaben werden jeweils mit einer Priorität versehen. Die Aufgaben werden dann nach und nach abgearbeitet.
Die A-B-C-D-Analyse
Alle anstehenden Aufgaben werden nach Prioritäten (A bis D) gruppiert. Die Aufgaben unter Punkt A tragen direkt zum Erreichen gesetzter Ziele bei und müssen mit Vorrang bearbeitet werden. Mit B versehenen Aufgaben sind zwar wichtig, müssen aber nicht sofort erledigt werden. C-Aufgaben dienen nicht primär Ihrem Ziel, sind aber dennoch wichtig, wie zum Beispiel die Bearbeitung von E-Mails oder Schreibarbeiten. Für diese Aufgaben muss neben dem Projekt Zeit geschaffen werden. Die D-Aufgaben sind für das Ziel unwichtig. Es sollte erwogen werden, diese zu verwerfen, oder - bei Wichtigkeit in anderem Zusammenhang - diese zu delegieren.
Die A-L-P-E-N-Methode
Das Modell der ALPEN-Methode arbeitet mit täglichen To-Do-Listen. In diese Listen werden die anfallenden Aufgaben (A), die Länge dieser Aufgaben (L), Pufferzeiten (P), Entscheidungsfragen (E) und für das Ende des Arbeitstages die Nachkontrollen (N) eingetragen. 60 % der täglichen Arbeitszeit sollen auf wichtige Aufgaben entfallen. Pausen und Rückzugsphasen zum konzentrierten Arbeiten werden mit einbezogen.
Welche Tipps und Methoden helfen Ihnen besonders, sich im täglichen Arbeitsalltag zu organisieren?