Wie heißt es so schön in Murphys Gesetz: „Alles, was schiefgehen kann, wird irgendwann schiefgehen.“ Doch keine Sorge – mit einer professionellen Risikoanalyse können Sie potenzielle Schwachstellen im Projekt frühzeitig erkennen und Gegenmaßnahmen einleiten. Eine strukturierte Risikoanalyse ist ein zentraler Bestandteil des Risikomanagements. Sie identifiziert mögliche Probleme, bewertet deren Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen und unterstützt Sie dabei, passende Lösungen zu entwickeln. Erfahren Sie, wie Sie Risiken effektiv managen und den Erfolg Ihres Projekts sichern können.
Die Risikoanalyse im Risikomanagement ist eine strukturierte Methode, um potenzielle Probleme frühzeitig zu identifizieren, deren Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkungen zu bewerten und geeignete Maßnahmen zur Risikominderung zu entwickeln. Dadurch wird Transparenz geschaffen, wie sich Risiken auf Zeit, Kosten und Qualität des Projekts auswirken können – ein entscheidender Erfolgsfaktor für jedes Projekt.
Was ist Risiko und wie hilft die Risikoanalyse?
Der Begriff „Risiko“ wird oft subjektiv empfunden – denken Sie an Extremsportler oder Glücksspieler. Im Projektmanagement hingegen ist eine Risikoanalyse gut strukturiert und objektiv. Sie basiert auf vorher definierten Kriterien und liefert reproduzierbare Ergebnisse, die allen Beteiligten die gleiche Entscheidungsgrundlage bieten.
Risiko = Schaden x Eintrittswahrscheinlichkeit
Dabei werden sowohl die Schadenshöhe als auch die Wahrscheinlichkeit des Eintritts betrachtet.
So gelingt die Risikoanalyse: 3 Schritte
Schritt 1: Risiko analysieren
Der erste Schritt der Risikoanalyse ist die Identifikation von potenziellen Risiken. Dabei wird zwischen externen Risiken (z. B. Umwelteinflüsse, gesetzliche Änderungen, Wettbewerber) und internen Risiken (z. B. Personalmangel, Planungsfehler, Fachkräftemangel) unterschieden.
Im agilen Projektmanagement wird dieser Prozess häufig in regelmäßige Retrospektiven oder Sprint-Reviews eingebunden. Diese kurzen Feedback-Zyklen fördern eine kontinuierliche Auseinandersetzung mit Risiken und ermöglichen es, potenzielle Hindernisse frühzeitig zu erkennen. So können Maßnahmen dynamisch geplant und Fehler schnell aus dem Weg geräumt werden, bevor sie die Projektziele gefährden.
Schritt 2: Risikowahrscheinlichkeit und Folgen berechnen
Im nächsten Schritt berechnen Sie die Eintrittswahrscheinlichkeit und die möglichen Folgen eines identifizierten Risikos. Wichtige Fragen hierbei sind:
- Wie wahrscheinlich ist der Eintritt des Risikos (gering, mittel, hoch)?
- Welche Auswirkungen hätte es auf die Zeit, Kosten und Qualität des Projekts?
- Geht es um finanzielle Schäden wie Umsatzeinbußen oder um schwer messbare, immaterielle Verluste wie einen Reputationsschaden?
Hilfreiche Methode:
Nutzen Sie eine Risikomatrix, um Risiken anschaulich zu bewerten. Tragen Sie auf der X-Achse die Eintrittswahrscheinlichkeit und auf der Y-Achse die Schadenshöhe ein – beide in Kategorien wie „gering“, „mittel“ oder „hoch“. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Risiken Priorität haben.
Schritt 3: Risiken minimieren und Gegenmaßnahmen einleiten
Sobald die Risiken bewertet wurden, können Sie geeignete Maßnahmen planen, um diese zu minimieren oder sogar zu eliminieren. Typische Strategien im Projektmanagement sind:
- Risikoverminderung: Mehr Personal einsetzen, Lieferanten wechseln oder Prozesse verbessern.
- Risikotransfer: Risiken auf Dritte übertragen, z. B. durch Versicherungen oder Vertragsklauseln.
- Risikotoleranz: Einige Risiken akzeptieren und regelmäßig überwachen.
Risikoanalyse richtig dokumentieren
Eine gut strukturierte Risikoanalyse umfasst nicht nur die Bewertung, sondern auch die Dokumentation aller Schritte. Folgende Punkte sollten enthalten sein:
- Projektname
- Verantwortliche Personen
- Status des Projekts
- Risikobeschreibung
- Eintrittswahrscheinlichkeit
- Erwarteter Schaden
- Geplante Maßnahmen
- Fortschrittsstatus
Noch mehr Hintergrundinformationen zum Thema Risikomanagement finden Sie in unserem Beitrag zur Risikomanagementplanung.
Setzen Sie Risikomanagement in Ihren Projekten ein? Welche Strategien funktionieren für Sie besonders gut? Teilen Sie Ihre Tipps und Erfahrungen direkt in den Kommentaren!