Wie heißt es so schön in Murphys Gesetz: „Alles was schiefgehen kann, wird irgendwann schief gehen.“ Doch keine Angst, Sie sind als Projektmanager den Unwägbarkeiten der Geschäftswelt keinesfalls hilflos ausgeliefert. Im Gegenteil: Mit einer professionellen Risikoanalyse können Sie Schwachstellen im Vorfeld erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen einleiten. Die Risikobewertung gibt an, wie sich einzelne Probleme auf die Zeit, die Qualität und die Kosten eines Projektes auswirken können. Sie schafft Transparenz darüber, wie wahrscheinlich es ist, dass dieses Risiko tatsächlich eintritt und welche Konsequenzen dies für die Firma, das Produkt oder die Mitarbeiter haben könnte. Es geht hierbei also vor allem um Wahrscheinlichkeiten.
Eine Frage der Definition: Was bedeutet „Risiko“ im Projektmanagement?
Der Begriff „Risiko“ erscheint oftmals stark vom subjektiven Empfinden des Einzelnen abhängig zu sein, man denke nur an Extremsportler oder Glücksspieler. Ganz anders verläuft die Risikobewertung im Projektmanagement. Diese ist gut strukturiert, nach objektiven und vorab definierten Kriterien ausgearbeitet. Sie liefert reproduzierbare Ergebnisse. Soll heißen: Anhand der Analyse sollte jeder zum gleichen, allgemeingültigen Schluss kommen. Rein mathematisch betrachtet definiert sich der Begriff Risiko hierbei wie folgt:
Risiko = Schaden x Eintrittswahrscheinlichkeit
Schritt 1: Risiko analysieren
Um welche Art von Risiko handelt es sich? Ist es ein externes Risiko (alle nicht vom Projektteam gesteuerten Risiken wie Umwelteinflüsse, Gesetze, Wettbewerber, drohende Insolvenz eines Kunden…) oder ein internes Risiko (z. B. Personalmangel, Planungsfehler, mangelndes Fachwissen).
Um Risiken überhaupt zu erkennen, ist es ratsam, alle am Projekt beteiligten Entscheidungsträger, Spezialisten oder externe Berater hinzuzuziehen, um verschiedene Sichtweisen einzubringen. Daneben gilt es Unterlagen wie Bau- und Kostenpläne, Marktanalysen, Gesetzesnormen usw. einzubeziehen.
Schritt 2: Risikowahrscheinlichkeit und Folgen berechnen
Ist der Eintritt eines Risikos eher gering, mittel, hoch oder sehr hoch? Was zeigt ein Blick in die Vergangenheit – sind derartige Probleme bereits vorgefallen? Wann könnte das Risiko eintreten? Unmittelbar oder erst in ein paar Jahren? Wie hoch ist der daraus resultierende Schaden? Handelt es sich um einen monetären Schaden, wie hoch ist dieser? Handelt es sich um einen Schaden in puncto Image, leidet die Glaubwürdigkeit des Unternehmens darunter? Verschiebt sich dadurch der weitere Entwicklungsprozess so sehr, dass daraus weitere Unabwägbarkeiten (z. B. wenn das Konkurrenzunternehmen ein vergleichbares Produkt zuerst auf den Markt bringt) entstehen?
Sie können dazu eine Risikomatrix heranziehen, ein einfaches Diagramm mit X- und Y-Achse. Stellen Sie auf den zwei Achsen die Wahrscheinlichkeit und den Schaden einander gegenüber, jeweils unterteilt in die Kategorien gering, mittel, hoch und sehr hoch. Wichtig sind hierbei vorab definierte Kriterien. Beispiel: Beträgt das Risiko einen finanziellen Schaden von 50.000 Euro, kann dies für ein kleineres Unternehmen fatal, für einen Großkonzern aber verkraftbar sein. Aus der Risikomatrix können Sie nun entsprechende „Schmerzensgrenzen“ herauslesen wie „Der Schaden darf XY Euro nicht übersteigen.“ „Das Projekt muss bis spätestens XY zum Abschluss gebracht werden.“
Schritt 3: Risiken minimieren und Gegenmaßnahmen einleiten
Sie können Maßnahmen ergreifen, um das Risiko zu minimieren oder ganz zu eliminieren, Sie können das Risiko auf Dritte übertragen (z. B. Versicherungen) oder es unter ständiger Überwachung einfach akzeptieren. Die Maßnahmen sind jeweils auf das Risiko zugeschnitten: Mehr Mitarbeiter einstellen, den Zulieferer wechseln, eine entsprechende Vertragsklausel einbauen… Nicht jede Maßnahme muss eingeleitet werden. Aber es ist immer ratsam, einen Plan B in der Hinterhand zu halten.
Ferner fließen in eine gut strukturierte Risikobewertung die verantwortlichen Ansprechpartner und der Status des Projektes mit ein. Erforderliche Informationsunterlagen sollten ebenfalls der Risikobewertung angehängt werden. Schritt für Schritt ausformuliert, können Sie sich an dieser To-Do-Liste abarbeiten:
- Projekt
- Verantwortlicher
- Status
- Risikobeschreibung
- Eintrittswahrscheinlichkeit
- erwartbarer Schaden
- Maßnahmen zur Risikobehebung
Noch mehr Hintergrundinformationen zum Thema Risikomanagement finden Sie in unserem Beitrag zur Risikomanagementplanung.
Ist das Risikomanagement ein wesentlicher Bestandteil Ihrer Arbeit? Welche Tipps haben Sie für uns auf Lager? Welche Probleme konnten Sie damit lösen? Wir freuen uns auf Ihre Erfahrungen!