Projektmanagement in der Corona-Krise Teil 5: Warum Projektmanager so gut geeignet sind, den Durchblick zu behalten

Die Corona-Pandemie hat weltweit zu massiven Einschränkungen im geschäftlichen, öffentlichen und privaten Bereich geführt. Dies kann Auswirkungen mit sich bringen, die Unternehmen überhaupt nicht auf dem Schirm hatten. Liefer- und Personalengpässe, eine Verschiebung von Angebot und Nachfrage, neue Kommunikationswege und Strukturen…. Die Liste ließe sich noch lange fortsetzen.

Die gute Nachricht: Als Projektmanager machen Sie sich durch Ihre Tätigkeit momentan zu einem der wichtigsten und unentbehrlichsten Mitarbeitern Ihres Unternehmens. Sie haben den Überblick über das vernetzte Geflecht aller Unternehmensprozesse und Projektschritte. Sie behalten sowohl das Große und Ganze, als auch die Summe aller Einzelteile im Blick. Sie erkennen die Ursache und Wirkung einzelner Arbeitsschritte und wissen, wie sich Veränderungen auf nachfolgende Bereiche auswirken. Ebenso ist Ihnen bekannt, wie Sie kritische Punkte korrigieren können, damit das Ergebnis wieder stimmig ist. Projektmanager sind die Schnittstelle zwischen Unternehmensführung und Mitarbeitern, Lieferanten und Kunden, zwischen Entwicklung, Produktion, Vertrieb und Marketing.

Projektstrukturplan: Schritt für Schritt ans Ziel

Wenn das Große und Ganze kaum planbar ist, brechen Sie es auf planbare Teilschritte herunter. Herzstück ist hierbei der Projektstrukturplan, der Prozesse in einzelne Zwischenschritte untergliedert. Abhängigkeiten und Abweichungen, aber auch Lösungen, um das Projekt wieder „auf Kurs zu bringen“, lassen sich hiervon übersichtlich ableiten. Hier kann es hilfreich sein auf Prozesse zu setzen, die unmittelbaren, sofortigen Nutzen bringen, um wirtschaftlich „auf Sicht“ zu fahren.

Vom Makro- zum Mikrokosmos – alles im Griff dank der Context Map

Das Erstellen einer Context Map ist die zweite Geheimwaffe von Projektmanagern, um den Überblick in der chaotischen Corona-Zeit zu bewahren. Grund: Ausgehend von der „Black Box“, sprich dem eigentlichen Projekt, werden hier alle relevanten Faktoren wie Geschehnisse auf dem Weltmarkt, Marktprognosen, Kundenwünsche, Lieferantenangebote, Trends, Konkurrenzunternehmen und vieles mehr mit einbezogen. Damit können Sie auch „weichere“ Faktoren wie sich verschiebende Prioritäten im Konsumverhalten mit einkalkulieren. Zum Beispiel Produkte, die während der Krise stärker nachgefragt werden oder an Bedeutung verlieren. Tipp: Arbeiten Sie nach dem Prinzip des „Pilot of the Plane“. So behalten Sie das Ruder in der Hand. Stecken Sie Ihre Energien in Themen, die Sie beeinflussen können und nicht in Punkte, die außerhalb Ihres Einflussbereiches liegen.

Budgets im Blick behalten

Ganz wichtig ist es, Ihre Projekte abzusichern, damit Ihr Unternehmen finanziell stabil bleibt. Da viele Branchen von der Krise stark betroffen sind, ist damit zu rechnen, dass Projekte aufgeschoben, gecancelt oder Budgets gekürzt werden. Als Projektmanager stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zu Verfügung, Projekte dennoch erfolgreich und wirtschaftlich rentabel abzuschließen. Welche Methoden dies sind, haben wir in diesem Beitrag “Projekte an kleinere Budgets anpassen” für Sie aufbereitet.

Zauberwort: Effectuation

Fest steht: Auch Ihr Unternehmen wird während der Corona-Pandemie Kompromisse eingehen müssen. Um diese teils unangenehmen Entscheidungen leichter treffen zu können, hilft Effectuation. Statt sich wie sonst üblich zu fragen „Welche Ressourcen brauche ich zur Umsetzung meines Zieles?“ kann es in Krisenzeiten hilfreicher sein, sich zu fragen „Welche Ziele kann ich mit den vorhandenen Ressourcen erreichen?“ Effectuation beinhaltet Ansätze wie den „Affordable Loss“, also den leistbaren bzw. zu verschmerzenden Verlust. Diesen definieren Sie vorab. Darunter fallen Punkte aus dem Risikomanagement, aber auch Aspekte wie Personalressourcen, Transportkapazitäten und benötigte Räumlichkeiten. Ebenso kann es hilfreich sein, sich zu fragen, welche Investitionen und Digitalisierungsprozesse Ihr Unternehmen nun voranbringen können.

Zeitmanagement: Arbeitskräfte richtig einsetzen

Hat Ihr Unternehmen Kurzarbeit angemeldet? Fallen einige Mitarbeiter weg, zum Beispiel weil sie Risikopatienten sind oder zuhause Kinder betreuen müssen? Eine Projektmanagement-Software wie A-Plan erleichtert es Ihnen, die Ressourcen Ihrer Mitarbeiter richtig umzuplanen. Durch das integrierte Zeiterfassungsmodul sowie das übersichtliche Ampel-Funktion erfahren Sie mehr über den aktuellen Zeitstatus eines Projektes, offene Ressourcen und werden vor kritischen Deadlines gewarnt. Falls Sie mit weniger Personalressourcen auskommen müssen, können Ansätze wie das Pareto-Prinzip oder die Ivy-Lee-Methode dabei helfen, das Bestmögliche aus den vorhandenen Kapazitäten herauszuholen.

Faktor Mensch: Netzwerken und Neukunden akquirieren

Als Projektmanager arbeiten Sie nicht nur mit Zahlen, Informationen, Lösungsansätzen und Deadlines – sie arbeiten auch die wertvollste Ressource überhaupt: Menschen. Projektmanager pflegen Kontakte zu Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, der Geschäftsleitung. Sie kennen deren Bedürfnisse und Sorgen, denken aus der „Wir“-Perspektive, statt aus der Ich-Perspektive. Dies verleiht Ihnen mehr Handlungsspielraum. Menschen in Zeiten von Mindestabstand, Maske und Homeoffice zusammenzuführen, erfordert gänzlich neue Ansätze. Durch den Wegfall von Messen oder Veranstaltungen sollten Sie neue Wege finden, um an Ihre Zielgruppen heranzutreten. Mind Maps und Brainstorming können Ihnen dabei helfen. Motivieren Sie Ihre Mitarbeiter dazu, out-of-the-box zu denken. Sie können dadurch ungeahnte kreative Potenziale freisetzen und Ihren Mitarbeitern das befriedigende Gefühl vermitteln, am Aufbau von etwas Neuem teilzuhaben.

Wie hat sich Ihre Tätigkeit durch Corona verändert? Worauf legen Sie Ihren Fokus? Sind auch Sie während Corona zur Schlüsselfigur Ihres Unternehmens geworden? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!