Prozesse im Projektmanagement

Innerhalb eines Projekts sind verschiedene, aber zueinander gehörende Phasen nötig, um die Gesamtheit des Projekts zu bewältigen und das jeweilige Projekt letzten Endes auch zielgerichtet abschließen zu können. Diese Vorgänge werden im Projektmanagement als Prozesse bezeichnet. Hier erfahren Sie, welche Prozesse als wichtig und nötig erachtet werden, um ein Projekt erfolgreich zu steuern.

Die einzelnen Teilprozesse eines Projekts

Wichtige Teilprozesse innerhalb des Projektmanagements sind die Initiierung, die Planung, die Durchführung und das Controlling sowie der Abschluss und die Nachprojektphase. Jeder einzelne Prozess ist bedeutend und notwendig. Oftmals kann es Sinn machen, die Prozesse parallel ablaufen zu lassen, wenn Bedarf besteht. Ein Prozess erzielt laut der Definition nach DIN 69904 direkte Projektergebnisse und gilt daher als wichtiger Abschnitt, um das Gesamtprojekt erfolgreich durchzuführen. Wie die einzelnen Prozesse sich inhaltlich gestalten und welche weiteren Rahmenbedingungen geklärt werden müssen, wird meist in den Teilprozessen „Initiierung“ oder „Planung“ festgelegt.

Initiierung und Planung des Projekts

Beim ersten Prozess, der Initiierung, werden zunächst die grundlegenden Informationen rund um das Projekt gesammelt. Darunter fallen Probleme genauso, wie Ideen oder auch Ziele. Nachdem die Punkte gesammelt worden sind, folgt die Analyse sowie die erste Planung. Die daraus resultierenden Informationen werden schriftlich festgehalten. Beim Start des Projekts erfolgt eine erneute und deutlich detailliertere Planung, in der nicht nur die einzelnen Aufgaben sowie die Ziele erfasst werden, sondern in der auch Risiken mit jeweiligen Lösungen aufgezeigt werden.

Durchführung, Controlling und Abschluss des Projekts

Als nächstes wird das Projekt gestartet und nimmt während der Durchführung und mithilfe des Controllings Form an. Projektcontrolling entspricht einer Projektsteuerung, die sich auf unterschiedliche Prozesse im Verlauf des Projektes bezieht. Hierzu zählt neben anfänglichen Planungen beispielsweise auch die projektbezogene Endabrechnung. Auch Nachbesserungen können im Rahmen des Projektverlaufs notwendig sein.
Als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, das Projekt parallel zur Umsetzung zu überwachen. Ist das Projekt abgeschlossen, folgen nun die Erfahrungen, die Sie und Ihr Team sammeln konnten: Reflektieren Sie das Projekt und stellen Sie gemeinsam neue Erkenntnisse in einem entsprechenden Abschlussbericht dar.

Neue Erkenntnisse in der Nachprojektphase nutzen

Nach Abschluss des Projekts folgt nun noch eine Nachprojektphase, in der Sie und Ihr Team die gewonnen Kenntnisse nutzen und für Folgeprojekte einsetzen. So optimieren Sie schließlich Ihre gesamten Projekte.

Würden Sie noch weitere Prozessschritte ergänzen? Inwiefern ist das Management der Prozesse für Sie bei der täglichen Arbeit hilfreich? Berichten Sie uns auf Basis Ihrer Expertise!