Projekte kosten Zeit und Geld. Misserfolge sind daher nicht nur für alle Beteiligten frustrierend, sondern kommen das durchführende Unternehmen bzw. die Auftraggeber auch teuer zu stehen. Nehmen wir ein Beispiel: Ein Unternehmen möchte eine neue Anwender-Software auf einem bisher noch nicht eroberten Markt einführen. Damit dieses Projekt Erfolg hat, muss das Team den Markt analysieren, Bedürfnisse ermitteln, Risiken analysieren, Meilensteine planen – und als einen der ersten Schritte prüfen, ob das Projekt überhaupt durchführbar ist.
Können die Projektziele innerhalb der Vorgaben erreicht werden?
Die Durchführbarkeitsanalyse geht über eine rein ökonomische Kosten-Nutzen-Analyse hinaus. Sie soll Stärken und Schwächen des Projektes ermitteln, die erwarteten Risiken gegen die erwarteten Chancen abwägen. Allgemein gesagt gibt die Durchführbarkeitsanalyse eine Antwort auf die Frage, ob es möglich ist, die Projektziele unter den vorgegebenen Bedingungen zu erreichen. Projektziele gibt es für jedes Projekt mehrere: Das Sachziel wäre am Beispiel des Softwareprojekts die erfolgreiche Markteinführung des Anwenderprogramms. Daneben stehen Kostenziele (das Budget), Terminziele (der Zeitplan) und noch einige Sonderziele (etwa die Zufriedenstellung der Stakeholder). Die Zieldefinition steht ganz zu Beginn eines jeden Projektes und ist auch wichtigste Voraussetzung für die Durchführbarkeitsanalyse. Ohne Zielvorgabe gäbe es schließlich nichts, woran sich die Machbarkeit eines Projektes messen lassen könnte.
Faktoren für die Durchführbarkeitsanalyse
Bevor die kostenintensive Entwicklung der Software startet, muss das Projektteam also zunächst prüfen, ob Entwicklung und Markteinführung unter den gegebenen Voraussetzungen durchgeführt werden können. Diese Frage analysiert das Projektteam nun hauptsächlich an fünf Faktoren:
- Technologische Durchführbarkeit: Hat das Projektteam überhaupt die technischen Möglichkeiten, das Projekt durchzuführen? Dieser Faktor schließt nicht nur das Vorhandensein der nötigen Technologie, sondern auch des nötigen Know-Hows voraus. Mitarbeiter des Projektteams müssen die vorhandene Technik also auch anwenden können.
- Ökonomische Durchführbarkeit: Die klassische Kosten-Nutzen-Analyse. Reichen die Ressourcen für den geplanten Aufwand? Sind die Kosten zu hoch oder ist der Nutzen zu gering, lohnt sich die Durchführung des Projektes nicht. Ebenso werden die Risiken betrachtet, die das Projekt mit sich bringt.
- Rechtliche Durchführbarkeit: Entspricht die Software den rechtlichen Gegebenheiten innerhalb des Zielmarktes? Stimmt sie zum Beispiel mit den Datenschutzgesetzen überein?
- Operationale Durchführbarkeit: Ist das Projektteam qualifiziert, um das Projekt bestmöglich durchzuführen?
- Terminliche Durchführbarkeit: Sind die Deadlines realistisch? Gerade im technologischen Bereich muss ständig mit neuen Entwicklungen gerechnet werden. Die Software soll schließlich noch dem aktuellsten Stand der Dinge entsprechen, wenn sie auf den Markt kommt. Eine zu lange Projektlaufzeit kann da zum Stolperstein werden.
Neben diesen fünf Faktoren müssen Projektmanager noch einige weitere Kriterien der Durchführbarkeit in Betracht ziehen. Für das Softwareprojekt sollte das Projektteam etwa den kulturellen Aspekt berücksichtigen; nicht jede Software kann in jedem Kulturkreis erfolgreich sein, eventuell sind bestimmte Nutzungsgewohnheiten zu beachten.
Die Machbarkeitsstudie: Der beste Weg zum Ziel
Die Durchführbarkeitsanalyse sollte natürlich möglichst frühzeitig innerhalb des Projektes stattfinden. Es gibt allerdings keine klaren Definitionen, innerhalb welcher Projektphase diese angesiedelt sein sollte – oder welche Form das Projektmanagement ihr gibt. Eine Durchführbarkeitsanalyse kann aus einem knappen Report bestehen, einer Expertenbefragung, sich im Bau eines Prototypen darstellen oder auch in einer Machbarkeitsstudie, die als Unterprojekt oder eigenständiges Projekt durchgeführt wird. Bei größeren Projekten gehören Durchführbarkeitsanalyse und Machbarkeitsstudie bereits zum Angebot, mit dem der Auftraggeber und andere Stakeholder überzeugt werden sollen.
Die Besonderheit der Machbarkeitsstudie besteht darin, dass sie verschiedene Lösungswege zum Projektziel gegenüberstellt. Für jeden Lösungsweg werden die jeweiligen Risiken abgewogen und ihren Chancen gegenübergestellt. Mit zur Machbarkeitsstudie gehört eine Analyse der Zielgruppe: Wer soll die Software anschließend nutzen, wen soll sie ansprechen? Firmen, Privatpersonen, Jugendliche, Erwachsene? Welche alternativen Zielgruppen gibt es? Welche Akzeptanz werden die Zielgruppen der Software entgegenbringen – und letztlich: Wie viel sind sie wahrscheinlich bereit, für das Programm zu zahlen? Das Ergebnis der Machbarkeitsstudie ist schließlich eine Reihe an Alternativen. So kann nicht nur die Durchführbarkeit belegt werden, Projektteam und Auftraggeber erhalten zudem Hinweise auf den lukrativsten und vielversprechendsten Lösungsweg, der die Vorgaben und Voraussetzungen des Projektes am besten trifft.
Haben die Softwareentwickler die Durchführbarkeit ihres Projektes belegt, können sie mit der Planung fortfahren, das Projekt wird realisiert. Fällt die Analyse negativ aus, bedeutet dies im Extremfall das Ende des Projekts. Im weniger extremen Fall betrachten die Beteiligten, welche Bedingungen der Durchführbarkeit im Wege stehen und passen diese, soweit möglich, an – und stellen beispielsweise mehr Budget oder mehr Zeit zur Verfügung oder verändern das Projektteam.
Wie stehen Sie zum Thema Durchführbarkeitsanalyse? Gehört Sie bei Ihnen zum festen Planungsrepertoire und wenn ja, zu welchem Zeitpunkt? Auf welche Faktoren legen Sie dabei besonderen Wert?