Das erfolgreiche Projekt

Wer ein Projekt startet, wünscht sich natürlich auch Erfolg. Aber wann ist ein Projekt überhaupt erfolgreich? Für viele bedeutet Projekterfolg lediglich die Erfüllung aller Teilaufgaben innerhalb der Zeit- und Budgetpläne. Dies sind jedoch nicht die einzigen Faktoren. Wie wir bereits in unserem Beitrag „Tipps für die Kommunikation mit Projektsponsoren“ festgehalten haben, ist die Zufriedenheit der Stakeholder ein weiteres wichtiges Kriterium.

Erfolgskriterien im Projektmanagement

Grundsätzlich unterscheidet man zwischen harten und weichen Erfolgsfaktoren. Zu den „harten“ Faktoren gehört es beispielsweise, Meilensteine termingerecht zu erreichen und das Budget nicht zu überschreiten. Doch selbst Projekte, bei denen Zeit- und Kostenpläne auf den Punkt eingehalten werden, können einige Stakeholder als unbefriedigend empfinden.

Die Unzufriedenheit resultiert zumeist aus ungenügend definierten Projektzielen. Vor dem Start des Projektes müssen Auftraggeber und Projektleitung daher genau festlegen, was erreicht werden soll.

Wesentlich für den Erfolg sind zudem die „weichen“ Erfolgsfaktoren. Dazu zählen zum Beispiel die Zufriedenheit innerhalb des Teams, das Vertrauen untereinander, ein gutes Arbeitsklima, etc. Damit die weichen Erfolgsfaktoren stimmen, ist eine funktionierende Kommunikation aller Beteiligten untereinander unerlässlich. Teambuildingmaßnahmen und Motivationsarbeit sind wichtig: Wenn die Chemie der Projektbeteiligten untereinander stimmt, klappt auch die Zusammenarbeit besser. Kritisch ist hier schon die richtige Auswahl der Projektmitarbeiter – sie müssen zum einen fachliche Kompetenzen mitbringen, zum anderen auch persönlich ins Team passen.

Genauso von Bedeutung ist es, dass alle Beteiligten hinter dem Projektziel stehen. Die Zusammenarbeit im Team ist auch immer ein Abwegen zwischen den Projektinteressen und den Einzelinteressen der Beteiligten: Die Einzelinteressen sollten keine überwiegende Rolle spielen, das kann ein Projekt zum Scheitern bringen.

Erfolg ist also, wenn das vorgegebene Ziel erreicht wird und möglichst alle Beteiligten mit dem Ergebnis zufrieden sind. Ein Patentrezept, wie dieser Zustand erreicht werden kann, gibt es nun nicht. Eine Studie der PA Consulting Group und der Deutschen Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) fand allerdings heraus, dass die Methodik, nach der ein Projekt geplant und durchgeführt wird, nur in den wenigsten Fällen erfolgsentscheidend ist.

Als wichtigste Erfolgsfaktoren werden folgende Punkte benannt:

• Klare Anforderungen: Der Initiator gibt klar vor, welche Anforderungen das Projekt erfüllen muss.
• Starke Position des Projektleiters: Er wird aktiv bereits in den Planungs- und Angebotsprozess einbezogen. Der Projektleiter wählt auch das Projektteam aus.
• Erfahrungen nutzen: Erfahrungen aus früheren Projekten geben wertvolle Hinweise.
• Dokumentation: Eine gute Dokumentation erleichtert es, Kosten und Nutzen eines Projektes laufend zu verfolgen und abzugleichen. Stimmt das Kosten-Nutzen-Verhältnis, erhöht dies die Motivation der Projektbeteiligten.