Die Projektplanung ist eine der wichtigsten und zugleich herausfordernsten Aufgaben für den Projektmanager. Die wesentliche Frage, die dabei geklärt werden muss: Wie erreicht man ausgehend vom Ausgangszustand möglichst effizient und effektiv den gewünschten Zielzustand?
Der Projektplan zerlegt den langen Weg eines Projekts in mehrerer kleine, leichter überschaubare Abschnitte, die jeweils mit einem Teilziel, einem Meilenstein, abschließen. Zudem teilt der Projektplan die Verantwortung für die einzelnen Teilabschnitte zu. An jedem Meilenstein hat das Team noch mal die Möglichkeit, seinen bisherigen Weg zu prüfen und eventuelle Fehler zu korrigieren.
Üblicherweise fertigt der Projektmanager den Projektplan am Computer an und erstellt beispielsweise einen Gantt-Netzplan. Dieses Vorgehen bringt allerdings ein paar Nachteile mit sich: Zum einen ist ein umfangreicher und umfassender Netzplan schwierig zu visualisieren. Zum anderen bezieht diese Form der Planung die übrigen Projektbeteiligten kaum mit ein – was zu Schwierigkeiten führen kann, wenn es darum geht, den Projektplan effizient zu kommunizieren.
Es besteht aber noch eine weitaus einfachere Möglichkeit, ein Projekt zu planen: Die Erstellung einer Roadmap. Diese „Straßenkarte“ ist im Prinzip nicht anders als ein Ablaufplan: Sie zeigt auf, wie man vom Ausgangspunkt A zum Zielpunkt B kommt. Der wesentliche Unterschied ist, dass die Roadmap von allen Projektbeteiligten gemeinsam erstellt und im Dialog überarbeitet wird.
Vorgehensweise zur Erstellung einer Roadmap
Dazu bietet sich ein Treffen aller Projektbeteiligten auf einem Workshop an. Zur besseren Visualisierung verwendet man statt einer digitalen Projektmanagement Software Papierbahnen und Moderations- oder Tischkärtchen. Auf den Papierbahnen wird der „Weg“ vorgezeichnet, verschiedene „Straßen“ markieren die unterschiedlichen Aufgabenbereiche.
Jeder Projektbeteiligte erhält nun eine Karte und notiert dort seine Aufgabe, das Start- und Enddatum sowie seinen Namen. Diese Karten werden anschließend nach Datum geordnet auf der Roadmap ausgelegt. So entsteht ein erster, grober Ablaufplan. Bei Bedarf können die Karten verschoben und Daten geändert werden.
Da sich jedes Teammitglied selbst seiner Aufgabe zuordnet, prägen sich diese besonders gut ein. Die Herausforderungen, die ein Projekt an die Beteiligten stellt, werden so allen deutlich. Zudem wirkt sich das gemeinsame Entwickeln von Teilzielen und Lösungen positiv auf Teambuilding aus.
Grenzen der Roadmap
Roadmapping kann allerdings immer nur ein Teil der Projektplanung sein. Einige wesentliche Eckdaten müssen vor der gemeinsamen Planung stehen. Auch muss jeder Projektbeteiligte grob seinen Aufgabenbereich kennen – ein Punkt, der besonders bei neu gebildeten Projektteams von Bedeutung ist. Die Kostenplanung kann eine Roadmap in dieser Form nicht leisten. Außerdem muss auch der so entstandene Ablaufplan im Verlauf des Projektes immer wieder auf seine Gültigkeit und Durchführbarkeit überprüft werden.
3 Kommentare
Ich stelle immer wieder fest, dass die Zeitschätzung der Mitarbeiter bzgl. ihrer Aufgaben das größte Problem ist. Ohne diese wichtigen Zuarbeiten ist es auch schwer eine gute Roadmap zu erstellen.
Hallo Tobias, das ist wohl wahr. Eine ordentliche Zeitschätzung ist natrürlich auch von vielen Faktoren abhängig. Was kann man jedoch unternehmen, um die Mitarbeiter hinsichtlich besserer Schätzungen zu unterstützen?
Meines Erachtens muss man ihnen einfach Werkzeuge an die Hand geben, damit sie eine realistische Zeitschätzung machen können. Checkliste was sie beachten muss und ggf. einfach Formel (!) können dabei helfen.