Ob durch Änderung des Verantwortungsbereiches, Jobwechsel, Elternzeit, Sabbatical oder Krankheit – es gibt viele Gründe, warum Projekte ganz oder langfristig übergeben werden müssen. Damit alles reibungslos weiterläuft, ist ein vollständiges Projektübergabe-Protokoll essenziell. Verlassen Sie sich nicht auf mündliche Absprachen, zu viele Informationen können verloren gehen. Gemäß dem Motto „Reden ist Silber, Schreiben ist Gold!“ Dies mag sich zunächst nach viel Arbeit anhören, doch damit ersparen Sie sich Unannehmlichkeiten, die ansonsten rückwirkend entstehen. Weder Ihnen, noch Ihrem Nachfolger, ist an geplatzten Deadlines oder ständigen Nachfasstelefonaten gelegen.
Das Protokoll der Projektübergabe sollte folgende Punkte beinhalten:
Informationsfluss am Laufen halten
Prüfen Sie, ob Ihr Nachfolger Zugang zu allen erforderlichen Informationen hat. Werden bestimmte Freigaben oder Passwörter benötigt? Sind alle erforderlichen Tools vorhanden? Muss eventuell noch eine Einweisung in ein Programm erfolgen? Werden E-Mails, Telefonate und Dokumente automatisch an ihren Nachfolger weitergeleitet? Soll eine Abwesenheitsnotiz eingestellt werden? Welche Kollegen, Kunden oder Lieferanten sind über den Personalwechsel zu informieren?
Kontaktdaten und „Menschliches“
Lassen Sie Ihrem Nachfolger die Kontaktdaten von den beteiligten Ansprechpartnern zukommen, sowohl von Kunden- und Lieferantenseite, als auch intern von den dafür verantwortlichen Mitarbeitern. Dazu gehört ggf. das Zeitfenster der Erreichbarkeit, falls es sich zum Beispiel um Halbtagskräfte oder Freiberufler handelt.
Hier dürfen Sie ruhig persönliche Kommentare hinzufügen, die dem Projektmanager den Umgang erleichtern.
Gibt es einen viel beschäftigten Zulieferer, bei dem ein regelmäßiger Abgleich der Deadlines sinnvoll ist? Existieren Reibungspunkte zwischen einzelnen Mitarbeitern, die einer Klärung bedürfen?
Stand der Projekte und wichtige Meilensteine abklären
Welche Projekte übernimmt der neue Projektmanager? Fassen Sie die Projektinhalte übersichtlich zusammen? Auf welchem Stand befinden Sie sich? Welche wichtigen Deadlines liegen an? Was sind die nächsten Schritte und welche Aufgaben haben Priorität? Welche Meilensteine sind zu beachten? Gibt es bestimmte Termine, zum Beispiel Veranstaltungen, Messe- oder Kundentermine, die Ihr Nachfolger wahrzunehmen hat? Welche Dienstleister und Mitarbeiter sind in welche Projekte involviert? Wer übernimmt welche Aufgabe? Verfügt ihr Nachfolger alle erforderlichen Berechtigungen?
Tägliche Arbeiten und Tools
Welche wiederkehrenden Aufgaben sind im Arbeitsalltag zu bewältigen? Wie werden diese in welcher Reihenfolge angegangen? Mit welchen Tools und Manuals wird gearbeitet? Wo sind entsprechende Checklisten oder Handbücher hinterlegt? Wie funktioniert das digitale Ablagesystem? Und wie die allgemeine Büroorganisation? In welchen Abständen sollen Meetings oder Statusberichte erstellt werden und wer erhält diese? Welche sonstigen Arbeitshilfen stehen zur Verfügung? Wie ist mit Anfragen oder Problemfällen umzugehen? Gibt es unternehmensspezifische Vorgaben (z. B. Wordings), die einzuhalten sind? Kurz: Klären Sie mit welchen Checklisten, Tools und Ressourcen ihr Nachfolger seine zukünftigen Aufgaben im Projektmanagement möglichst effizient erledigen kann.
Wissenstransfer richtig einleiten
Egal, wie gut das Protokoll geschrieben ist – damit allein ist es nicht getan. Drücken Sie Ihrem Nachfolger die Projektübergabe nicht erst an Ihrem letzten Arbeitstag in die Hand. Sollte es doch noch offene Fragen geben, bleibt keine Gelegenheit mehr, diese zu klären. Im Idealfall übergeben Sie das Übergabeprotokoll wenige Tage zuvor, ihr Nachfolger liest es sich in Ruhe durch und ergänzt das Dokument um Fragen und Anmerkungen, die Sie anschließend beantworten und in das Protokoll einarbeiten. Anschließend telefonieren oder setzen Sie sich nochmals zusammen, um die Projektübergabe endgültig abzuschließen.
Wer sich an diese Regeln hält, kann das Unternehmen mit gutem Gewissen verlassen – ob als vorübergehende Pause oder ganz. Eine Projektplanungs-Software wie A-Plan kann den Übergabeprozess erleichtern. Vorteil: Mittels weniger Handgriffe können Informationen weitergeleitet und Freigaben erteilt werden. Multi-User- und Multi-Projekt-Funktionen unterstützen die Einarbeitung des neuen Projektmanagers bereits im Vorfeld.
Haben wir ein paar wichtige Stichpunkte und Themen vergessen? Welche Fehler werden bei der Projektübergabe am häufigsten gemacht und wie lassen sich diese vermeiden? Wir sind gespannt auf Ihre Meinung!
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