Weil es immer noch ein bisschen besser geht: Kaizen ist eine Managementmethode, die aus Japan stammt. „Kai“ bedeutet so viel wie Verbesserung und „Zen“ zum Besseren. Die Methode basiert also auf einem ständigen Prozess der Optimierung in allen Bereichen in und außerhalb des Projektmanagements. Das Prinzip arbeitet mit kleinen Schritten. Es handelt sich um keine Strategie, die von der Führungsebene diktiert wird, sondern um das Erstellen einer Unternehmensphilosophie, die von allen Beteiligten gleichsam Stück für Stück vorangebracht wird. Ob Qualität der Produkte, Mitarbeiterleistung, Ressourceneinsparung oder Kundenzufriedenheit – sobald die einzelnen Verbesserungen Erfolg zeigen, wird die neue Veränderung für alle relevanten Prozesse zum neuen Standard gemacht.
Ein wichtiger Punkt vorneweg: Kaizen funktioniert nur in Unternehmen mit weitestgehender agiler Struktur und einem anti-autoritären Führungsstil. Einen Überblick über verschiedene Führungsstile liefert dieser Beitrag. Denn um die Firma voranzubringen, ist jeder einzelne Mitarbeiter gefragt, der sich einbringen und sein persönliches Tätigkeitsumfeld optimieren soll. Die Erfolge des Einen werden im Idealfall auf alle anderen Mitarbeiter oder Produktionsschritte übertragen.
So funktioniert Kaizen
Ordnung spielt beim Kaizen eine grundlegende Rolle zur Effizienzsteigerung. Um Ordnung am Arbeitsplatz zu schaffen wird die 5S-Regel – bestehend aus fünf japanischen Begriffen, die mit diesem Buchstaben beginnen – angewandt. Der Autohersteller Toyota arbeitet in seinen Werkstätten nach diesem Prinzip. Dieses Beispiel lässt sich auch auf das Projektmanagement übertragen.
1. Seiri: Entfernen Sie alle überflüssigen Dinge aus Ihrem Arbeitsumfeld. Das können versteckte Zeiträuber im Büro sein wie zu häufige Meetings, unrentable Projekte, negatives Multitasking, veraltete Geräte und Hardware usw.
2. Seiton: Ordnen Sie die Dinge neu und erstellen Sie Prioritätenlisten. Dafür können Sie zu Methoden wie dem Pareto-Prinzip, der Ivy-Lee-Methode, einem Gantt-Chart oder dem Projektstrukturplan greifen.
3. Seiso: Behalten Sie diese neue Ordnung bei und bewerten Sie die Veränderungen. Konnten Zeit und Ressourcen gespart werden? Hat sich die Mitarbeiterleistung, die Qualität und die Kundenzufriedenheit erhöht? Bewerten und dokumentieren Sie die Veränderungen. Was hat sich bewährt – und was nicht?
4. Seiketsu: War eine Methode erfolgreich, übertragen Sie dies auf andere Projekte. Gleichzeitig können erfolgreiche Vorgehensweisen auch auf andere Mitarbeiter und Teams übertragen werden. Und umgekehrt. Wichtig dabei ist, die Mitarbeiter von Anfang an zu motivieren. Sie sollen angeregt werden, sich einzubringen, denn jeder kann aus seinem alltäglichen Arbeitsumfeld heraus Vorschläge erarbeiten, in die ein Projektmanager keinen vollständigen Einblick gewinnen kann.
Eine Projektplanungssoftware wie A-Plan, die mehrere Mitarbeiter vernetzt, kann Arbeitsprozesse sowie die Kommunikation untereinander immens erleichtern.
5. Shitsuke: Verinnerlichen Sie diese neuen Prinzipien und machen Sie diese zum Standard. Bei sich und Ihren Mitarbeitern. Lassen Sie die Erkenntnisse in Ihren Führungsstil einfließen oder bei der Gestaltung von Meetings. Wenden Sie sich den nächsten Verbesserungen zu. Im Teamwork erarbeitete Kreativitätsmethoden wie Mind Maps können neue Sichtweisen und Ansätze einbringen.
Aufgrund der Kerngedankens, dass eine Kundengewinnung aufwändiger ist als eine langfristige Kundenbindung, hat beim Kaizen vor allem der Kunde oberste Priorität. Qualitäts-, Kritik- und Prozessorientierung geben die Richtung vor. Da Kaizen als eine Gemeinschaftsleistung angesehen werden kann, ist ein eine offene, vertrauensvolle Unternehmenskultur ein absolutes Muss.
Haben auch Sie schon einmal Kaizen angewandt? Worin sehen Sie Vor- und Nachteile?
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