Praxistipps für Projektmanager

Der Change Request: So bewältigen Sie Änderungswünsche an Ihr Projekt

Bewältigung von Änderungswünschen an ProjektenJeder Projektmanager arbeitet darauf hin, dass sein Projekt genau nach Plan läuft. Manchmal kommt es allerdings zu Verzögerungen. Oft sind es die zur Verfügung stehenden Ressourcen, die sich kurzfristig ändern. Manchmal werden Projektziel oder die Deadline neu definiert. Als Projektmanager steht man ständig vor neuen Herausforderungen. In solchen Situationen können Änderungen notwendig werden, und ein Change Request kommuniziert werden. Aber was ist eigentlich ein Change Request, und wie gehe ich am besten damit um?

Wir haben die wichtigsten Tipps für Sie zusammengefasst.

Was ist eigentlich ein Change Request?

Ein Change Request, auch CR genannt, ist zunächst mal ein definierter Änderungsanforderung an ein Projekt. Er kann den Umfang der definierten Projektanforderungen erweitern, verändern oder reduzieren. Etwas formaler gesehen ist ein Change Request eine schriftlich definierte Anforderung, die vom Auftraggeber an den Auftragnehmer übermittelt wird.

CR sollte verständlich verfasst sein

Der Auftraggeber des Change Requests sollte seine Änderungswünsche schriftlich verfassen und ausführlich begründen. Ebenfalls sollten konkrete Vorschläge für die Zukunft gemacht werden. Dies kann für mehr Verständnis bei den entscheidenden Personen sorgen und erleichtert ihnen die Entscheidung, ob der CR angenommen wird oder nicht.

Seien Sie sich möglicher Folgen und Auswirkungen des CR bewusst

Oft verzögert ein Change Request das Projekt, oder erfordert in irgendeiner Form einen Mehraufwand. Seien Sie sich etwaiger Folgen des Requests bewusst und formulieren Sie diese aus. Bevor ein Change Request angenommen werden kann, sollten die möglichen Auswirkungen auf den späteren Verlauf des Projekts oder auch auf die Mitarbeiter bewertet werden. Sind diese tragbar für alle Beteiligten, kann der Change Request durchgeführt werden.

Halten Sie alles schriftlich fest

Wenn Sie effektives Change Management betreiben wollen, sollten Sie alle Anforderungen und Änderungen schriftlich dokumentieren. Somit ist der gesamte Veränderungsprozess, beginnend beim Change Request, für alle Beteiligten verständlich und nachvollziehbar. Auch im Nachhinein sollte stets ersichtlich sein, welche Änderung aus welchen Gründen vorgenommen wurde.

Definieren Sie Aufgaben klar und setzen Sie eindeutige Terminfristen

Wie auch sonst ist es wichtig, Aufgaben klar und deutlich zu definieren und zu verteilen, damit alle Beteiligten wissen, was ab wann zu tun ist und inwieweit sich die bisherigen Aufgaben verändert haben. Setzen Sie eindeutige, aber auch realistische Deadlines, um nach Annahme eines Change Requests nicht in einen ungeplanten zeitlichen oder finanziellen Verzug zu geraten. Hier gilt es, klare Strukturen zu setzen und diese auch zu wahren.

Vertragliche Regelungen

Zu guter Letzt ist es bei sehr großen und umfangreichen Projekten von Vorteil, wenn Sie mögliche Change-Request Verfahren bereits vorab vertraglich regeln, zum Beispiel mit Auftraggebern oder Dienstleistern. So kann es im Nachhinein nicht zu Streitigkeiten zwischen den Parteien kommen.

Haben Ihnen unsere Tipps gefallen? Haben Sie weitere Ideen, um einen Change-Request erfolgreich zu meistern? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare!

Bildquelle: © Can Stock Photo | canstockphoto.de

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