Die Entwicklungsabteilung sitzt in Süddeutschland, das Forschungslabor in Norddeutschland, die IT-Firma in Kalifornien und der Produktionsprozess findet in Asien statt – solche internationalen Verflechtungen sind heute allgegenwärtig. Ohne eine intelligent vernetzte und gut strukturierte Zusammenarbeit ist ein erfolgreiches Arbeiten so möglich.
Kollaboratives Projektmanagement ist jedoch nicht nur bei räumlich getrennten Standorten angezeigt, sondern auch bei hochkomplexen, parallel verlaufenden Entwicklungsprozessen oder dynamischen, interdisziplinären Projekten. Anders ausgedrückt: Überall dort, wo Projekte über mehrere Abteilungen, Mitarbeiter, Standorte, Dienstleister und Institutionen hinweg erfolgreich gehandelt werden sollen.
Weniger führen, mehr kommunizieren
Die Steuerung der Projekte wird beim Kollaborativen Projektmanagement nicht zentral von oben geleitet, es wird viel Wert auf Selbstorganisation und Eigenständigkeit gelegt. Jeder trägt seinen Teil zum Gelingen des Projektes bei. Dies leitet sich bereits aus dem lateinischen Begriff „co“(=mit) „laborare“ (arbeiten) ab.
Als Projektmanager wird die Kommunikation zu Iihrem wichtigsten Steuerungstool. Sie schaffen eine Informationsplattform, die es den beteiligten Akteuren ermöglicht, effizient miteinander zu interagieren. Bei Entwicklungsprozessen ist zum Beispiel oft externe Fachexpertise gefragt Ein gut aufgebautes Kooperatives Projektmanagement schafft Transparenz, Eigenverantwortlichkeit und Motivation bei den Beteiligten. Alle sind auf dem aktuellsten Stand. Diese Managementform hilft zudem dabei, Fehler im System rechtzeitig zu erkennen. Langfristig gedacht, wird durch die zentrale Verwaltung aller Informationen eine solide Basis zur Qualitätskontrolle sowie für weiterführende Projekte geschaffen.
Gefragt ist das Kollaborative Projektmanagement besonders in hochkomplexen, technischen Branchen wie Automobilindustrie, Maschinen-, Elektro- oder Medizintechnik, Luft- und Raumfahrtindustrie. Aber auch in Unternehmen, die im schnelllebigen World Wide Web zuhause sind, sei es durch Webcontent, Webshops oder sonstige Dienstleistungen.
Grundvoraussetzung – eine gemeinsame Datenbasis
Das A und O des kollaborativen Projektmanagements ist eine gemeinsame Daten- und Kommunikationsbasis, auf welche die beteiligten Personen zurückgreifen können. Zeitliche Abläufe bedingen einander. Schritt C kann nicht durchgeführt werden, bevor Schritt A und B abgeschlossen sind. Eine Änderung in Abteilung X kann sich auf alle weiteren Tätigkeiten in Abteilung Y auswirken. Wird eine neue technische Komponente implementiert, die teurer ist als ursprünglich kalkuliert, müssen die Kosten an anderer Stelle eingespart werden.
Bleiben hier Informationen auf der Strecke, kann schnell das ganze Projekt aus dem Ruder laufen.
Tipp: Kausale und zeitliche Zusammenhänge lassen sich sehr gut über ein Gantt-Diagramm oder einen Projektstrukturplan darstellen.
Zeitpläne, Deadlines, Status Quo der einzelnen Teilschritte, Korrekturen, Freigaben, Änderungen, Testergebnisse, neue Vorgaben und Rahmenbedingungen – als Projektmanager ist es Ihre Aufgabe, diesen Informationsfluss in Gang zu halten, auszuwerten und den entsprechenden Mitarbeitern zugänglich zu machen.
Eine Software-Lösung wie A-Plan erleichtert Ihnen diese Arbeitsprozesse. Sie werden dieses Tool bald als ein mächtiges Werkzeug zu schätzen wissen. Es lässt sich mit zahlreichen Anwendungen wie den gängigen Office-Programmen kombinieren. Weitere Vorteile: Multi-User-Anwendungen, Informationen dokumentieren und archivieren, übersichtliche Statusanzeigen und Suchfunktionen… überzeugen Sie sich selbst.
Tipp: Hier finden Sie acht Tipps für die internationale Zusammenarbeit im Projektmanagement.
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