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Checkliste Projektmanagement: Tipps für PM-Neulinge

Wer zum ersten Mal ein Projekt führt, sollte wissen, dass es insbesondere auf eines ankommt: Eine gute Planung. Ist diese bereits vor Durchführung des Projektes gewissenhaft erfolgt, so wird so manches Risiko minimiert. Es kommt jedoch auch auf viele andere Dinge an.

Wir haben hier ein paar Tipps für ein erfolgreiches Projektmanagement zusammengestellt.

Tipp 1: Ziele festlegen und darauf hinsteuern

Um ein Projekt erfolgreich zu Ende zu bringen, ist es unerlässlich, zu Beginn des Projektes messbare Ziele zu definieren. Diese sollten nach der SMART-Analyse ausgearbeitet und festgelegt werden: S spezifisch, M messbar, A attraktiv, R realistisch und T terminiert.

Tipp 2: Das Budget festlegen

Bereits vor dem Beginn des Projektes ist es notwendig, das für die Zielerreichung notwendige Budget realisitisch zu erfassen und festzulegen. Oftmals hat es sich bewährt, einen kleinen Puffer für unvorhergesehene Dinge zu berücksichtigen. Das entsprechende Budget sollte dann von der verantwortlichen Stelle freigegeben werden.

Tipp 3: Meilensteine festlegen und wenn nötig gegensteuern

Die zeitliche Planung des Projektes vor Beginn ist eine hilfreiche Übung, um das Projekt möglichst realistisch zu erfassen und später gegensteuern zu können. Meilensteine, welche kleinere Zwischenziele oder Etappen eines Projektes darstellen, bieten eine gute Gelegenheit, fortlaufend zu erfassen, ob sich die Umsetzung des Projektes im Soll befindet oder nicht. Falls nicht, ist es erforderlich, dies realistisch zu erkennen und wo nötig mit Maßnahmen (zu geeigneten Tipps) gegenzusteuern.

Da ein Projekt vor der Durchführung in der Regel nicht zu 100 % geplant werden kann, erleichtert es die spätere Arbeit, an zunächst unübersichtlichen Stellen mit Puffern zu arbeiten.

Tipp 4: Für einwandfreie Kommunikation stehen

Selbstverständlich gelingt die Umsetzung eines Projektes um so besser, je passender das Personal für die jeweiligen Aufgaben ausgewählt wird. Manchmal wird jedoch ein wichtiger Faktor übersehen: Eine einwandfreie Kommunikation. Nur wenn jedes Teammitglied seine Aufgaben und Verantwortung genau kennt, entsprechend gebrieft wurde und ein offener Austausch über relevante Punkte erfolgt, wird das Projekt erfolgreich sein.

Die Vorbildfunktion des jeweiligen Projekt-Managers, welcher den Fortschritt des Projektes auch genau dokumentieren sollte, ist in diesem Zusammenhang besonders wichtig. So beugen Sie Mißverständnissen in der Kommunikation vor.

Tipp 5: Projektmanagement-Software verwenden

Um einen genauen Überblick zu erhalten, Aufgaben zu verwalten und Einflussfaktoren sichtbar zu machen, kann die Nutzung einer Projektmanagement-Software hilfreich sein.

Tipp 7: Fortlaufende Kontrolle

Bei jedem Projekt können unvorhergesehene Ereignisse eintreten. Das ist in der Regel auch nicht besorgniserregend. Wichtig ist es, eine solche Verzögerung zu erkennen, und dann entsprechend gegenzusteuern. Tipps für Schritte wenn ein Projekt nicht im Zeitplan mitkommt, haben wir hier zusammengestellt.

Welche Tipps kennen Sie noch, die Projekt-Neulingen helfen können? Was hat sich bei Ihnen besonders bewährt?

2 Kommentare

  • helga sagt:

    Zur Checkliste unseres Projektes gehört auch noch der Prototypenbau, damit das Gerät im Original gesehen werden könnte. Zu der Entfaltung des Projektes könnte auch die möglichst nähere Bekanntmachung der Kunden mit unserem Gerät und seinen Vorteilen. Sinnvolle Tipps zu Projektmanagement!

  • helga sagt:

    Zu den Neulingen kann man meinen Bruder bestimmt zählen. Er ist ja ein Anfänger und zerbricht sich nun den Kopf über die Entfaltung von seinem Online-Shop. Die Kommunikation mit den Kunden wird ja stets unterstützt, wie kann die aber weiter entfaltet werden, könnte hier uns eine Projektmanagement-Software auf den weiteren Gedanken wirklich bringen. Danke für die Ideen!

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