Praxistipps für Projektmanager

So können Sie mit Timeboxing das Projektmanagement perfektionieren

Timeboxing im ProjektmanagementTimeboxing – der Begriff klingt zunächst einmal etwas gewagt. Doch keine Angst, es geht hier nicht darum, Tätigkeiten gewaltsam durchzusetzen. Vielmehr handelt es sich um eine ganz einfache Methode zur Verbesserung des Zeitmanagements. Bei der Timeboxing Methode werden für bestimmte Arbeiten ganz genaue Zeitfenster (= time boxes) festgelegt. Dadurch können Produktivität und Schnelligkeit im Projektmanagement erheblich verbessert werden. Zudem laufen Projektmanager nicht Gefahr, sich in verschiedensten Aufgaben zu verzetteln. Auch das Gefühl, am Ende des Tages kaum etwas erreicht zu haben, wird sich mit Timeboxing erübrigen. Die beiden wichtigsten Voraussetzungen zur Umsetzung dieser Methode lauten: Genauigkeit und Disziplin.

Das Parkinsonsche Gesetz: Warum die Methode funktioniert

Das Setzen von genauen Zeitfenstern, in denen eine Aufgabe erledigt werden muss, mag sich für manche nach Druck anhören. Dem ist aber nicht so. Dies belegt der Historiker Cyril Northcote Parkinson, dessen Theorie 1955 veröffentlicht wurde. Sie besagt:
„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht (und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist).“

Motto: Wenn eine Aufgabe in 20 Minuten erledigt werden kann, aber 40 Minuten zur Verfügung stehen, wird der Mitarbeiter den vollen Zeitrahmen ausschöpfen. Das Phänomen ist oftmals im Berufsalltag zu beobachten: Egal wie lange ein Meeting dauert, die Beschlüsse fallen erst kurz vor Schluss. Zuvor drehen sich die Diskussionen im Kreis, zahlreiche Pros und Contras werden hin- und hergeschoben, Eventualitäten, Bedenken und Alternativen endlos eruiert. Es wird viel diskutiert, aber kaum etwas konkretisiert.

Selbiges findet man zum Teil auch für den Ablauf von Projekten. Richtig los geht es manchmalerst, sobald die Deadline näher rückt. Mit der Timeboxing Methode können sie diese zeitlichen Leerläufe eliminieren und schneller vom Planen ins Tun kommen.

Weniger abwägen, schneller handeln

Bei der Timeboxing Methode notieren Sie sich täglich vor dem Feierabend ihre Zeitfenster und deren zugeordneten Tätigkeiten für den nächsten Arbeitstag.
Meetings, Kommunikationsverkehr, wiederkehrende Abläufe, spezielle Aufgaben – all dies weisen Sie nun genau festgelegten Time Boxes zu. Wichtig: Seien Sie dabei so detailliert wie möglich!

Ein Beispiel für Telefonate: Notieren Sie den Namen des Kunden, den Zweck/das Projekt sowie das Ziel des Anrufs. Diese Notiz könnte dann lauten: „Telefonat mit Herrn Müller zur Erteilung der Druckfreigabe des Messekatalogs“. Genauso detailliert verfahren Sie mit allen anderen Tätigkeiten, zum Beispiel „Erstellung des Reports unseres Meetings am 01.09. anlässlich des Projektes von Firma XY“.

Nun bedarf es nur noch der nötigen Disziplin, um sich an die eigenen Vorgaben zu halten.

Sie wissen nicht, welche Aufgaben Sie priorisieren sollen? Dann kann Ihnen die Ivy-Lee-Methode sowie das Pareto Prinzip Klarheit verschaffen.

Zudem ist es wichtig, versteckte Zeiträuber im Büro ausfindig zu machen und das eigene Verhalten zu hinterfragen. Viele schieben komplexe oder unangenehme Aufgaben vor sich her, weil der Mensch auf schnelle Belohnungssysteme programmiert ist. Die Timeboxing Methode kann Ihnen aber dabei helfen, den Erfolg von Teilschritten wahrzunehmen, um sich daran zu erfreuen.

Zum Weiterlesen: Hier erhalten Sie weitere Tipps und Methoden für effektives Zeitmanagement

Geregelte Abläufe: hintereinander, statt durcheinander!

Noch effizienter kann Timeboxing werden, wenn man es mit der Batching-Methode kombiniert.
Diese besagt, dass ähnliche oder gleiche Tätigkeiten alle direkt hintereinander erledigt werden sollten. Zum Beispiel: Alle E-Mails in einem Aufwasch beantworten, alle Reports auf einmal erstellen. Ständige Unterbrechungen beeinflussen die Konzentrationsfähigkeit negativ, man läuft Gefahr, den roten Faden zu verlieren. Werden alle Aufgabenbereiche ohne Unterbrechungen erledigt, kann sich insbesondere bei kreativen oder anspruchsvolleren Tätigkeiten ein gewisser Flow einstellen.

Neben der richtigen Zeitplanung kommt es auch auf die richtigen Hilfsmittel an. Software-Lösungen wie A-Plan erleichtern Ihnen diese Arbeitsschritte durch benutzerdefinierte, übersichtliche Strukturen und Anwendungen. Eine effiziente Aufgabenverwaltung und das integrierte Zeiterfassungssystem helfen Ihnen dabei, die Timeboxing Methode einfach und bequem umzusetzen.
Hier erfahren Sie mehr über A-Plan.

Haben Sie Timeboxing schon einmal in Ihrem Berufsalltag angewandt? Was halten Sie von dieser Methode? Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

Bildquelle: © Can Stock Photo | canstockphoto.de

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