Es ist klar, dass innerhalb eines Projektes oftmals neu geschätzt und nachgesteuert werden muss, um Budget, Personal- und Zeitaufwand möglichst korrekt zu planen. Dennoch kann es frustrierend sein, wenn Kunden kurz vor Projektabschluss noch zwei, drei wichtige Änderungen einfallen. Derartige Anforderungsänderungen gehören allerdings zu den typischen Stolperfallen, denen sich Projektmanager bei der Projektschätzung gegenübersehen. Und es gibt noch einige Steine mehr, die einer realistischen Zeit- und Aufwandsschätzung in den Weg gelegt werden.
Zehn Stolpersteine, auf die Projektmanager gefasst sein müssen
1. Anforderungsänderungen am laufenden Projekt
Anforderungsänderungen kommen nicht selten vor. Oft wird dann wenig Verständnis dafür aufgebracht, dass vermeintlich kleine Änderungen große Kosten verursachen. Als Projektmanager sollten Sie daher schon bei der Angebotserstellung das Bewusstsein Ihrer Kunden dafür wecken, dass jede kurzfristige Änderung einen Mehrbedarf an Zeit und Geld bedeutet. Verständnis für Mehrkosten erwecken Sie am besten, indem Sie verständlich erklären, warum selbst kleine Veränderungen große Auswirkungen auf den Projektablauf haben können.
2. Zeitdruck
Nicht wenige Auftraggeber bestehen auf einer schnellen Schätzung des Realisierungsaufwandes und der Kosten. Eine gute Kalkulation benötigt allerdings Zeit. Zeit, die nun eingespart wird, wird später für Nachkalkulationen gebraucht werden – eine Tatsache, auf die Sie drängelnde Kunden durchaus hinweisen sollten.
3. Unrealistische Projektvorgaben
Viele Kunden haben bereits eine klare Vorstellung, wie schnell das Projekt fertig werden soll und was es kosten darf. Den meisten fehlt es allerdings an Erfahrung, um realistische Zeit- und Budgetvorgaben zu machen. Nun können Sie als Projektmanager leider nicht alle Kunden davon überzeugen, dass mehr Zeit und mehr Geld vorteilhafter wären – Sie sollten aber zumindest eine realistischere Schätzung anfertigen und mit dem Auftraggeber absprechen. Vielleicht geht er ja doch auf Ihre Vorschläge ein.
4. Falsche Erwartungen an die Projektschätzung
Dem Auftraggeber muss klar sein, dass die Schätzung kein Versprechen ist – sondern eben nur ein Näherungswert. Dennoch sollte Ihre Schätzung dem tatsächlichen Aufwand natürlich nahekommen.
5. Unklar umrissenes Aufgabengebiet
Das kann zum Beispiel passieren, wenn das Projekt nicht ausreichend auf einzelne Teilaufgaben heruntergebrochen wurde. Eine möglichst genaue Unterteilung in Arbeitspakete ist daher die Voraussetzung für eine realistische Projektschätzung; wird nicht anhand der Arbeitspakete, sondern anhand des Produktes selbst geschätzt, müssen alle Bestandteile, aber auch alle einzelnen Arbeitsschritte prozentual in die Schätzung mit einbezogen werden.
6. Aufgaben übersehen
Sie übersehen eine Aufgabe, die Kalkulation wird daraufhin fehlerhaft – auch das kann den besten Projektmanagern passieren.
7. Optimistische Planung
Eine Projektschätzung, die nur vom Best-Case-Szenario ausgeht, kann nicht sehr realistisch sein. Nur, wenn Risiken analysiert und in die Projektschätzung mit einbezogen werden, kommt eine belastbare Kalkulation zustande.
8. Sicherheitsfaktor
Sie bauen einen Sicherheitsfaktor ein, um unvorhergesehene Ereignisse abzufedern. Dazu neigen vor allem Projektmanager, die auch mit der Ausführung der Aufgabe betraut sind und deren Umsetzung verantworten. Die Schätzung wird so zwar eingehalten oder Sie benötigen sogar weniger Zeit und Geld, um die Aufgabe zu erledigen – realistisch ist das Ergebnis aufgrund des Sicherheitsfaktors aber nicht.
9. Selbstbezogenheit
Sie legen der Projektschätzung nur Ihre eigene Arbeitsweise und Ihre eigene Effizienz zugrunde. Das Teammitglied, welches das Arbeitspaket erledigt, arbeitet allerdings vollkommen anders. Die unterschiedlichen Arbeitsweisen und -geschwindigkeiten Ihrer Teammitglieder sollten Sie bei der Projektschätzung berücksichtigen – und sich damit nicht nur die Frage stellen: Was beinhaltet das Arbeitspaket? Sondern auch: Wer führt diese Aufgaben aus?
10. Das Projektteam
Wenn Sie Ihr Projektteam nicht in die Schätzung einbeziehen, kann die Schätzung zwar realistisch sein – die Teammitglieder fühlen sich aber unter Druck gesetzt oder übergangen, da ihnen lediglich Vorgaben gemacht werden, in welchem Zeitraum und zu welchen Kosten sie ihre Aufgaben zu erledigen haben. Sprechen Sie sich daher mit ihren Mitarbeitern ab, ob auch diese Ihre Projektschätzung für realisierbar halten.
Projektmanager, denen diese Stolpersteine bewusst sind, haben die besten Voraussetzungen, diese zu umgehen. Sie können im Vorhinein Maßnahmen treffen, die das Auftauchen der Stolpersteine verhindern – oder aber zumindest ein Stolpern abmildern.
Wie umgehen Sie Stolpersteine bei der Projektschätzung? Haben Sie weitere Fallen identifiziert?