Es war eine dieser ganz normalen, wenn auch sehr wichtigen Projektbesprechungen. Wir, die Ausführenden, kamen mit dem Auftraggeber und den anderen Beteiligten zusammen – es gab wichtige Grundsatzentscheidungen zu treffen. Anderthalb Tage waren für die Besprechung angesetzt. Der erste Tag floss so dahin: Wie besprachen den Status quo, kamen auf verschiedene Details und verrannten uns unversehens in Kleinigkeiten, deren Lösung uns plötzlich sehr wichtig erschienen. Am Morgen des zweiten Tages saßen wir da und hatten die wirklich großen Fragen nicht einmal angesprochen. Jetzt musste es sehr schnell gehen: In nur zwei Stunden fielen nun die grundlegenden Entscheidungen, auf deren Basis wir in den kommenden Wochen weiterarbeiten konnten.
Ganz ohne dass es mir bewusst war, folgte diese Besprechung damit dem Pareto-Prinzip, auch die 80/20-Regel genannt: Demnach fallen zum Beispiel 80 Prozent aller Entscheidungen in 20 Prozent der Zeit. Effizienter und produktiver wäre es natürlich gewesen, wenn sich alle Beteiligten dieses Prinzip vor der Konferenz zu Augen geführt hätten und sich in den ersten 20 Prozent des Meetings auf die Klärung grundsätzlicher Fragen konzentriert hätten. So drohte die Konferenz in Details zu versinken – und 80 Prozent der Energie der Teilnehmer wurde von 20 Prozent des Projektgeschehens aufgebraucht.
80 Prozent aller Leistungen erreichen Sie mit 20 Prozent des Einsatzes
Das Pareto-Prinzip bezieht sich nun nicht nur auf Besprechungen, sondern auf alle Bereiche des Projektmanagements, hauptsächlich auf das Zeitmanagement. Auch auf andere Lebensbereiche findet die 80/20-Regel Anwendung. So tragen wir zum Beispiel zu 80 Prozent unserer Zeit nur 20 Prozent unserer Kleidung. Und 20 Prozent des Teppichs in einer Wohnung sollen 80 Prozent der Abnutzungserscheinungen aufweisen.
Das Prinzip basiert auf Vilfredo Pareto, einem italienischem Ökonom, der zu Beginn des 20. Jahrhunderts feststellte, dass 20 Prozent aller italienischen Familien 80 Prozent des Vermögens besitzen. Diese Regel fand Pareto in anderen Volkswirtschaften bestätigt. Abstrakt ausgedrückt bedeutet das Pareto-Prinzip, dass in einer Menge eine kleine Anzahl sehr viel zum Gesamtwert beiträgt, während der überwiegende Teil dagegen nur sehr wenig zum Gesamtwert beisteuert. Konkret: 80 Prozent aller Leistungen erreiche ich mit 20 Prozent meines Einsatzes. Im Projektmanagement kann dies zum Beispiel bedeuten:
- 80 Prozent der Ergebnisse werden in 20 Prozent der Projektzeit erreicht
- 20 Prozent der Mitarbeiter liefern 80 Prozent der Ergebnisse
- mit 20 Prozent seiner Kunden erzielt das Unternehmen 80 Prozent seines Umsatzes
- und eben: in Besprechungen kommt es in 20 Prozent der Zeit zu 80 Prozent aller Entscheidungen.
Mit wenigen Mitteln möglichst viel erreichen
Eins zu eins lässt sich die 80/20-Regel sicherlich nicht auf alle Abläufe innerhalb des Projektmanagements anwenden. Sie zeigt allerdings wichtige Tendenzen auf, die bei der Zeit- und Ressourcenplanung berücksichtigt werden sollten.
Das 80/20-Prinzip kann zum Beispiel nützlich sein, um die Effizienz bei der Projektarbeit zu steigern. Zunächst gilt es, dafür einmal die wichtigsten anfallenden Aufgaben zu identifizieren. Auf diese Aufgaben und Maßnahmen werden dann die Energie des Projektteams und der Mitteleinsatz konzentriert. Das Ziel ist dabei keine hundertprozentige Perfektion – vielmehr zielt diese Anwendung des Pareto-Prinzips darauf ab, mit einem möglichst geringen Mitteleinsatz möglichst große und gute Ergebnisse zu erreichen. Das mag in der vom Perfektionsdruck beherrschten Welt zunächst merkwürdig klingen, soll aber zu einem effizienteren und ökonomischeren Ressourceneinsatz führen.
Das Pareto-Prinzip folgt dem Prinzip der kritischen Masse. So trägt es dem Pareto-Prinzip zufolge zum Projekterfolg bei, die 20 Prozent der Risiken zu identifizieren und auszumerzen, die 80 Prozent der Probleme verursachen. Dazu gilt es, alle Risiken zu analysieren und die kritischen 20 Prozent zu erkennen. Gleiches gilt für das Qualitätsmanagement – 80 Prozent aller Probleme werden durch 20 Prozent der Ursachen hervorgerufen. Wieder muss der Projektmanager diese kritischen Ursachen erkennen und dagegen steuern.
Selbst auf das Kommunikationsmanagement kann die 80/20-Regel Anwendung finden: Nur 20 Prozent aller Informationen sind demnach wirklich wichtig. Das gilt insbesondere für die E-Mails, die uns täglich fluten. Für eine produktive Kommunikation verwenden Sie für die 20 Prozent der wirklich wichtigen Mails den Großteil Ihrer Zeit und legen die übrigen für später zurück – oder löschen sie ganz. Gehen Sie als Projektmanager zudem bei der Kommunikation mit gutem Beispiel voran und übermitteln die wichtigsten Informationen in den ersten 20 Prozent der Besprechungen oder Ihrer E-Mails. Hätte ich mich in der oben beschriebenen Konferenz auf diese Regel berufen, wäre der erste Besprechungstag vermutlich für alle Beteiligten befriedigender verlaufen – lesson learned!