Praxistipps für Projektmanager

Studie: Kooperation im Beratungsprojekt

Kooperation im BeratungsprojektOb mangelnde Zuarbeit, diffuse Zielvorgaben oder kontraproduktive Einflüsse auf Lösungsansätze: Die Zusammenarbeit zwischen Berater und Kunde zählt zu den kritischsten Punkten in Projektprozessen. Eine Studie der Technischen Universität Dortmund in Kooperation mit dem Bundesverband Deutscher Unternehmensberater e.V. hat die häufigsten Herausforderungen ermittelt und daraus acht Erfolgsfaktoren für das Kundenmanagement formuliert. Diese Tipps und Trick sollten Projektmanager kennen, um Projekte reibungslos abzuwickeln.

Wenn die Zusammenarbeit nicht rund läuft

Für die Studie wurden 34 erfahrene Projektleiter aus unterschiedlichsten Branchen interviewt, drei langfristige Projekte begleitet und zudem rund 100 Projektleiter online befragt. Florian Kopshoff, der Autor der Studie, ermittelte die aus diesen Informationen sieben größten Herausforderungen beim Projektmanagement zwischen Anbieter bzw. Beratern und Kunden.

Dazu gehören Bereiche wie die unzureichende, diffuse, wechselhafte oder ausufernde Problembeschreibung, zum Beispiel durch Bereitstellung von zeitraubenden Informationen, die für das Projekt nicht relevant sind. Ein weiteres Beispiel ist ein Kunde, welcher oftmals die Vorgaben ändert.

Können Ziele nicht auf den Punkt gebracht werden, sind Probleme im weiteren Projektverlauf unvermeidlich. Auch mangelnde Eigenleistungen, schleppende Mitwirkung, wenn zum Beispiel Daten nicht rechtzeitig gesendet oder Genehmigungen nicht eingeholt werden, stellen ein häufiges Problem dar. Wird eine Lösung vor Ort schlecht implementiert, kann dies den ganzen Projektnutzen in Frage stellen.

Auch der kontraproduktive Einfluss auf die Lösung, zum Beispiel durch firmeninterne Protesthaltungen oder durch Einmischung in Bereiche, in denen der Kunde nicht fachlich versiert ist, führen zu massiven Verzögerungen im Projektablauf.

Damit es gar nicht so weit kommt, hat der Autor acht Erfolgsfaktoren entwickelt, die erfahrene Projektleiter und Kundenberater im PM implementieren sollten.

Erste Empfehlung: Kunden verständlich aufklären

Zu erwartende Ergebnisse, Vor- und Nachteile einzelner Methoden und Produkte sollten verständlich und audiovisuell aufbereitet werden. Dies gilt insbesondere in fachübergreifenden Bereichen, damit der Kunde ein realistisches Bild von den Leistungen Ihres Unternehmens erhält.

Zweite Empfehlung: Projektteams und Experten richtig zusammenstellen

Bei Sitzungen sollten Sie auf der Teilnahme von Experten bestehen. Falls die erforderlichen Informationen von Kundenseite aus nicht beigesteuert werden können, obliegt es Ihnen, diese durch eigene Experten oder Bemühungen einzuholen. Der Zusammensetzung des Projektteams kommt dabei eine Schlüsselrolle zu.

Dritte Empfehlung: Schnittstellen doppelt absichern

Wichtige Schnittstellen sollten durch mehrfache Besetzungen und Vertretungen abgesichert werden, damit im Falle eines Personalwechsels oder-ausfalls keine Informationen verloren gehen.

Vierte Empfehlung: Unterschiedliche Interessen beachten

Oftmals vergessen Projektmanager Gruppen im Kundenunternehmen mit einzubeziehen, die dann erst am oder nach dem Projektende ihre Kritik einfließen lassen. Daher sollten Sie möglichst alle beteiligten Personen , also auch die Fachebene und die Mitarbeiterbasis, mit einbeziehen.

Fünfte Empfehlung: Unterschiedliche Parteien an einen Tisch holen

Damit die eben genannten unterschiedlichen Interessen nicht schlimmstenfalls in einer Protesthaltung enden, die das ganze Projekt verzögern können, ist es ratsam, Vertreter aller beteiligten Bereiche an einen Tisch zu holen, damit sich alle vorab über die Ansprüche an das Projekt einig werden.

Sechste Empfehlung: Informationsfluss am Laufen halten

Informationslücken sind eine große Gefahr für den Prozessdurchlauf. Beauftragen Sie Mitarbeiter klar über Weitergabe von Informationen. Hierfür ist der direkte Draht zu den ausführenden Kundenmitarbeitern oftmals auch unerlässlich.

Siebte Empfehlung: Konzepte und Wettbewerbsprodukte klar abgrenzen

Haben Sie Mut zur Gegenüberstellung: Vor- und Nachteile einzelner Lösungen sowie die Darstellung von Schnittmengen , machen Ihrem Kunden die Unterschiede zwischen einzelnen Konzepten ersichtlich. Ansonsten passiert es, dass Kunden Konzepte vermischen, falsche Bewertungsrichtlinien festlegen oder Bestandteile von Fremdlösungen implementieren wollen, die inkompatibel sind.

Achte Empfehlung: Kein Vertrauen, kein Projekt

Nach de
m Motto „Wer vertraut, darf passiv bleiben“ ist es wichtig, dass Ihr Kunde Ihnen so viel vertraut, dass er nicht in Ihre Lösungsansätze hineingrätscht. Sollte er jedoch an ihrer Arbeit kein Interesse zeigen oder versuchen Einfluss zu nehmen, ohne sich an konkreten Lösungsvorschlägen zu beteiligen, empfiehlt der Autor der Studie einen Abbruch des Projektes. Denn der Faktor „kontraproduktive Einflussnahme auf Kundenseite“ wirkte sich bei den Befragungen am negativsten auf den zeitlichen, finanziellen sowie qualitativen Projekterfolg aus.

Die vollständige Studie der TU Dortmund können Sie hier nachlesen

Welche Erfahrungen haben Sie mit schwierigen Kunden gemacht? Wie gelang es Ihnen, mit Problemen umzugehen? Teilen Sie uns Ihr Insider-Wissen mit!

Bildquelle: © Can Stock Photo | canstockphoto.de

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.