Praxistipps für Projektmanager

Richtig reagieren bei zu vielen Aufgaben auf einmal

Diese Techniken im PM sollten Sie kennenDer Schreibtisch biegt sich unter Papierstapeln, es kommen immer mehr Aufgaben dazu und Sie wissen nicht mehr, wo Ihnen der Kopf steht? Laut einer Studie der Bertelsmann-Stiftung sind rund 40 Prozent aller Arbeitnehmer in Deutschland überlastet. Eine Überlastung wirkt sich auf die Qualität der Arbeit aus, und kann sich negativ auf die gesundheit auswirken. Struktur statt Chaos sowie klare Prioritäten statt Burn-out lauten daher die Maximen. Wir haben neun Tipps für Sie

Tipp 1: Aufgaben richtig priorisieren

Wichtige Aufgabe gilt es zuerst anzugehen, während weniger dringende Aufgaben terminiert werden sollten. Nach dieser Methode arbeitet zum Beispiel das „Eisenhower-Prinzip“. Daneben gibt es noch viele weitere Techniken, die Ihnen das Priorisieren von Aufgaben erleichtern.

Tipp 2: Projektstrukturplan erstellen

Gerade bei umfangreichen Projekten ist es unerlässlich, das Ganze in Teilziele und Teilaufgaben zu untergliedern. Ein professionell erstellter Projektstrukturplan hilft Ihnen dabei, wichtige Abhängigkeiten und Deadlines zu eruieren, so dass Sie die Durchlaufzeiten des Projektes verbessern können. Dieses Tool bezieht dabei sowohl zeitliche, finanzielle als auch qualitative Aspekte mit ein. So behalten Sie in stressigen Zeiten den Überblick und wissen, wo es gerade hakt.

Tipp 3: Planungssoftware erleichtert die Arbeit

Damit der Übergang vom Planen zum Machen reibungslos funktioniert und Sie die Fülle an Informationen übersichtlich aufbereiten können, empfiehlt sich eine Planungssoftware wie A-Plan. Damit behalten Sie Ihre Ressourcen, Kapazitäten und Kosten auf dem Radar und können Ihre täglichen Abläufe optimieren. Die Erstellung von Reporten oder die Synchronisation mit Exel-Tabellen und dem Mind Manager sind damit ebenfalls möglich. Motto: Eine für alles, statt großes Durcheinander.

Tipp 4: Auch mal „Nein“ sagen

Es bringt nichts, immer noch mehr Aufgaben und Anfragen anzunehmen, wenn bereits der Jetzt-Zustand kaum bewältigt werden kann. Doch viele scheuen sich, ihren Vorgesetzen, Kollegen oder Kunden eine Absage zu erteilen. Mit etwas Fingerspitzengefühl ist dies jedoch gar nicht so schwer. So formulieren Sie ein Nein produktiv statt provokativ.

Tipp 5: Aufgaben delegieren

Sei es aufgrund der fachlichen Kompetenz oder um die Projektkoordination effizienter zu gestalten: Das Delegieren von Aufgaben kann eine sichtliche Arbeitsentlastung bringen. Nicht jeder Mitarbeiter und Projektplaner kann alle Aufgaben gleich gut bewältigen. Hier gilt es, Aufgaben entsprechend der Stärken des Einzelnen zu verteilen. Dies stärkt das Teamgefühl und erhöht die Motivation.

Tipp 6: Versteckte Zeiträuber ausfindig machen

Stundenlang nach Dokumenten suchen, zu viele Meetings anberaumen, von technischen Problemen aufgehalten werden oder ausgiebiges Socialising betreiben: Im Büroalltag wimmelt es von Zeiträubern, die wir manchmal auf den ersten Blick gar nicht als solche wahrnehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie versteckte Zeiträuber entlarven können.

Tipp 7: Belastbarer dank Stressmanagement

Trotz aller guten Vorkehrungen ist Stress manchmal unvermeidbar. Entscheidend ist, wie Sie damit umgehen. Stress wird sehr individuell empfunden, ist oft „selbst gemacht“ und kann manchmal sogar nützlich sein, um die Arbeitsleistung zu steigern. Erfahren Sie mehr über die Basics des Stressmanagements.

Tipp 8: Zeitmanagement verbessern

Kennen Sie die Ivy-Lee-Methode? Diese zeigt in nur sechs Schritten, wie Sie die sechs wichtigsten Aufgaben des Tages erfolgreich angehen. Für diese Methode erhielt ihr Erfinder Ivy Lee zu Beginn des 20. Jahrhunderts ganze 25.000 Dollar! Damals ein respektables Sümmchen. Weitere Methoden des Zeitmanagements, die Sie unbedingt kennen und probieren sollten, lauten Pomodoro-Technik, welche Ihnen dabei hilft, überflüssiges Multi-Tasking zu verhindern sowie die Alpen-Methode und das Pareto-Prinzip. Letzteres beruht auf der Annahme, dass Sie 80 Prozent aller Leistungen mit nur 20-prozentigem Einsatz erreichen können.

Tipp 9: Nur gesunde Mitarbeiter sind leistungsfähig!

Typischer Fehler: Wird die Zeit knapp, verzichten viele Projektmanager auf Pausen, essen nicht genügend beziehungsweise greifen auf ungesunde Snacks zurück, machen Überstunden und betreiben auch sonst Raubbau an ihrer Gesundheit. Dies kann sich bitter rächen: Bei einem Burn-out oder Krankheitsausfall bleibt die Arbeit erst recht liegen. Regelmäßige Pausen, gesunde Ernährung und Entspannungstechniken können helfen, Druck rauszunehmen. Damit Sie Ihre Batterien wieder aufladen können. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihr Arbeitsleben gesünder gestalten.

Haben wir noch einen wichtigen Tipp vergessen? Zu welchen Methoden greifen Sie, um eine Arbeitsüberlastung zu vermeiden?

Bildquelle: © Can Stock Photo | canstockphoto.de

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